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时间:2018-07-24
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1、提高办公室工作效率之我见 摘要:办公室是一个单位的“心脏”和“窗口”,是沟通上下的“咽喉”、联系左右的“纽带”,具有特殊的地位和作用。面对新形势,办公室工作必须与时俱进,从学习入手,在力求高度、不断创新上下工夫,参在点子上,谋在关键处,立足全局抓大事,把握细节抓小事,想方设法抓难事,统一筹划,提升效率,紧跟发展步伐。 关键词:办公室;提高;工作效率 中图分类号:C931.4文献标识码:A文章编号:1001-828X(2013)10-00-01 办公室作为承上启下、沟通内外的枢纽部门,其工作
2、效能和服务水平的高低,直接影响企业的科学决策和实施。当前,随着经济社会的发展,办公室工作的内容和性质也相继发生了较大变化,这就要求办公室必须优质高效地开展工作,发挥参谋助手作用,推动办公室各项工作全面发展。 一、强化学习意识,不断提高理论水平和工作能力 办公室是为领导和机关日常的管理和决策服务的机构。办公室每一位员工要确立终身学习的观念,不断用学习充实自己、提升自己、武装自己,做到“一学、二勤、三悟”:“一学”就是要在坚持理论学习和业务学习并重,能写会说的全方位复合型人才,同时要加强廉政学习。
3、廉政学习对于我们确立正确的人生观、世界观、价值观和权利观,提高思想境界十分重要。要守得住清贫,耐得住寂寞,管得住小节,在任何时候都经得起权利、地位、金钱的诱惑与考验。“二勤”就是要勤学、勤思、勤干。勤能补拙,要“知”就得勤学苦干,办公室要自觉做到手勤、脚勤、口勤、脑勤。“三悟”就是要领悟党的路线、方针、政策以及上级的指示精神,结合实际悟出贯彻落实工作的新思路。办公室工作要正确地领悟领导意图,体现领导思路和领导风格,避免出现大的失误。 二、强化服务意识,不断提高服务水平 办公室的工作,无论是文稿
4、起草、信息调研、督查催办等政务工作,还是档案管理、文书处理、会议安排、机要保密、后勤服务等事务工作,都是围绕“服务”这一中心运转的,服务是办公室最基本的职能。办公室工作无小事,大到辅助决策,小至接听电话,一举一动都体现着办公室的水平,代表着单位的形象。因此,办公室人员做任何事情都必须举轻若重、精益求精、严谨细致。 首先,要规范会议服务,提高服务质量。对重要会议,要认真做好会前、会中、会后服务。会前,要对会议的各项准备工作作出全面、周到、细致的安排,并检查落实情况。会中,要注意了解与会人员的意见、
5、建议和要求,及时改进。会后,要适时协助抓好会议精神的督促落实。其次,要规范文电处理,提高工作效率和质量。一是及时准确办理好每一份文件电报,杜绝错送、乱送和积压文件的现象。二是认真搞好文件校核,严格把好行文关、政策关、文字格式关和会签手续关,提高文件质量。三是严格发文程序,规范发文行为,大力精减文件,做到少行文、行短文,杜绝滥发文、乱行文、行“劣文”的现象。第三,要提高信息的有效性。搞好信息撰写工作,要在求快、求真、上层次上下功夫。求快,就是要把握好信息的时效性,及时报送信息。必须选择在领导最需要的
6、时候报送,在领导未曾知晓的时候报送。求真,就是要把握好信息内容的真实性和完整性,准确报送信息。必须实事求是、全面真实地反映情况。对在发展变化中出现的重大问题,要实行跟踪系统收集报送。上层次,就是要正确处理好质与量的关系,搞好信息的综合开发,对大量、零散、粗浅的信息搞好筛选、分析、归纳、综合,必要时作进一步的调查发掘,写出高层次的信息,为领导了解情况、指导工作提供依据。第四,要搞好调查研究。调研工作要紧紧围绕公司的工作中心和全局性、战略性的问题,用超前的眼光,选准课题,开展有分量、有影响的调研活动,
7、拿出高质量的、具有超前性的调研成果。要充分发挥公室的协调职能,把有关职能部门和相关部门的调研人员组织起来,走出办公室,深入基层,作艰苦细致的调查研究,为领导决策提供有价值的参谋意见。 三、强化执行意识,加大督查力度 企业制定了决策仅仅是完成了工作的一半,落实决策才是重要一环。办公室一定要配合相关职能科室开展好督促检查工作。督促检查工作必须围绕中心、突出重点来检查,但同时也要改进检查多和滥的现象。检查和督促的关键是要及时发现问题和矛盾,适时进行工作调整和跟进。 首先,要突出重点。紧紧围绕公司的
8、重大决策、重要部署、重点工作目标以及领导批示交办的事项,组织力量开展专项督查,特别是要关注职工群众反映强烈的热点和难点问题,努力把督查的过程变成发现问题、解决问题的过程,变成统一思想、协调关系的过程,变成加快实施、促进落实的过程。其次,要创新机制。充分发挥办公室承上启下、协调各方的优势,主动协调主管部门和相关单位开展督查。通过及时制订督查计划,分解下达督查任务,明确督查落实的责任单位,做到件件有着落,事事有反馈。真正做到督在实处、导在明处,提高督查工作的实效。第三,要转变作风。一方
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