“发文字号”常见错误析

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1、“发文字号”常见错误析《国家行政机关公文处理办法》（XX年1月1日施行）、《国家行政机关公文格式》（gb/t97041999）就发文字号的用法、格式、标准都作出了明确的规定。但是，发文字号在实际应用中仍然存在多少不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下八个方面。一、搭配虚字。如：政字〔XX〕第2号、发字〔XX〕第35号，这里的字第均是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：皖政〔XX〕2号（即安徽某某人民政府XX年度发的第2号文件）、皖发〔XX〕35号（即中共安徽某某委XX年度发的第35号文件）。二、要素颠倒。《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第四款已明确规定：发文字

2、号应当包括机关代字、年份、序号，实质上等于指定了机关代字、年份、序号三要素排列顺序。但个别地方和单位在使用发文字号时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：(76)榕银农字第85号，这一发文字号，不仅年号不全、字第多余、括号用错，而且年份前移，是错误的。规范化的用法应是榕银农〔1976〕85号。三、年号不全。如政发〔97〕8号、政秘〔86〕6号，这里的〔97〕〔86〕是指1997年度、1986年度。虽然，在廿、廿一世纪里，〔97〕、〔86〕可理解为1997年、1986年，如若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可把〔97〕理解为公元97年、997年、1697年、2097年呢？

3、年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份号应该写全称〔1997〕〔1986《国家行政机关公文格式》明确：年份应标全称。四、错用括号。如政办（XX）8号、政办〈XX〉8号，这里的年份所用的括号（）、〈〉均是错误的。规范的用法应是六角括号〔〕，如政办〔XX〕8号。五、乱设虚位。发文字号中的发文序号常常出现虚位，如政秘〔XX〕008号，这里的008号应改为8号。《国家行政机关公文格式》(gb/t97041999)已明确规定：序号不编虚位（即1不编为001）。六、摆放有误。常见错误有三种：一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中；三是上下排放距离不当，不是过高、就是过低

4、。就发文字号的摆放问题，《国家行政机关公文格式》附件的《条文释义》中讲的非常明确和具体：发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，发文字号与红色反线（即文件版头上的一条红色横线）之间间隔4mm（发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，而发文字号应标在第3行，不要紧贴红色反线）。发文字号一般应居中排列。其实，发文字号的摆放有三种不同类型：①有发文机关名称加文件二字组成发文机关标识的（俗称大文头）下行文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、红色反线上方，居中摆放4mm处（如上规定）；②上行文（上报的公文）需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空1字（上下摆放位置，如上规定在

5、红色反线上方4mm处），签发人姓名居右安排，右空1字；③只用发文机关名称作发文机关标识的公文，发文字号一般标注在横线（红色反线）之下，公文标题之上的右侧（见XX年1月1日起施行的《安徽某某行政机关公文处理实施细则》第三章公文格式第十一条第四款）。七、字体字号不标准。《国家行政机关公文格式》规定：发文字号，用3号仿宋体字。而有的字号小于3号；字体，有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。八、与公文编号混为一谈。这一问题多出现在教课书中，如某函授大学编著的《中国实用文体大全》、某师范大学出版社出版的《公文写作教程》、近年新出版的某函授大学教材《应用文写作》、某某某党校系统干

6、部中专教材《语文》等都把公文编号解释为一般包括机关代字、年度、顺序号，把公文编号混同于发文字号。公文编号与发文字号是两个不同的概念。公文编号也叫文件编号，是一份文件总印数的次序号（《实用公文词典》陕西人民教育出版社出版），《国家行政机关公文格式》（gb/t97041999）阐述更明确：公文份数序号（公文编号）是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。而发文字号是由发文机关代字、年份和序号组成。除此之外，公文编号与发文字号还有两大区别：①写法上的区别。公文编号的写法过去是no.000，现为000，位置标于文件左上角。而发文字号的写法是：国发〔1991〕2号即国务院1991年发的第2号

7、文件。②标注位置的区别。公文编号（公文份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行〔所谓版心：即公文印刷用纸除去天头（上白边）、订口（左白边）、右白边、下白边，余下的可排印文字的部分〕。而发文字号，在发文机关标识下空2行，距红色反线4mm处；大文头（有发文机关名称加文件二字组成发文机关标识的文头）的下行文，居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文，移至红色反线下靠右摆放；上行文，需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空