档案管理工作在新形势下的规范化

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1、档案管理工作在新形势下的规范化【摘要】随着科技与社会的飞速发展，新形势下对档案管理工作的要求也越来越规范化。由于对档案管理工作没有正确、深入的认识，档案管理的重要性没有被全面认识。针对在目前科技、社会发展的新形势，本文对档案管理工作所暴露出的问题进行分析，并对问题产生的原因以及具体的补救措施进行探讨。中国3/vie　　【关键词】档案管理；新形式；规范化　　档案管理，也叫档案工作，是档案馆或档案室直接对档案实体和档案信息进行管理，并且提供利用服务的各项业务工作的总称，是国家档案事业最基本的组成部分。作为国家文献管理工作的重要组成部分，档案管

2、理具有系统性、机要性、服务性等特征。　　一、档案管理的必要性与重要性　　档案管理反映了一个单位或企业的发展历史，是重大事件的见证者。尤其对于我国党政机关与国有企业来说，档案记载了他们在不同发展阶段的不同密级的资料与信息。这些资料与信息都涉及重大决策的实行与重大事项的公布。　　另外，档案管理也是衡量工作人员办事效率的关键指标，是促进办事人员提高工作质量的有利武器。档案作为重要信息的记录载体，记载了重大的历史事实与事件，是还原历史真相，保证公平公正的重要凭证，因此，科学规范地对档案进行管理，有益于单位或企业乃至于国家的协调与发展。　　二、新形

3、势下档案管理的现状　　随着科技的发展与互联网技术的逐步成熟，办公形式也逐步向现代化、自动化、无纸化靠拢。这些变化都对档案管理工作形成了较大的影响。当计算机技术的普及涉及到了档案管理，它丰富了以往档案以纸质文件保存的管理形式，开辟了计算机保管档案的新形式。同时，由于源档案是用计算机进行存储、管理的，因此诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程都需要在计算机和通信线路中完成。这种管理方式在一定程度上避免了人工处理在档案管理中产生的偏差与错误，保证了档案的正确性与科学性。在计算机中进行档案管理也防止了纸质档案对时间的流逝出现的破损、侵蚀等情况

4、，实现了档案的永久保存。　　三、新形势下档案管理暴露出的问题　　（一）档案的数字化、现代化管理软件缺乏统一性。在档案管理机构中，各个管理部门所使用的计算机在型号、规格上存在着较大的差异，进行档案管理的软件在适应机型、规格等方面并未进行高度的统一，这导致不同的档案管理部门没有一款可以在各个部门均通用的管理软件，对档案的统一管理�c各部门之间在工作方面的交流造成了巨大的困难。另外，目前的档案管理没有研制出一款既可以适用于文件的检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于各部门之间的计算机设备无法进行灵活的互相调用，结果是，一方面，不能利

5、用电脑完成对档案信息的管理工作，另一方面，也无法对档案管理中信息编辑成果进行及时的、便捷的出版，这些都是制约档案管理朝着电子化、数字化、科学化发展的不利因素。　　（二）档案管理工作缺乏严标准化与规范化。档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史遗留因素，目前，档案管理机构存在许多漏洞。例如，档案资料的质量良莠不齐，尤其是各类档案在著录、细则上存在着相容性不强的弊端；系统性的档案管理自动化工作没有规范、统一的标准，档案管理软件无法做到在各个管理部门通用，软件的移植性仍处在较低的水平；尤其在进行对档案的系统性管理上，仅着眼于

6、对某一个分馆或某个单一的档案管理系统，尚未做到在各个软件管理部门进行全面实施、推广的统一标准，这也是制约档案信息工作朝着电子化与数字化发展的重要因素。　　（三）信息处理的技术缺乏综合策划。在档案管理的技术标准、组织工作程序标准上只参照了档案管理的便捷程度，并没有做到从计算机对信息处理的技术特点和发展上进行综合的考虑与策划，这就导致了越来越多的等待归档的档案资料是以磁盘、光盘等形式存在，现行对于档案整理、分类的方法，档案的著录标准以及相关的档案管理规定已不能完全适应目前的档案管理要求。　　（四）档案信息管理人员的素质有待提高。首先，档案管理

7、人员在日常工作中会触及不同保密程度的档案，其中，档案资料的内容从国家对重要军事活动中的调配、规划，到涉及到重大经济发展措施的调整与管理，直关我国经济、军事、社会和民生。因此，作为档案的直接接触者，档案管理人员在档案的完整、准确、系统和安全上具有第一位的责任。据此，要从档案管理人员自身抓起。其次，实现档案信息电子化与数字化，首先要对档案管理人员进行相应知识与技术的培训，使管理人员具备较高的知识技术和先进管理水平，要着眼未来，对档案管理人员的培训应立足长远，不能仅仅满足于对一次档案管理工作的完成。档案管理所存在的漏洞与弊病总结如下：首先，要加

8、强对档案管理系统与信息处理软件的开发与统一，并将各个管理部门所采用的计算机设备在规格上进行统一，革新各个部门的计算机设备，为档案管理打好物质基础。其次，相关的档案管理部门需及时对档案管理人员进