浅谈如何做好人事档案的信息化管理工作

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1、浅谈如何做好人事档案的信息化管理工作钟莹(广东省肇庆市端州区人民医院广东肇庆526040)【中图分类号】R197【文献标识码】B【文章编号】1672-5085(2013)08-0396-02【摘要】计算机网络技术的广泛应用使人事档案的管理进入信息化管理时代，并为医疗事业单位人事档案信息管理提供了可靠的保证。【关键词】做好人事档案信息化管理工作当前，信息时代已经到来，计算机M络技术广泛应用于各个领域，档案管理工作也不例外。传统的事业单位人事档案管理方法越来越跟不上信息时代的要求，对卫生单位来说，如何把信息技术应用于人事档案的管理工作是医院现代化建设的必然手段，下面就医院人事档案的信息化管

2、理浅谈一下个人体会。1信息技术在人事档案管理中的作用人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，是单位人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础，对卫生单位来说，人事档案是对卫生人才个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的记载，是重要的人事信息资源，也是合理配置人力资源的重要依据。在档案信息建设中,计算机检索系统釆用现代计算机网络通信技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索,实现档案信息传递网络化。而人事档案可通过计算机的管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，比传统档案资料更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传

3、递，提高档案的利用率，降低档案管理的成木，从而提高工作效益。2搞好人事档案信息化管理的建议2.1提高档案管理的现代化意识许多人认为，人事档案工作就是抄抄写写的保管性事务工作，人事档案工作者向来默默无闻、封闭意识较强，要改变这种局面，就要不断更新观念、与时俱进，关注当今的新形势、新问题，把人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代，强化档案管理的现代科技意识、计算机管理档案意识，加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变尤为重要。档案人员要树立现代化意识，掌握信息技术应用到实际工作中去。2.2增强档案信息化管理的安全意识信息技术为档案的管理提供了高效、快

4、捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。一些单位在进行档案信息化建设吋，没有做好安全保密工作，造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上,正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及吋备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。2

5、.3完善档案管理人员队伍建设尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素,档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。随着信息吋代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学＞J，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学＞』，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具奋双重知识结构的复合型人才。另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此还要不

6、断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具冇较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。同吋，人事档案工作由于工作的特殊性，相对资料内容涉及个人隐私，因此档案管理人员应该积极参加保密岗位培训，取得相应上岗资格才能从事相关工作。2.4强化档案管理的法规建设档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。我们的人事档案管理制度要以“中华人民共和国档案法&lsqU0;为指导原则,建立切合医疗卫生系统实际的管理制度。可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。单位领导和人事管理干部，要增强档案意识，了解、熟悉、研究人

7、事档案工作，学习《档案法》等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，要根据社会和医院的改革发展对人事档案工作的需求，制定人事档案工作发展规划，备好人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。3小结因此，做好人事档案的信息化管理工作，与吋俱进，才能使人事档案焕发出新的生机和活力，才能更好地推动人事档案的科学建设。参考文献［1】胡莉.试论如何加强医院的人事档案管理工作［」］.兰台世界,2010:12