《沟通管理程序》word版

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1、江西晶星食品有限公司沟通管理程序文件编号：JX-P-02版本：A/0生效日期：2011.03.08编制:日期:审核:日期:批准:日期:江西晶星食品有限公司程序文件文件号JX-P-02沟通管理程序版　次A/0页　码3/31.目的通过制定、实施和保持有效的沟通措施，以确保公司在整个食品链中能够获得充分的产品食品安全方面的信息和关于体系变更的信息，进而确保食品安全管理体系持续的有效性。2.范围适用于产品食品安全方面的信息或对其产生影响的信息的沟通。3.职责3.1食品安全小组负责有关产品食品安全信息的沟通。4.程序内容4.1外部沟通公司建立、实施和保持外部沟通的方式，包括电话、电子邮件、会议、文件、传

2、真、信函、研讨会、座谈等，沟通公司的产品在食品安全方面的信息，特别是那些需要由食品链中其他组织控制的已知的食品安全信息。外部沟通由食品安全小组负责。沟通信息应作为体系更新和管理评审的输入。应保持沟通的外部的相关方及与其沟通的内容包括：a)供方和分包商，沟通原料、辅料和与食品接触材料的信息，包括质量与安全信息。b)顾客，特别是与产品信息（包含与预期用途有关的说明书，特定贮存要求，以及适宜时包含保质期）、问询、合同或订单处理包括对其修改，以及顾客反馈，包括客户抱怨等产品和服务的需求信息、合同信息、产品和服务效果的评价信息。c)食品主管部门，沟通技术的发展信息、法律法规的变化、食品安全信息；d)从对

3、食品安全管理体系的有效性或更新产生影响，或将被其影响的其他组织沟通相关的信息。以下沟通记录应予以保持：a)来自顾客和主管部门的所有与食品安全有关的要求。通过外来文件识别和顾客要求识别实现记录。b)食品主管部门组织的宣贯会议记录、培训记录等。c)食品监管部门的监管记录、抽检记录和检验结果。d)合同和订单信息。e)客户投诉、反馈的信息。江西晶星食品有限公司程序文件文件号JX-P-02沟通管理程序版　次A/0页　码3/3沟通的基本信息，如人员、日程表等。通过会议签到表记录。必要时编制沟通报告。4.2内部沟通公司建立、实施和保持如下的内部沟通方式、方法，在不同部门和层次之间对食品安全管理体系运行的有效

4、性包括过程和要求、食品安全危害信息、目标完成情况进行沟通，使不同层次的人员都能及时有效地获取与工作相关信息。对沟通过程中发现的问题及时解决落实，消除食品安全管理体系有效运行的障碍。为确保内部沟通的有效性和持续改进，沟通过程视需要而定，会议、座谈讨论、通报、书面材料、电子媒体、记录、通讯、内审、管理评审等是可选择的方法。一般沟通活动可包括：a)文件（包括记录）；b)在工作区域内由管理者引导的沟通；c)小组简要情况介绍会或其它会议；通过管理例会和有关专题会议，如成绩表彰会，加强各职能部门之间的信息交流与沟通。与任务有关的应有会议签到表，必要时应做书面会议记录和报告；d)公告栏；e)组织内人员的调查

5、表和建议书。鼓励不同岗位之间员工就如何实现目标和工作的配合、协调进行积极充分的沟通。沟通应贯穿于整个体系中，对产品、原料和辅料、生产系统和设备、顾客、人员资格水平和职责的预期变化进行明确地沟通，是非常重要的。应特别关注新的法律法规要求、突发或新的质量问题和食品安全危害及其处理方法的新知识。通过内部沟通过程，应确保总经理和食品安全小组及时获得包括但不限于以下方面的信息，以用于体系的更新和管理评审：a)产品或新产品；b)原料、辅料和服务；c)生产系统和设备；d)生产场所，设备位置，周边环境；e)清洁和消毒程序；f)包装、贮存和分销系统；g)人员资格水平和（或）职责及权限分配；h)法律法规及有关标准

6、要求；江西晶星食品有限公司程序文件文件号JX-P-02沟通管理程序版　次A/0页　码3/3a)与质量问题、食品安全危害和控制措施有关的知识；b)组织遵守的顾客、行业和其他要求；c)来自外部相关方的有关问询；d)表明与产品有关的质量问题、食品安全危害的抱怨；e)影响产品食品安全的其他条件。5.相关记录5.1食品主管部门监管、抽检记录5.2顾客投诉/反馈登记、处理记录5.3电子邮件、会议、文件、传真、信函、研讨会、座谈等方面的记录5.4其它外部沟通记录5.5其它内部沟通记录