规范管理电子文件 提高办公效率

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1、规范管理电子文件提高办公效率文/中国地质科学院地球物理地球化学勘查研究所　邸月娇【摘要】本文结合工作实践，论述了如何科学有效地管理电子文件，提高办公效率。..关键词文件管理；规范化管理；办公效率随着科学技术的发展，办公自动化程度不断提高，文档电子化是提高办公室工作效率的必要途径。但随着时间的推移，电子文件越积越多，如果不科学、规范地存放，就会导致电脑开机速度缓慢，文件查找困难，从而影响我们的工作效率。现笔者结合自己的工作实践，谈一谈如何科学有效地管理电子文件，进而提高我们的办公效率。一、分类存放　规范管理目前电脑

2、硬盘的存储容量一般都能够满足日常办公的需要。首先将硬盘合理地分区。通常我们将硬盘分为C区、D区、E区、F区。C区用于存放操作系统；D区用于存放工作文件；E区存放学习资料及个人文件；F区用于存放备份程序和临时文件等。一般情况下，我们将近期需要处理或者未完成的文件放在电脑桌面上。但是桌面文件过多不仅影响开机速度，而且无形中给人一种凌乱的感觉。最好将文件存入对应硬盘的文件夹中，或者在建立专项文件夹存放文件。在桌面上只留常用程序的快捷方式和正在处理的文件，一般桌面上的图标越少越好。所以我们工作中要随时清理桌面文件。分类存

3、放。将D区的工作文件按不同的类别，分别建立文件夹。如管理类（有编号的）：分为行政管理的有所编号的文件放在一个文件夹里；党委的有党编号的文件，纪委、工会的文件分别存放在各自的文件夹里。政务信息类：简报、快讯、月讯各自存放一个文件夹。公函类：有编号的便函、无编号的函件以及外报材料各自一个文件夹。会议材料类：有领导讲话稿、会议材料、会议纪要、工作报告等各自存放。综合类：各种报表、各种通知等各自存放一个文件夹。再有日常办公类：如收、发信件，收、发公文，日常工作记录等等，都分别存放在各自的文件夹里，按顺序排列。每个文件夹再

4、按不同的年份建立子文件夹。这样按不同的类别，分门别类存放，既规范、又整齐，让人看起来有条有理，又好查找。并且按每个大类的文件建立文件目录数据库，这样更便于今后方便快捷地查找检索电子文件。同样，其它区的电子文档也按此方法存放。每隔一段时间整理一下电脑中的文件，将文件放在对应的磁盘文件夹中，并及时清理过期文件。第三方清理软件只能帮助用户清理系统和应用软件产生的临时文件，日常办公的电子文件还是需要我们自己判断手动清理，避免占用磁盘空间和查找文件带来困难。为了便于区分，必须给文件夹和文件正确命名。文件名应具有清楚表示文件

5、内容，便于快速检索，利于区分版本的特点。文件夹命名应采用“序号+主题”的形式，例如01政务信息、02行政管理、03会议纪要、04公务信函等等，通过文件夹顺序排列，可使文件夹整齐有序；文件命名应采用“文件主题+部门++日期”的规范的文件命名方式，例如2014年部门工作总结-办公室-小李-20141220；对于有编号的文件来说，如（地物研〔2014〕1号）（地物研党〔2014〕1号）（地物研函〔2014〕（地物研函〔2014〕1号）等，政务信息类的：如（第1期）（第2期）（第3期）等等，直接用文件编号进行命名就可以。

6、另外，在命名过程中需要注意，对文件进行命名，其文件名需要严格遵守命名规则：一是不能使用字符对文件进行命名，否则出现命名失败。二是文件夹分类的深度控制在三层。三是不要修改扩展名，否则无法打开文件，通常情况下，可以通过文件选项隐藏扩展名，进而在一定程度上防止出现误删。对快捷方式进行合理使用。在桌面上设置磁盘文件的快捷方式，随时将文件存放到相应的磁盘里，防止重装系统进而造成资料的丢失。对于应用程序，需要将其统一安装在C盘，在这种情况下，可以有效避免因每个磁盘中安装程序，降低开机速度。重装系统一般需要通过电脑公司的人员或

7、者电脑高手来完成，在日常生活中，我们可以利用第三方软件重装系统，例如，360安全卫士，在该应用软件中，就有系统重装功能，借助该功能就可以轻松重装系统。对于磁盘的碎片需要进行定期地整理。利用碎片整理工具，整理磁盘碎片，具体的操作方法就是，选中磁盘，右键单击选择属性，然后选择磁盘清理。二、良好习惯　贵在坚持要做到科学、规范地管理电子文件，贵在坚持。办公室工作人员在日常工作中尽可能做到将电子文件随时归类，定期整理。以便于后续工作的顺利进行，从而提高办公效率。为日后方便快捷地查找、利用电子文档，打下良好的基础。要不断强化

8、工作意识，上班时间不玩游戏；不上网购物、聊天等；强化安全意识，设置电脑开机密码，防止非操作人员乱动，保护文档数据安全；严禁上网机处理涉密信息；禁止登录非法网站；定期杀毒，定期对磁盘碎片进行整理；安装使用正版操作系统，禁止下载安装使用不明软件，以免给计算机带来威胁；定期维护计算机，及时备份数据，避免人为或者硬件损坏造成的数据丢失。养成良好的工作习惯，是做好各项工作的前提和保