关于水文电子档案管理工作的探讨

《关于水文电子档案管理工作的探讨》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、关于水文电子档案管理工作的探讨司井丹黑龙江省水文局黑龙江哈尔滨150001[摘要]近年来我国水文科技取得了较快的发展，信息技术在水文档案管理工作得以广泛的应用，水文电子档案作为水文档案的重要组成部分，是当前有水文档案现代化发展的必然趋势。水文电子档案的发展，对水文档案管理者提出了更高的要求。文中对水文电子档案的特点进行了分析，并进一步对加强水文电子档案管理的具体措施进行了阐述。[..关键词]水文电子档案；特点；管理；措施水文电子档案作为水文档案的重要组成部分，其在水文工作发挥着越来越重要的作用。水文行业与许多专业都有着紧密的联系，而且涉及的领域也较多，这也使水

2、文档案种类上具有多样性，包括纸质和电子两种形式。对于纸质档案只需要按照传统的方法对其进行归档保存即可，而对于电子档案，则需要依据电子文件档案管理相关规范要求来对其进行归档案管理。而且水文电子档案也具有自身的独特性，通过对水文电子档案的特点进行掌握，从而为水文电子档案管理水平的提升奠定良好的基础。1、水文电子档案的特点随着计算机技术的快速发展，当前水文电子档案成为水文档案的主要形式。水文电子档案的产生，有效的提高了档案的检索查询的速度，减少了档案管理人员的劳动强度，而且在档案使用过程中降低了对纸质档案的磨损程度，有效的实现了对纸质档案的保护。但相对于纸质档案来讲

3、，当前水文电子档案由于需要计算机软件和硬件，而软件和硬件的不稳定性也使水文电子档案的不稳定性增加。当前电子档案的载体处于不断更新的情况下，而且部分载体寿命较短，不易长久进行保存。另外，电子档案容易被更改，而且不会留下痕迹，在保存过程中容易损坏，从而影响数据的利用。水文电子档案具有自身的独特性，在当前水文工作中发挥着非常重要的作用。1.1相对独立性、系统性由于水文工作具有特殊性，这使水文电子档案具有相对的独立性，与其他学科交叉、重叠的情况较少。水文电子档案主要于水文、雨量站点在对河流流量、流速定位、观测过程中所形成的数据。水文工将这些观测到的数据进行整编后形成水

4、文数据库，使其成为水文电子档案的重要组成部分，可以说水文电子档案自成系统，具有较强的系统性和相对的独立性。1.2极强的连续性通过对水文数据进行记当，可以全面的反映某一流域或是某一地区真实的水文情况。而且水文资料记录的年代越长，连续性越好则其使用价值也越高，其在科研、工程建设等领域也能够充分的发挥科学价值。特别是在当前一些水利工程建设过程中，水文电子档案更是发挥不可替代的重要作用。一旦水文电子档案缺乏连续性，则会由于数据不全，而无法为经济建设提供可靠的数据支持，不能对该区域内的水文情况全面进行反映。1.3时间性水文工作是对自然界水的运行变化情况下进行研究，水文工

5、作必然会受到自然规律的影响。在对水文观测过程中，同一地区不同时间内水文数据也会存在较大的变化，如果在汛期，水文数据更是存在多变性。这就需要在水文观测过程中需要定时、定点进行观测，而且需要根据河流变化的情况下随时进行观测记录，从而有效的提高水文资料的科学性和准确性。2、加强水文电子档案管理的具体措施2.1做好水文档案的收集整理工作针对水文档案的特点,要按照时间顺序系统地收集水文资料,包括降水、蒸发、泥沙、土壤含水、水位流量、地下水动态、水环境监测等多项内容,特别是每年形成的地表水、地下水、水质三大类资料,更要给予足够重视。在具体操作上,应建立以单位主要领导、档案

6、室、各处室兼职档案员为中心,上下贯通的档案管理网络体系,及时完整地收集整理本单位所形成的各类型档案资料。特别要让专业技术人员参与到档案的整理工作中,准确地对原始资料进行清点,最大限度地保持水文档案的完整性、准确性和真实性。2.2科学分类,建立合理的目录体系在对水文电子档案管理工作中，需要根据水利档案的分类要求，同时还要与水文档案形成规律及特点进行有效的结合，从而编制出与本单位具有较好适合性的档案分类表。当前水文电子档案通常会建立两级类目，而且在一级目录下设置多个二级目录。经过对水文电子档案进行科学分类，不仅能够有效的将水文专业的特色更好的体现出来，而且能够为水

7、文档案立卷、编目及管理工作奠定良好的基础。2.3提高水文电子档案存储的安全以化学磁性材料为载体的电子档案,理论上讲能够长期保存,因为它的信息读取是无接触式的,不存在磨损。但是,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上的,因此,要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。与此同时,由于电子档案应用的时间短,缺乏实际贮存的验证,而水文档案又具有连续性、时间性强等不可替代的特点,为了实现水文电子档案中原始信息的长期保存,建议采用定期复制并异地存放的办法,以防止信息丢失、损失对国家经济建设造成损失。2.4保证水文电子档案的原始性做好归档水文电子档案的技术处理工作是保证其原始性

8、的前提。水文档案的形成,要求水文档案工