提高办公室档案管理工作效率的思考

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1、提高办公室档案管理工作效率的思考塔河县疾控中心黑龙江省摘要：现代科学技术飞速发展，用在人们日常工作过程中，不断提高整个工作效率，减少工作错误。而在办公室的档案管理过程中传统管理方式己经落后了，工作效率严重落后。这就要求相关部门必须要采取一些措施来提高办公室档案管理工作效率。木文主要针对这一问题进行分析，提出相对应的措施。关键词：办公室档案管理工作；提高工作效率社会的发展越来越快，人民收入水平越来越高，人们越来越重视在曰常工作中工作效率的提高。当前社会生活节奏快速，人们不得不花费大力气才能报纸自己的步

2、调与社会生活节奏相一致。在办公室的H常工作中，工作十分琐碎,内容十分繁乱，需要花费大量的精力来整理工作，尤其是在档案管理工作中。然而科学技术日新月异，科学技术己经广泛运用在人们的日常生活和工作过程中,提高人们工作效率的同时，还能减少工作中出现的错误。传统的办公室档案管理工作己经不能适用于当前办公需求，这就要求相关部门将心思技术用于办公室档案管理过程中，提高办公室档案管理的工作效率。一、现阶段办公室在档案管理过程中存在的问题档案在一般意义上指的是人们在日常的社会活动中直接产生的具有保存价值的信息资料，

3、是一手资料和多手资料的记录集合。办公室档案指的就是人们在办公室工作过程中所形成的任何具有参考价值的资料集合。办公室档案要保证自身的完整性，从而方便以后人民展开工作进行查找和搜索，从而实现档案最根木的价值。但是在目前我国社会发展过程中，办公室档案管理中存在着一些问题，经过笔者的总结和分析，认为主要有以下这么几点：（一）对管理的意识十分薄弱我国现阶段的办公室档案管理工作人员在管理方面的意识十分薄弱，并>1.多数负责档案管理工作人员均是从人才市场中临时招聘过来的非专业人才，认为档案管理不过是些繁杂，需要耐

4、心的工作，认为档案管理工作不够重要，所以0前社会中所采用的档案管理方式己经不适合当前社会发展的需要，十分落后。并II由于工作人员的专业性不够，使得他们将档案管理的工作仅集中在日常资料的保存方面。工作效率十分低下，己经成为阻碍办公室工作发展的一个重要因素。因此，这就要求办公室在档案管理工作过程中使用现代信息科学技术，尤苏是网络技术，适应社会发展的同时提高自身的工作效率。（二）现阶段办公室的档案管理工作人员水平参差不齐接受过高等教育培训的专业性人才所学到的知识均为纸上谈兵，在最初踏入社会时完全不能适应快

5、节奏的社会发展节奏，完全欠缺社会发展所需要的专业知识。因此，这就需要提高整个办公室工作人员的素质和能力。同时，在信息技术飞速发展的今天，办公室进行档案管理的工作人员必须要熟练地掌握计算机技术，提高计算机的操作水平和能力，从而提高计算机使用的熟练程度，从而提高整个档案管理工作的工作效率。（三）科学技术在办公室档案管理工作中的科学技术运用社会的发展越来越快，办公室工作越来越繁琐，是的办公室档案管理工作越来越多，管理的档案种类越来越多，因此对档案管理工作人员的工作要求也是越来越高。要针对不同种类的档案进行

6、整理记录和管理，传统的管理方式是不能适应当前社会发展的。并且现阶段网络信息技术应用于档案管理工作中的技术还不完善，许多设施无法完全支撑工作的需求，所以许多档案管理仍是纸质管理方式。同吋，档案管理行政机构没奋合理规划档案管理的信息化系统，使得许多数据化的档案信息在数据库中处于随机状态，奋些还被定期销毁，不利于tl后工作的查阅，所以档案管理工作有待建立系统化的管理模式。二、提高办公室档案管理工作效率的措施办公室档案管理工作与办公室的各项业务相联系，苏管理效率直接影响到单位的工作效率，因此，办公室档案管理

7、工作极其重要，必须加强办公室档案管理。由于在办公室档案管理过程中存在管理的档案种类较多，管理工作复杂等问题，所以，为了提高办公室档案管理工作效率，提出以下几方面的改进措施:（-）建立完善的办公室档案管理制度单位的领导要重视档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理制度,使得档案管理工作有序性。档案管理与文件管理是密切相联系的，因此在管理过程中应该将二者一起进行管理。建立单独的管理室，将档案按照不同的吋期和不同类别进行存放，并注明标签以便日后查找。同吋，要确保存放档案的档案室的安全性，对一些重要文件要进

8、行加密处理，单独将它们存放在其他地方，在管理过程中，文件冇保密级别，对于不M级别的保密文件要及吋跟进保密期限，对于失去保密性的文件要做好记录并整理。同时，完善单位的档案管理程序，应该由两个人进行以便互相监督，从而促进档案管理工作有序进行。（二）增强档案管理意识由于单位对档案管理意识淡薄，使得档案管理工作进步较小。因此，为了提高档案管理工作效率，必须要加强单位对档案管理工作重要性的认识。单位应该不断完善档案管理制度，建立并完善档案管理意识，强化档案管理的岗位责任制，完善