浅谈提升企业档案网络信息化管理的措施

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1、浅谈提升企业档案网络信息化管理的措施摘要：文章先简要介绍企业档案信息网络化管理的必要性，对企业档案信息网络化管理模式进行详细的阐述，着重论述企业档案信息网络化管理措施，为企业进行档案网络信息化管理提供了可靠有力的借鉴。　　关键词：企业档案;网络信息化;必要性;管理模式;管理措施　　中图分类号：TP399文献标识码：A：1006-8937（2015）36-0022-01　　随着经济和社会的快速发展，现代化的企业管理理念正逐步渗透进企业内部。档案管理作为企业管理的一部分，作用也至关重要。只有不断提升企业档案

2、网络信息化管理措施，才能使企业档案管理工作顺应企业发展的趋势，才能为企业的发展和腾飞加油助力。　　1档案信息网络化管理必要性　　1.1企业时代发展必然要求　　随着电子办公时代的到来，计算机技术在企业发展中日益得到应用普及，产生了量以光盘、磁盘为主的电子文件。这些电子文件记载着企业生产经营活动的全过程，是企业最宝贵的财富，也是企业档案资源信息的重要组成部分。而这些电子文件的收集、整理，归档单单靠传统的手工方式是难以实现的，迫切需要进行档案信息网络化管理，提高工作效率和工作质量，更好地为企业的发展服务。　　

3、1.2企业档案工作改革需要　　企业的快速高效发展对档案工作也提出新任务、新要求。企业档案工作要与时俱进，进行改革和创新，要改变以往每年年终或者第二年年初进行集中归档报送为日常的随时收集和报送。要及时将有保存价值的电子文件刻录成光盘或者储存入电子磁盘，形成电子档案，交由企业档案部门进行保管。档案部门要及时准确掌握企业的发展动态，提高档案的综合利用率，充分发挥档案利用的社会效益，为企业的发展提供强有力的保障。　　1.3信息技术发展必然结果　　原有的单机进行档案管理的局限性和不足不断显现出来。①仅仅能进行档案

4、目录的的管理和查找，作用不明显，造成计算机储存资源的浪费;②档案使用者进行档案借阅时，还需要到档案管理部门由档案管理人员进行查找，和传统的档案管理没有什么区别;③容易形成各自为政的局面，不利于档案管理的统一化、规范化、标准化。　　2企业档案信息网络化管理模式　　2.1文件档案管理联网　　文件档案管理联网是企业档案管理的基础和根本。目前，在企业档案管理方面，基本实行的是纸质档案和电子档案并存。档案管理部门在肯定纸质档案保管价值的同时，要加大对电子档案的管理。要加强对文件信息的收集和管理，企业自身出台的文件

5、可以自形成之日起，即录入企业档案信息管理系统，实现文件档案信息的一体化管理。对上级部门下发的重要文件，在企业生产经营过程中形成的文件档案等，需要归纳存档的，可以收集整理，通过扫描仪等档案设备进行扫描处理，形成电子文档进行归档。　　2.2建立档案局域网络　　建立档案局域网络是企业档案管理的支柱和保障。要依托企业现有的局域网，建立档案局域网络，实现档案的网络信息化管理。档案局域网络作为局域网的一个子系统，档案管理人员可以将各门类档案、企业编研成果、期刊资料等文字、数据、图片图表、音频声像等档案载体上网，并设

6、置阅批和访问权限。企业工程技术人员以及企业各部门员工可以在网上快速便捷地实现文件档案和企业生产数据等的传阅、调阅、查阅，参考等，可以更好地促进企业生产的发展。　　2.3图情档资实现联网　　图情档资实现联网是企业档案管理的拓展和完善。在现代企业制度下，企业建立信息中心，对图书资料、科技情报、各门类档案实行一体化管理，是信息资源实现共享的形式之一，也是知识时代的发展趋势。图情档资实现联网后，可以利用档案信息资源，开展利用与交流，加强企业和行业间的情报利用关系。可以通过网络检索、调阅查询、开架阅览等服务形式，

7、更好地供领导和企业各部门查考调阅利用，可以更好地为领导决策，企业管理、技术革新和安全生产服务。　　2.4网络搜集档案资料　　网络搜集档案资料是企业档案管理的内容和手段。所谓档案搜集就是接收和征集档案的意思，企业的档案搜集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在企业各部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到企业档案室。档案实行网络信息化管理后，搜集档案工作就可以通过网络来完成。可以通过网络发出所搜集档案的时间、归档的标准、归档的范围，归档的内容，企业各部门、个人和社会有关部门就可以

8、在网上完成档案的提交工作，加快档案归档的速度和效率。　　3企业档案信息网络化管理的措施　　3.1强化档案信息管理安全措施　　档案自身属性决定档案的唯一性、不可复制性和保密性，同时对档案实行网络信息化信息管理，又决定档案的资源共享性，这两者不可避免地要产生矛盾。由于电子网络信息的虚拟性、易扩散性，所以，强化档案信息管理安全是做好档案工作的重中之重，也是解决档案资源共享和安全保密这对矛盾的关键。为了保证企业档案信息安全，企业要在外网和内部办公网