信息交流协商与沟通管理程序

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1、程序文件名称：信息交流、协商与沟通管理程序版本：A/0受控状态：实施日期：2010年9月10日页码：1　目的确保公司内、外部信息交流畅通,便于快速有效获取信息，营造良好的工作环境，做到上情下达、提高工作效率；掌握最新质量、环保动态、职业健康安全状况，促进公众对公司改进质量、环境、职业健康安全绩效所作努力的理解和认同。2　范围适用于公司各部门、各层次人员之间的工作沟通，以及与公司内、外部质量、环境、职业健康安全管理因素有关的信息接收、反馈、处理等管理工作。3　职责3.1总经理负责质量、环境、职业健康安全管理紧急

2、信息的处理及紧急事故的调查和管理工作。3.2总经办负责协调公司内各部门职业卫生信息交流以及与外部相关联系的接收、文件的形成和答复；3.3安环处负责环保、安全方面的内、外信息的协商沟通与传递；3.4质量技术处协助经营部负责质量方面信息的协商沟通；3.5总经办负责与供方的信息沟通；3.6经营部负责与客户的信息沟通；3.7其他各部门负责工作范围内信息的协商沟通与传递及与本部门有关的外部相关方环境与职业健康安全信息交流。3.8职业健康安全员工代表代表员工行使职业健康安全监督职能,维护员工的合法职业健康安全权益,负责与

3、有关部门就有关职业健康安全信息进行交流。4　流程图（见图1）确定协商沟通方式各相关部门处理传递信息各相关部门适用信息对象确认责任部门信息记录处理总经办记录反馈、收集各相关部门协商与沟通各相关部门图1协商和沟通控制流程图5　沟通过程及要求5.1信息来源a）内部信息：源于工作交往和上下或横向关系发生。a）外部信息：源于相关职能部门、媒体、社会团体、顾客等相关方的反应。5.2信息的交流内容5.2.1质量、环境和职业健康安全管理信息，可以分为内部信息和外部信息，信息内容应准确可靠。内容包括：a)质量、环境和职业健康安

4、全方针b)目标、指标及管理方案实施完成情况c)法律、法规及其他要求的更新等情况d)资源（人、财、物等）配备情况e)管理体系的运行及内审、外审情况f)公司内、外的抱怨、投诉及重大事故g)影响作业场所职业健康安全的变动h)其他一些信息5.3信息的交流与沟通5.3.1总经理、副总经理负责与政府职能部门、媒体、社会团体、周边居民建立良好的沟通环境，营造良好的企业公众形象。5.3.2副总经理负责与工程、技改合同方进行信息沟通，对其环境/职业健康安全施加影响。详见《可对相关方施加影响控制程序》。5.3.3总经办负责与供方

5、的信息沟通，并对供方环境职业健康安全施加影响，以满足相关方要求。详见《可对相关方施加影响控制程序》、《采购管理程序》。总经办负责与废物处理方、政府职能部门的信息沟通。5.3.4经营部负责与顾客、运输方的信息沟通，并对顾客、运输方环境职业健康安全施加影响，以满足相关方要求。详见《可对相关方施加影响控制程序》。当顾客有要求时，应尽快给予解决和答复。5.3.5财务部负责与银行、税务等相关部门的信息沟通。5.3.6总经办与各部门、部门与部门之间、外部相关方与各职能部门之间的质量、环境与职业健康安全信息交流不定期进行。

6、5.3.7各部门依据相关文件的规定，直接收集并传递日常正常信息；总经办按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息。5.3.8各部门就其相关方有关的重要环境因素、重大危险源以口头或书面文件的形式进行传达。5.3.9员工应适当参与危险源的辨识、风险评价和事件的调查。5.4信息的沟通方式5.4.1公司重大事项应及时通过口头或书面指示、电话、公告、例会、文件等形式传递。5.4.2质量、环境与职业健康安全信息交流可以采用通知、板报、书面资料（包括会议记录、记要等）讨论交流、

7、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。a)口头（含电话）方式沟通——适用于需立即沟通或不需要留有证据的沟通事项。b)书面（含网上）方式沟通——包括：会议纪要、书面报告、公告栏以及各程序文件中规定的用于相互传递记录或联系单。c)例会方式沟通——建立例会制，以便就有关问题定期进行协商和沟通。例会规定见表1，必要时各种会议可以合并召开。例会名称会议主题会议时间主持人参加人员记录、纪要年终总结会公司领导及中层以上管理人员作年终总结每1年一次总经理中层管理人员总经办作会议记录管理评审会质量、环境、职业健康安全管理体系

8、适宜性、充分性、有效性评价。每年不少于一次总经理全体评审员总经办传递评审报告总经理办公会研究决定公司生产经营、投资发展和综合管理等方面问题；研究分析各部门工作目标完成及考核情况；每月一次总经理各部门、科室负责人总经办作会议记录质量、安全、环保会议分析上月质量、安全、环保存在的问题并提出整改措施。每月一次总经理各部门、科室负责人安环处作好会议纪要表1例会方式d)其他方式沟通——员工向班长或员工代表提合