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1、浅析新形势下档案管理工作的规范化1档案这个词汇很早就在我国出现了,在商朝它被叫做“册”,在周代的时候它被叫做“中”,在汉朝及魏晋时期它被叫做“文书”或者“文案”等,正真被叫做“档案”则是清朝以后的事情了。以前,人们对档案的管理主要是借助文字和图表等资料,这种方式花费的人力和物力是非常巨大的。随着网络技术的出现和发展,人们在对档案进行管理的时候也逐渐实现了信息化和无纸化,一方面工作效率得到了极大的提高,另一方面也使管理方式越来越规范了。一、档案管理的实际情况企业和单位在对档案进行管理的时候,只有持有严谨的工
2、作态度和系统的管理方法,才能使工作人员的组织结构得到正常运转。然而,目前大多数企业和单位对档案管理的重要性并没有充分的认识,甚至忽略这项工作,觉得对档案进行管理是一项可有可无的工作,其实意义不大。尤其是有些企业里负责管理档案的工作人员,他们没有职业道德,更不会主动学习档案管理的相关知识,甚至抱着混日子的态度工作,以至于失职、懒散的现象时有发生,这对档案管理的工作是十分不利的。因此,只有提高档案管理人员的素质和能力,提升他们的思想觉悟,才能使档案管理更加规范。而且,这也是目前各个企业和单位在对档案进行管理时
3、迫切需要解决的问题。二、档案管理的意义及其存在的问题1、意义如今,档案管理在企业和单位中的地位已经变得越来越重要了,逐渐成为了部门工作的组成部分,对于员工的综合素质和能力更起到了标尺的作用。档案的作用有很多,比如真实的记录一个历史事件、证明某件事情是否正确,它还是人们内心世界最有力的见证。而要使档案的这些作用有效的发挥出来,必须对管理工作加以规范化。比如,某些企业或者单位的管理者在进行决策的时候,可以把档案所反映出来的以往的业绩当做依据,从而使决策变得更合理。又比如,某些企业或者个人想要和别的企业合作,就
4、能够通过档案对对方企业的财务状况、人员构成等方面的情况加以了解,从而决定是否和对方合作。2、存在的问题(1)档案管理的发展比较缓慢。我国经济正在飞速的发展着,百姓的生活水平也得到了极大的提高,群众对档案管理的关注度也越来越高了,相关的机构对于管理的基础设计也在不断的进行完善。然而,和社会的经济发展比起来,档案管理的发展比较缓慢,无法满足我国创新体系所提出的要求。(2)管理档案的人技术水平比较低。新的时代背景下,我国在档案管理领域出现了一个极为严重的问题,即没有复合型高端人才。尤其是在网络信息技术高度发展的
5、今天,由于我国负责管理档案的人员不知道该对如何进行信息化管理,所以档案管理发展被极大的制约了。随着时代的发展,科技的进步,档案管理逐渐的脱离了靠纸质和声像记录的方式,随之又出现了很多的新型的载体,这就对档案管理人员提出了新的要求,他们在学习专业知识的同时,还要学习新的技术,并将二者相融合,只有这样才能对档案进行更好的管理。三、如何使档案管理更加规范化(1)必须要引进现代化的技术。随着现代化技术在多个领域的广泛应用,大家在日常工作中存在的不足得到了很大的改善,这其中也包括档案管理工作。现代化技术促使管理工作
6、的效率得到了大大的提高,也改变了传统的工作方式。因此,在对档案进行管理的时候,引进现代化技术关系着管理水平是否能得到提高。比如,在条码技术被广泛应用之后,对粘贴条码的程序进行严格的规范,可以使存储档案的行为也具有规范性,还能够使查阅的速度更加快捷,从而提高整个工作效率。随着档案管理工作的不断发展,企业或者单位对这方面的工作也提出了更高的要求,所以在这个过程中融入信息技术就成了必然的结果。(2)提高管理者的素质。在21世纪,各行各业的工作人员都面临了新的挑战,只有不断的学习才能使他们适应时代的要求。对于从事
7、档案管理的工作人员而言,他们也面临了行业发展所带来的新的挑战。比如,随着现代化技术的广泛应用,某些档案管理者因为安于现状、停滞不前,变无法适应这个行业的新业务。所以只有通过不断的学习和培训,然后提高自身的综合素质以及业务能力,才能使档案管理更加规范化。在实际工作的时候,管理者要意识到现代化技术的重要性,然后要尽快学会如何操作各种软件,提升自己的管理能力。(3)改进档案管理的形式。在这个信息化的时代,管理档案的工作人员必须要改进档案管理的形式,积极地革新传统的利用方式,对现代化技术的优势要有充分的认识。随着
8、时代的的变化和信息化技术的应用,档案信息的数量也随之增加,同时各种类型的文献或者情报也在不断的丰富着。在对这些数量庞大的信息进行管理的时候,管理人员必须用规范化的手段进行整理和加工,从而使信息共享的程度最大化。在信息化的背景下,在利用档案的过程中最好和企业内部的信息化平台进行整合,设立一个专门的数据库系统对档案进行管理。然后,设定好每一个权限级别,让每个人都能轻而易举的获取档案中的信息,从而促进管理工作的发展。四、结语在这个新
