加强机关照片档案管理的思考

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1、加强机关照片档案管理的思考　　照片档案能起到其它载体档案不可替代的重要作用。然而，对于照片档案管理，除艺术、文化等专业部门比较规范外，其它机关普遍显得比较薄弱。　　一、机关照片档案管理存在的主要问题　　（一）质量参差不齐。部分照片在材料、理化加工、主题表达、构图、用光等方面尚有一些不足，降低了利用价值。　　（二）收集不齐全。长期以来，机关以纸质档案为主要保管对象，受此影响，单位工作人员不同程度地存在着重视纸质档案、忽视其它载体档案特别是照片档案的现象。表现在收集工作中，既不注意收集机关内部形成的照片，又忽视与外单位共同

2、形成的照片，任凭经办人员交多少算多少。照片不能完整收集起来，很多有价值的照片随着时间的推移而流失。　　（三）归档不完整。包括数码相机在内的照相设备在机关得到广泛应用的当今，照片数量呈几何级增长。机关在工作中形成的记录其基本职能、主要工作成果、重大事件、领导人或著名人物参加本单位活动及其它具有历史查考价值的照片、底片都应该归档，应该说照片档案数量很可观。但从本地区的情况看，实际归档率却很低。我馆近年来先后接收133个州级立档单位档案进馆，其中只有8个立档单位保存着照片档案。某一新闻单位成立30多年来，在采访过程中形成大量

3、题材广泛、内容丰富的照片，仅见诸报端的图片就超过万幅，从一个侧面反映了改革开放以来自治州经济、社会发展面貌，价值一般都比较高，有的具有很高的历史价值，然而，档案室竟没有1张照片。又如，党委某一综合部门，60多年来曾组织召开很多全州性重要会议，每次会议都安排强大的宣传阵容，但会议结束，多数照片便分散到各参会单位和个人手中，机关档案室只保存零星的照片档案，照片资源流失严重，像全州第一至三次党代会这样重要会议仅分别存有1张、22张、14张；1956年成立大理白族自治州庆典这一重大活动仅存17张照片。　　（四）价值鉴定不准确。

4、在鉴定过程中，由于过多考虑本单位短期内利用，忽视其长远历史价值，保管期限划分很不准确，部分照片保管期限与其价值偏差过大。如，将主要领导在重要会议上讲话照片资料定为短期，而将单位组织职工开展娱乐活动照片定为永久。如此问题在接收进馆时还得重新鉴定、整理，造成不必要的浪费。　　（五）整理不规范。编号混乱，或根本没有编号，整袋原封不动地装入箱柜内；固定方式不当，有的用胶粘剂将照片粘贴在纸板上的，底片不用底片袋装，而是随意附在照片后面；说明不规范，没有总说明，分说明太简单，过多使用艺术语言，照片主要内容不明了、贴切。　　（六）保

5、管条件差。没有专用库房，缺乏专门装具，保管环境温湿度变化大、尘灰多，部份照片已褪色、底片粘连，有的还存在火灾等安全隐患。　　（七）利用手段单一。由于复制成本和技术要求高、费时，因此多数单位基本没有将照片数字化，没有电子目录，检索基本靠手工翻阅，查阅速度慢，利用时仅以外借底片扩印或翻拍原照为主，难以适应机关高效率工作节奏需要。　　二、改进方法及保障措施　　（一）提高照片档案重要性的认识。照片档案不仅对本单位工作起重要作用，而且对维护本地区历史面貌有一定的参考价值。为切实改进照片档案管理，提高服务水平，档案管理人员要努力克

6、服重纸质档案、轻照片档案的思想，围绕机关中心工作，通过配合各种纪念活动编辑图册、举办展览等多种形式提高各部门对照片档案重要性的认识。只有这样，才能争取领导的重视，协调好部门之间的关系，解决工作中存在的困难和问题，使全局上下形成齐抓共管照片档案工作的良好氛围。　　（二）强化制度建设。照片形成面广、经手人员多，管理难度大。为保证照片质量，使照片在各流转环节衔接有序，根据《照片档案管理规范》，结合各单位实际，制订相应的管理制度，并采取可行措施，以确保照片齐全完整，维护其原始性和真实性：1.形成阶段。精心维护设备，所选照相材料

7、质量优良，技术精益求精，冲印质量过关，照片一经产生，就要使底片与照片相对应，并附有齐全的文字说明；数码照片要注意其格式和像素达到标准要求，并要有硬拷贝。2.收集阶段。照片形成渠道多，收集难度大，这就要求档案人员及时掌握照片形成动态，当照片全部或阶段形成即主动协同有关部门，及时将经办人员手中的照片及相关材料收集齐全。3.归档阶段。为保证照片、底片和相应说明三者的有机统一，照片的归档不能像纸质文件那样，到第二年才进行，应及时归档。　　（三）加强监督指导。档案行政管理部门要加大监督指导力度，把照片档案作为年度执法检查的内容之

8、一，要求机关设专人负责此项工作，有健全制度和科学的管理措施，使反映区域内重要会议、重大活动等价值高的照片完整保存下来。就大理州而言，作为全国唯一的白族自治州，悠久的历史（境内历史文化遗存丰厚，文物古迹星罗棋布，全州已发掘的重点文物保护单位达300多项）、浓郁的民族风情（13个世居民族及其他民族丰富多彩的生活、共同创造的文化遗产）、