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1、浅析医院人事档案的特点及信息化建设医院人事档案以声音、图像、文字等形式为载体,记载有效信息资源,对于经验技术的传承、必要信息的保护起着重要作用。传统的医院人事档案管理模式,已不能满足人们对档案资料应用的需求,现阶段,有选择、有重点、有步骤的加快医院人事档案的信息化建设乃当务之急。一、医院人事档案的特点(一)建档历史长,而且门类载体丰富从医院建立之初,档案管理随之出现,到目前为止,大部分的国有医院均为事业单位,档案历史长达50年,甚至有的医院经原有的教会医院改建而成,档案历史可追溯到上百年。我国医院档案管理不仅历史长,而且门类载体也很
2、丰富,主要包括基建、科研、人事、文字等档案,又海涵了科研、设备、病历、病理、实物、磁盘等技术性档案。(二)档案数量大,关联性较强经过长期的临床实践,医生搜集了大量的资料,整理大量的病理、病历、磁盘等技术档案,按照医院相关规定,这些资料价值重大,需要保存完整,所以从医院建立之初一直到现在,大部分医院都保留有上百万册病历档案。而且医院病历档案、胶片、科研成果等资料形成周期长,档案之间存在较强的关联性。(三)档案涉及面较广医院档案涉及面广,服务性强。医院档案能为医学科学、患者群众、医院发展提供服务。在一些大型医院里记录了全国、甚至全世界一
3、些罕见病历的治疗方法。以协和医院为例,其医院档案中记录了全肺、贲门癌等切除手术病历,可以说是活着的历史。这些珍贵的档案资料可以供其他医院借鉴参考,以全面提高医院的诊断水平和医疗能力。二、医院人事档案信息化建设现状在医疗卫生体制改革进程的推进下,大部分医院已经认识到医院档案信息化建设的重要性,并逐步推进,但从医院档案的特点中可以看出,由于医院档案历史久、门类多、数量庞大,医院档案信息化建设步履维艰,取得了一些成绩,比如注重新进员工档案信息的电子化,老员工档案更新内容,实现纸质和电子化信息同步更新等,但还存在一些问题亟待解决,如下:(一
4、)人事档案的信息化水平不够人事档案的信息化建设不是简单的把纸质档案质量转化为电子资料,而是需要建立档案管理数据库和信息化管理平台,实现人事档案资料与人力资源系统对接,方便人事档案的补充、完善、查阅,充分发挥人事档案在医院人力资源配置方面的重要作用。但现阶段,由于医院在人事档案管理方面投入的资金有限,加之医院人事档案信息量大,门类多,没有现成的档案管理软件投入使用,而且暂用的电子档案软件系统安全性无法保证,阻碍了人事档案信息化的进程。(二)人事档案管理制度有待完善医院人事档案管理制度不健全,是各大医院普遍存在的现象。在医院档案信息化建
5、设的过程中发现,“有档无人,有人无档”的现象比比皆是,主要是由于医疗人才在流动的过程中,原有单位由于合同未到期或其他原因未能将档案调入新单位,或是医院员工离职,而医院没有及时通知员工将档案调离造成的,这些情况对于档案的整理及信息化也造成了一定难度。而且,现在的医院档案管理模式过分的强调保密性和原则,人事档案的查询、调遣门槛高,利用仅仅局限于政审、调资、年终考核、办理退休几个方面,对于人事档案的利用率极低,这样的管理模式也使得人事档案信息化建设步履维艰。(三)人事档案管理人员业务水平有待提高医院人事档案管理部门由于领导重视不够,在人员
6、配置上多以其他科室人员兼职为主,人员流动性较大,而且专任的档案管理人员部分非本专业出身,学历较低,对于档案电子化排斥心理较重,对于档案管理系统不能熟练操作。而且由于之前在档案履历表的填写上没有使用同一的模板,在存档信息上差异较大,也给档案信息化带来一定困难,增加了人事档案管理人员的工作量。现阶段,要加快人事档案信息化建设的进程,引入高素质的档案管理人才,提高档案管理人员业务水平乃当务之急。三、加快医院人事档案信息化建设的有效策略针对医疗人事档案信息化建设中存在的问题,现提出如下解决对策。(一)引进先进的技术和设备,提高人事档案的信息
7、化水平医院领导要进一步加强对人事档案信息化建设的重视,在资金上给予支持,引进先进的技术和设备,开发适合医院使用的人事档案管理系统和信息化管理平台。人事档案涉及个人隐私,所以网络化的安全设计是信息化管理中最重要的环节,可以为人事档案设置不同级别的管理权限,比如普通、秘密、机密,同时为了保护信息在传递过程中的机密性,需要对信息进行加密,以防信息失窃。(二)提高认识,健全人事档案管理制度健全人事档案管理制度,需要做到:第一,对于医院内部人员档案进行全面筛查,离职人员档案全部调出,在职人员档案全部调入,为档案规范化管理打好基础;第二,建立医
8、院人事档案模块管理,责任到个人制度,分别负责医院人事资料、病历、科研等资料的分类处理,以提高工作效率和专业化程度;第三,改变档案“封闭式”管理模式,信息适当公开,以增加人事档案在人力资源配置方面发挥有效作业;第四,现在医院作为事业单位
