对城市道路工程档案编制质量的反思

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1、对城市道路工程档案编制质量的反思文/唐山市古冶区市政工程管理处　李巍【摘要】本文首先阐述了目前我国城市道路工程档案编制存在的问题，然后根据这些问题和我国的实际情况提出了提高道路工程档案归档质量的建议。..关键词城市道路；工程档案；编制一、城市道路工程档案编制存在的问题目前的城建工程都是投资比较大、时间跨度比较长、涉及施工单位比较多的工程，在城市道路工程档案编制过程中就出现了很多问题，详细来说主要包括：（一）缺乏管理理念，只建不管的思想普遍存在。在我国城市化建设过程中，很多施工的单位由于受到传统思想的影响，

2、他们只关注建设而忽视了管理，再加上很多建设单位都属于专业部门，他们并没有经营的理念，导致对城建档案工作不太重视，从思想上没有树立档案的意识，在建设过程中经常出现城建档案编制规范不重视的现象。由于在思想上不重视，导致在城建档案编制过程中经常出现档案临时拼凑、方案变更大的现象，这样在道路工程档案的收集时造成了很多困难。（二）道路工程档案编制质量低。虽然有些建设单位建立了档案，但是其质量不能让人满意，经常出现很多错误。比如没有编制竣工图、复印件过多和书面不规范等缺点。从编制竣工图方面来看，很多建设单位是在归档过

3、程中在设计图上加盖竣工图章来充当竣工图，有的档案甚至没有图章，有的竣工图也没有将变更的地方标出，这些都是违反国家规定的。从复印件方面来看，一些建设单位大量复印了试验报告和材料合格证等内容，这就失去了档案的真实性。最后从书写角度来看，一些档案存在书写不规范、字迹不耐久的弊端，这些都给档案的永久保存带来了困难。（三）城建档案不能及时编制和报送。按照有关部门规定，我国城市建设中的道路工程档案应该在工程竣工后的半年之内将其档案送到城建档案馆，但是在实际工作中却出现了很多拖延的现象，有些工程的资料都是在几年以后才放

4、在城建投资公司，有的档案甚至没有送到档案馆。另外一方面，在工程竣工验收和档案资料报送之间还存在不衔接的问题，这样就造成档案内容在移交中出现缺失，在这种情况下，即使是城建档案馆根据规范提出整改意见，具体建设单位也很难在档案缺失的情况下进行整改，更无法按时报送。二、提高道路工程档案归档质量的建议通过上文分析我们可以看出，造成城市道路工程档案归档问题出现的原因是多方面的，而解决这些问题需要从建设主管单位和工程设计、监理等单位几方面入手，具体措施包括：（一）完善城建档案管理制度。目前城建档案馆在档案管理方面处于被

5、动，而转变这种局面首先应从制度完善角度入手。第一，应该规范其程序，在建设单位的招标过程中就要有相关规定，特别是在签订工程合同时应该纳入城建档案的相关条目；第二，应该建立档案临检制度，也就是由建设主管部门牵头，对正在建设的工程进行临时监察，指出建设单位存在的具体问题，并立即下发整改通知单；第三，应该建立档案联络员制度，让各个建设单位与城建档案馆保持联系，从而能够明确他们的责任，加快工作的进程。（二）加强城建档案业务指导。目前我国各个城市在城建档案方面已经有了具体要求和做法，虽然可以为施工单位提供有章可循的指

6、南，但还需要城建档案馆在实际工作中认真履行自己的管理职责，改善其工作方法，采用主动上门指导的工作方式，对那些重点工程应该派专人指导和监察，从而确保档案编制工作质量。城建档案馆应该在档案收集过程中积极承担自己的责任和义务，起到模范带头作用，这样就能够促进各个施工单位履行职责，从而在各个环节保证城建档案归档的质量。（三）各个施工单位应该依法履行建设工程档案的责任。城市道路工程档案编制质量的提高,不仅需要城建档案馆的努力，而且还需要各个施工单位自觉履行自己的职责。建设单位的职责在于收集工程前期的文件资料，同时还

7、要及时督促一线施工队伍在竣工档案和竣工图方面的收集。一线施工单位应该在布置施工任务的同时加强施工文件的编制工作，确保施工文件编制和施工同步进行，最好是工程验收交接和竣工文件、竣工图交接同步进行。在建设过程中经常出现工程变更的现象，施工单位面对这种情况就需要及时做好竣工图的修订编制工作，从而确保归档的质量。建设单位、施工单位和城建档案馆之间应该保持互动和密切联系，加强协同工作进程，从各个环节推进档案质量的提高。三、结论从以上分析可以看出，目前我国城市道路工程档案编制存在的问题主要包括：缺乏管理理念，只建不管

8、的思想普遍存在；道路工程档案编制质量低；城建档案不能及时编制和报送等。通过结合我国实际情况，解决以上问题可以从完善城建档案管理制度、加强城建档案业务指导、各个施工单位应该依法履行建设工程档案的责任等方面入手，从而提高城市道路工程档案编制质量。