培训档案管理操作规范

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1、恒泰集团人力资源部培训档案管理操作规范一、总则培训档案是企业在生产、经营和管理的基础工作中所产生的电子文件、书面文件、影像资料等与培训相关的所有文件资料，是企业资产的重要组成部分。因此，企业应在培训的各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作，为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业在人才培养活动中对于凭证、责任和信息等方面的需求。二、目的1、为企业生产、经营和管理等人才培养工作提供相关记录与凭证。2、规范并加强培训档案管理，防止毁损、丢失，为培训以及其他相关工作提供有力的支持。三、实施原则1、全面性原则：企业在生产、经营和管理过程所发生的培训工作，都应做好培训档案记录

2、与管理，确保档案的全面性。2、系统性原则：所有培训档案应该以培训计划档案、新员工培训档案、后备人才培训档案、专项培训档案及培训资源管理档案五大类为依据分类管理。3、完整性原则：每一项培训所产生的档案都应包含电子、纸质、影像等资料。4、参考性原则：学员培训的信息将记录在培训档案中，培训档案将作为员工考核、转岗、晋升、晋级的依据之一。5、及时性原则：任何培训项目结束后，都必须及时将所有档案资料分类归档，最迟不得拖延至训后一周。四、适用范围恒泰集团、项目公司在生产、经营和管理过程所产生的与培训有关的档案资料。五、实施内容恒泰集团人力资源部1、职责权限（1）集团培训管理人员引导集团各项培训工作，并有

3、权对培训档案进行监督与管理。（2）培训档案（根据组织发起者或项目归类）原则上由集团培训管理人员和项目公司行政人事部门负责人归口管理。（3）培训组织条线上一级单位有责任对下一级单位的培训档案管理工作进行指导和监控，同时下一级单位也有义务向上一级单位提供有效、真实、完整的培训档案。（4）培训档案管理人员负责对所有培训资料进行收集、归类及存档管理。（5）培训档案管理人员应对档案内容进行保密，不得随意调用、泄漏与销毁，由此造成的损失将依照相关规定追究责任。（6）所有培训档案保存格式不得随意修改并至少保存二年以上，部门经理职务（含）以上人员培训档案须至少保存五年以上。对于有特殊要求的培训档案，保存时间

4、应遵循相关时间规定。2、档案分类（1）根据公司现阶段实际情况，将培训档案分为：专项培训档案、培训计划档案、后备人才培训档案和培训资源管理档案四大类。档案实行分类管理并独立建档封存。（2）培训档案管理分类如下：体系名称体系内容培训档案管理体系专项培训档案（含新员工培训档案）培训方案（通知）、培训建议书、学员签到表培训效果评估表、考核资料、培训教材影音图像等相关培训记录表单培训计划档案培训需求调查资料、年度培训计划与预算月度培训计划与总结后备人才培训档案储备人才信息表、培养方案与培训记录表单考核与评估表单培训资源档案讲师资料库讲师简介、课程简介联系方式、授课评价等教学课件与物资教学课件、教学器材

5、培训供应商供应商资源、优势业务合作记录、联系方式、合同（3）专项培训档案恒泰集团人力资源部专项培训档案是指针对某一个技能或目的而组织培训时产生的各项记录（含新员工入职培训），一般包括《培训需求调查表》（参见附件一）、专项培训需求情况汇总表（参见附件二）或培训需求分析报告、《课程分析表》（参见附件三）、《培训建议书》（参见附件四）、《培训日程安排表》（参见附件五）、《学员签到表》（参见附件六）、培训教材、培训现场影像资料、《培训效果评估表》（参见附件七）、《培训评估总结报告》（参见附件八）及训后测试成绩等内容。其中，课程分析表、学员签到表、培训教材（包含讲师课件、学员讲义、培训参考资料、培训游

6、戏素材等）、培训影像资料、培训效果评估表、培训效果评估总结报告等六种档案文件，合称为“六位一体”，是专项培训所必须建立的档案体系。（4）培训计划档案培训计划是按照一定的逻辑顺序排列的记录，从组织的战略出发，在全面、客观的培训需求分析基础上做出的对培训时间、培训地点、讲师、培训对象、培训方式和培训内容等的预先设定。培训计划档案是在此过程中所产生的相关记录，主要包括培训需求调查资料、年度培训计划与预算、阅读培训计划与总结等三方面内容。（5）后备人才培训档案企业在人才选拔、培养、认证过程中所产生的相关记录，主要包括《储备人才信息表》（参见附件九）人才储备培养方案和培训实施、评估、认证等信息。（6）

7、培训资源档案培训资源档案主要包含讲师资料库、教学课件与教学物资资料库、培训供应商资料库三个部分。讲师资料库即内外部讲师的个人简介、课程介绍、授课风格、讲师等级、授课次数与时数等信息；教学课件与教学物资资料库主即教学培养过程中收集整理的相关教材、课件、影音图片等，以及教学过程中使用的投影仪、音响、话筒、摄像录音设备、桌椅等与培训有关的有形物资资产；培训供应商资料库即培训合作公司、公司性质、关键/优势业务领域、联