企业档案利用和保密的关系探究

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1、企业档案利用和保密的关系探究企业档案是企业文化的聚集,是企业的根本信息,市场竞争中企业档案就像是企业手中的武器,随企业在没有硝烟战场上征战。企业档案可以带来良好的经济效益,这一点我国的大部分企业都有了一定的认知程度,在企业运用各项资源求得企业利益最大化的同时,档案工作也展现着其独特的优越性。但是档案管理工作中需要特别注意的是,档案的利用和档案保密工作之间的关系,要保证将档案的价值良好的发挥出来,同时要做好保密工作,避免不良企业对本企业档案资源的窥探,确保企业的利益不会受到任何损害。下面就对此进行深入的探讨。一、正确处理档案利用与保密的关系档案的利用与档案的保密工作二

2、者之间存在一定的矛盾,却又相互统一,企业管理人员需要明确的认识一下两点:第一点就是档案的利用,将档案转化为企业的生产力,使之能为企业带来一定的经济利益,不然档案只能被视作企业历史进程的遗留,没有任何意义。第二点就是档案具有一定的机密性,档案会记录企业的客户资料、产品内涵等多方面内容,一旦档案中的内容丢失被不良商家窃取,那么会对本企业造成不可估计的损失,档案可以说是企业生存的命脉,一旦丢失造成严重后果,很可能导致企业会退出市场竞争的舞台。所以相关的工作人员,要明确档案存在的价值,又要通过合理的方法实现档案的价值,同时要做好相应的防护工作,保证档案具有高度的保密性。以某

3、企业为例,工作人员对于档案的管理工作太过于单一,只是对档案进行整理和存放,受到传统的档案管理方式的影响,没有将档案的价值丝毫的发挥出来。在经济体制不断完善,市场竞争越来越为激烈的今天公司档案工逐渐转变观念,在“感恩做人,敬业做事”的宗旨指导下,转变工作思路,积极谋划档案利用效能为企业创造价值,在严格遵守保密制度的同时,转变工作职能,一边为领导决策服务好,一边在企业专利注册、货款回收、法律援助等方面提供有价值的档案资料,档案利用率每年都在80%以上,间接创造经济效益近千万元。二、明确范围,完善机制,使档案利用在规范安全的轨道上追求经济效益最大化1.界定保密范围。严格界

4、定涉密档案与非涉密档案,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内提供利用,哪些还不能提供利用,使涉密档案提供利用工作按照解密的标准规范化进行,不能一味追求档案的可利用价值而放开范围。设立严格保密等级,并根据《保密法》规定,划分为“绝密”“机密”“秘密”三级,只有确定了档案的密级,才能让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施,为行政管理、生产经营、销售、后勤等不同单位提供不同层次的档案资源,变“死档”为“活档”,为企业创造更大的经济和社会效益。2.完善工作机构。为了更好地统一领导,管理、协调、监督公司各单位、各部门的保密工作,成立保密领导小组,并由公司党委领

5、导主管,担任保密领导小组组长,相关部门负责人为保密领导小组成员。保密工作日常事务由公司办公室承担。同时明确公司职能部门为保密要害部门,档案中心就是保密的主阵地,进一步规范了保密管理工作,也规范了保密的体制机制,收到了较好的成效。为公司健康持续发展提供了有力保障。3.规范内部管理。为了更好地维护企业档案的完整性与安全性,按照系统性、完整性、严密性和精练、可操作性的原则,补充完善了一系列档案管理制度,,将公司的行政、财务、科技、基建、职工档案等档案统一管理,并建立了一系列档案管理制度,如:档案登记统计管理制度、档案管理保密制度、档案鉴定与销毁制度、文书档案管理制度、科技

6、档案管理制度、会计档案管理制度、平时归卷制度、档案查借阅利用制度、职工档案管理制度等。三、加强队伍建设和对涉密载体、涉密人员的管理1.档案管理人员的素质。多年档案工作经历使我体会到,担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质,否则就谈不上利用创造价值。提高档案管理人员素质应从以下几方面入手:一是政治素质,要有高度的政治责任心和为企业创造效益的意识,爱岗敬业;二是业务素质,要具备专业知识,熟悉所保密的档案内容,熟悉档案法规;三是文化素养,要不断有计划、有重点地充实自己新的知识内容,利用工作的规律,寻求利用档案创

7、造效益的“金点子”和新思路。2、宣传教育,加强保密队伍建设。除学习贯彻各项政策法规和保密工作规章制度外,还通过有效的保密教育活动提高全员保密意识。如进行《保密法》颁布周年保密法律法规知识竞赛的学习和考试;加强《档案法》《保密法》《石家庄市归档文件整理规则实施细则》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等相关法律法规的宣传力度;公司领导、涉密人员签订《保密协议》。严格按照规定,选配思想好、纪律强、作风正、素质高的人做这项工作。3、强对涉密载体、涉密档案管理人员的管理。涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,在这方面档案人员需要承担起相应的责任。严格