档案现代化管理初探

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1、档案现代化管理初探'临沂市公路局费县公路管理局山东费县273400摘要：随着科学技术的不断发展，计算机在档案管理工作中得到广泛应用，电子文件也随之大量涌现。搞好档案的现代化管理，对推进新时期档案事业发展只有重要意义。概述了我国目前实现现代化档案管理的现状和存在的问题,提出了一些有利于现代化档案管理工作高效发展的措施。关键词：档案；管理；现代化0.引言目前，大多数企事业单位都进行了档案管理工作改革，并且也取得了一定的进步和发展，在企事业单位釆取档案现代化管理的过程中，有一定的成效。但是，在改革的过程中仍然遗留或者新出现了一些新的问题，这些问题的出现或多或

2、少对企事业单位档案管理的现代化发展造成了一定的影响，需要采取一定的措施进行改变。1.档案管理现代化的含义档案管理现代化是以系统论等现代管理科学为指导，运用现代管理方法和手段，采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了效率。档案管理现代化是科技发展的必然结果，是社会发展和档案工作发展的必然。档案管理实现计算机管理，已经成为档案管理现代化的重要途径和手段，具有速度快、系统性强、效率高、保存时间忪

3、、资源共享、便于检索和利用等优越性。档案现代化是一个动态的概念，是变化发展的，与动态的管理需求相适应、相统一。2.档案管理现代化存在的问题2.1档案管理的现代化水平不高随着现代科学技术的飞速发展，档案管理工作的技术手段也在不断更新，虽然其他各方面工作都己经逐渐步入了信息化及现代化的阶段，但是大多数的档案管理工作还是靠手工操作完成的。现代化的技术手段在档案管理方面效率很高，而且还能降低档案管理工作的难度，增强档案管理工作的质量和效率。相反，如果档案管理工作的现代化水平低下，就会增强工作的难度。2.2设备不配套据调查，各行业系统内使用的微机、四通打字机型号

4、不一、规格各异，致使软件不能互用，微机文件与打字机文件不能相互转换，影响了文件的永久性保存与完整性，阻碍了区域性大面积的联网处理。目前，很多单位的业务部门都实行了计算机管理，但是档案部门的计算机管理B前还只限于文书档案，而且储存的只是文书0录，因此，设备的不统一制约着档案管理现代化的进程。2.3缺乏现代化的档案管理人才实现档案管理现代化，要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同吋要具奋先进的管理技能，较高的文化素养。从目前人员现状来看，许多机关、企业、事业单位的文书、档案管理人员，大多数还停留在收发、查找

5、的阶段。2.4档案标准化、规范化工作有待提高档案管理现代化的理论研究有待进一步增强。档案管理现代化不是仅仅使用几台新设备的问题，而是一个系统工程，是由许多方面的因素相互协调、相互制约构成的总体0标，需要各方面的大力支持和各级领导的高度重视，更需要相关部门和人员转变原有观念，通力合作，与时倶进。1.实现档案管理现代化的措施3.1推行档案管理的信息化随着信总化的不断发展，档案管理的信息化已经成为必然的趋势，而H档案管理的电子化以及网络化，可以大大地提高档案管理的工作效率和工作质量，同吋还能减轻工作人员的负担，提升管理工作的整体质量和效率。为此，档案管理人员

6、要不断提升自身素质，学4先进的档案管理办法和思路，最人程度的保护好档案，为广大的员工服务。3.2完善硬件设备，实现各行业档案信息互接在硬件设备方面，如打印机、文件传输器、接收器、微机等设备实现型号的统一化管理，避免出现，信息传输接受不匹配的问题。各行业应当配备齐全的硬件设备，特别是在档案管理的管理计算机方面，成当配备比较现代化的，高技术的现代计算机设备，及时的进行计算机的更新换代，在计算机软件方面，也应当充分的实现计算机软件的防护和更新，做好档案存储的安全防护，防止计算机病毒的入侵带来的文件毁损火失风险。计算机档案管理的操作应当严密，非专业人士和特定的

7、管理人员，不得接触档案管理计算机设备，在档案管理中也应当做好相应的信息备份工作，在每隔一段工作时间进行相应的核查工作，防止文件被损坏。在档案管理工作中，还位当做好档案管理工作的综合体化趋势，将档案管理现代化纳入到机关办公室自动化的信息管理系统，与办公系统实现对接，方便系统办公和档案的电动。这样做可以很好的实现信总输出和输入的相互切换,使得档案管理工作的过渡变得平和。3.3加强对人才的培养档案管理现代化是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案工作人员素质的提高。档案工作人员素质的提高，应包括思想意识、知识结构和操作技能等内容，还要尽快培养既懂

8、专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的