行政秘书手册

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1、自从人类进入商品经济社会以来，贸易即已成为人们日常活动的主要部分，并成为一国经济增长的主动力。国际分工的深化、大量国际统一标准规则的建立行政秘书手册　　篇一：秘书手册　　秘书必备的素质　　一、职业化秘书的标准:　　敬业精神;正直--公平，坚持既定政策和原则　　表率作用;诚实--实事求是　　领导风范;敬业--以工作为荣，设定高的工作水准　　业务能力;守信--不失约、不违约、不食言、不泄密　　指挥与控制能力;勤奋--努力工作，不断学习　　合作精神;有序--利落，有条不斋　　学习与创新能力;高效--追求效率和效益　　知人善任的能力;可靠--按约定完成工作，保质、保量、及时对待意见与批评

2、　　大局观　　二、秘书的职业态度　　主动性（Initiative)　　适应性(Flexibility)　　团队精神(Teamwork)　　尊重他人(RespectforPeople)　　创新精神(Creativity)　　坚持原则(UncompromisingIntegrity)　　服务与贡献(Service&Contribution)随着信息化和全球化的发展，国家及地区之间的贸易也已成为拉动一国经济的三驾马车之一，甚至是三驾马车之首，奥巴马政府成立之日起自从人类进入商品经济社会以来，贸易即已成为人们日常活动的主要部分，并成为一国经济增长的主动力。国际分工的深化、大量国际统一标准

3、规则的建立　　认同与分享(Sharing)　　双赢与相互依存(Win-win&Interdependence)　　温柔的心和自省　　秘书工作日常事务处理　　一、拨打/接听电话的程序和技巧　　1、打电话前的准备　　①准备好电话记录本和笔　　②把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。③准备好通话时需要的文件资料。　　④查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。　　2、正式拨打电话：　　①拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是某公司电脑公司**部**。”　　②如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。　　③如告知对方的内容较复杂

4、，应主动提醒对方做好记录，逐一将事情说明，注意语言简明、准确；　　④通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。　　3、接听电话：　　3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！我是**部**。”随着信息化和全球化的发展，国家及地区之间的贸易也已成为拉动一国经济的三驾马车之一，甚至是三驾马车之首，奥巴马政府成立之日起自从人类进入商品经济社会以来，贸易即已成为人们日常活动的主要部分，并成为一国经济增长的主动力。国际分工的深化、大量国际统一标准规则的建立　　判断WHO，分以下几种情况：　　来电人员：总经理、公司员工、其他人员　　4、通话技巧：　　日常礼貌用语：　　询问对方时，可用：“

5、请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么　　事？”等　　对总经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时予以转接。　　如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。　　如不能把握总经理是否要和对方通话的情况下，不能随便回答总经理“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看**总经理是否在？”，然后请示总经理是否转接。　　如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉的语气：“实在抱歉，**总经理这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个电话；如果您方便的话，能否让我转达您的事

6、情？”做到有礼有节、滴水不漏。随着信息化和全球化的发展，国家及地区之间的贸易也已成为拉动一国经济的三驾马车之一，甚至是三驾马车之首，奥巴马政府成立之日起自从人类进入商品经济社会以来，贸易即已成为人们日常活动的主要部分，并成为一国经济增长的主动力。国际分工的深化、大量国际统一标准规则的建立　　在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询问总经理后决定是否转接；也可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。　　在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还有急

7、事要办”等结束通话。　　如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一方稍候片刻，或记录对方电话，稍侯打过去。整理电话留言，在总经理回来后汇报相关信息。　　二、传真　　1、将传真分类：　　1）需要总经理本人审阅的，根据总经理授意处理　　2）由秘书来待为处理的：　　A、转给其他相关负责人　　B、由秘书本人回复　　使用电脑公司标准CI格式　　遵守公文写作规范　　保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。　　需