[建筑]工程监理档案管理细则

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1、工程监理档案管理细则福建省建福工程建设监理有限公司二0一一年四月6工程监理档案管理细则1、目的通过制定和实施本公司工程监理档案管理细则，使公司的监理档案符合规定要求；为每一工程监理项目全过程的监理活动，提供可追溯的工程质量、投资、进度的控制记录和监督管理的可靠资料。2、适用范围本细则适用于本公司每一个工程项目监理活动所形成的工程监理档案的管理。3、术语工程监理档案是指在每项工程监理过程中形成的具有归档保存价值的文字、技术数据、图表等形式的原始记录。4、职责4.1档案组职责4.1.1负责组织制定工程监理档案管理的规章制度并负责组织贯彻实施、业务指导

2、、督促与检查。4.1.2组织公司年度工程监理档案归档计划的实施。4.1.3组织档案业务学习，不断提高档案人员的素质。4.1.4组织工程监理档案的鉴定与销毁。4.1.5负责档案库房建设，完善档案保管条件和保护设施。4.1.6负责档案的移交、编目、保管、考核统计和利用工作。4.2监管部职责4.2.1会同档案组对项目监理部的工程监理资料的管理进行指导、检查和督促。4.2.2负责检验各项目监理部待归档工程监理资料的规范性、完整性、有效性。4.3项目总监理工程师职责4.3.1认真贯彻档案管理部门对工程档案方面的有关规定，学习专业知识，不断提高业务素质。4.

3、3.2按《项目监理部内业资料整理办法》组织编制本项目工程监理资料的归档计划，并进行指导、监督、检查。4.4各项目兼职资料员职责4.4.1负责本工程监理资料的收集、整理、分类、编目、保管和统计工作。4.4.26负责做好工程监理档案的分类、立卷工作、案卷质量要符合技术档案案卷质量的要求。工程项目监理部监理档案分类按《工程项目监理部内业资料规存标准》执行。4.4.3在工程竣工1个月内向公司档案组办理工程监理档案的移交工作。5、工作程序5.1业务培训：视工作需要公司档案组不定期派出档案人员参加档案管理专业培训，以提高管理水平。5.2检查与考核5.2.1由

4、监管部会同档案组每年对各项目监理部的工程监理资料的管理情况进行业务指导、检查与考核。5.2.2检查、考核结果，应形成书面资料，进行通报。5.3收集5.3.1按照公司归档计划，在工程即将竣工前后必须将监理过程中形成的具有归档保存价值的文字、技术数据、图表、照片等形式的原始的监理记录收集齐全。5.3.2归档文件的质量要求5.3.2.1归档的工程文件应为原件。5.3.2.2工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。5.3.2.3工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔等。5.

5、3.2.4工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。5.3.2.5工程文件中文字材料幅面尺寸规定宜为A4幅面（297mmx210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。5.3.2.6所有竣工图纸应加盖竣工图章。5.4整理、立卷5.4.1在资料收集齐全的基础上进行分类整理完毕，并按规定方式进行编目、立卷归档。5.4.2根据收集的档案资料，按照单位工程、分部工程、专业、阶段等的系统联系排系组卷。5.4.3编写案卷页号5.4.3.1案卷内档案材料均以有书写内容的页目编页号。5.4.3.2页号编写位置a）单面书写的档案在右下角编写页号。b）双面书

6、写的档案材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。折叠后的图纸一律在右下角。C6）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。5.4.3.3案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外），卷内备考表不编写页号。5.4.4卷内目录的编制5.4.4.1卷内目录式样见附表Ｂ。5.4.4.2卷内目录的项目包括：序号文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注。a）序号：用阿拉伯数字从“1”起依次标注。b）文件编号：文件应填写文件号；质量记录应填写其编号；图样应填写图号。c）责任者：填写文件材料的直接编制部门或主要责任

7、者，有多个责任者时选择主要两个责任者，其余同等代替。d）文件材料题名：亦称文件标题，应照实抄录。e）日期：填写编制文件材料的年、月、日。f）页次：填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页号。g）备注：填写需要补充、修改等情况的说明和解释。5.4.4.3卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。5.4.5卷内备考的编制5.4.5.1卷内备考表的式样见附表C。5.4.5.2卷内备考要标明案卷内科技文件材料的件数、页数（照片张数）以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。5.4.5.3卷内备考表排列在案卷内科技文件材料的尾页之后。5.4.6

8、案卷的装订5.4.6.1案卷装订时必须取掉金属物。5.4.6.2案卷内不同规格的科技文件材料或图纸要折叠为统一幅面（图纸采用风琴式折叠法