信息化背景下电力企业档案管理面临的挑战

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1、信息化背景下电力企业档案管理面临的挑战魏琳国网江丙省电力公司景德镇供电公司摘要：随着信息化技术的普及，越来越多的企业开始使用计算机来进行档案管理，这将使得电力企业的档案管理变得更加高效而且准确。文章主要分析了信息化背景下电力企业档案管理面临的挑战，提出了电力企业档案信息化管理的措施。关键词：信息化；电力企业；档案管理引言在市场竞争非常激烈的大环境下，电力企业要想实现持续发展，就要在管理上进行不断地创新。但是在信息化背景下，传统的档案管理必须进行变革，以适应现今电力企业对于档案管理的需求。我国的电力企业在信息系统的建设方面落后于发达国家，所以为了

2、使得我国的电力部门管理与控制水平均达到较高的水平就需要加快电力企业档案信息化管理的进程。1信息化背景下电力企业档案管理问题分析1.1档案硬件设施投入不足档案室应该是管理规范而且环境良好的地方，在很多单位的档案室不符合要求，一些单位在建设过程中只对硬件设施进行了完善，然而档案管理不规范，导致档案利用受到影响。还有一些单位的档案室，成了杂乱资料的堆放地，与现代科学化管理差距很大。1.2档案管理的信息化程度不高在科学技术快速发展过程中，计算机技术被应用到了各行各业，其在现代办公中起到的作用非常大。似是，在档案管理中，计算机技术并没有得到广泛的应用，信

3、息化建设进展缓慢，忽视数据库的建立与全面性，只为了应付差事去建立，造成数据库管理的质量不高，发挥不了明显的作用。1.3档案管理人员水平不高档案管理人员配置方面也存在着一定的问题，通常情况下档案管理人员都是由其他人员兼任，导致档案管理水平不高。很多的档案管理人员对档案管理不了解，在调阅档案方面都是采用比较原始的手工操作方式，这样会导致档案出现发黄、字迹褪色的问题，对档案的完整性以及安全性会产生很大的影响。1.4档案信息安全意识淡薄档案管理的一个重要原则就是安全，而当信息技术引入档案管理工作中后,更要加强安全意识，采取先进技术进行信息安全防范，以防

4、止信息泄露，对单位和工作人员自身造成不利影响。0前各单位档案管理的信息化建设状况良好，管理人员的素质也得到了普遍提升，但仍然存在少数单位管理人员安全意识淡薄的现象，对于网络安全并没有防范意识，所以在工作中并不注重必要的安全防范工作，这就会为数据安全留下了隐患，不利于档案管理的正常运行。2信息化背景下电力企业档案管理措施分析2.1加大信息化档案管理资金投入电力行业档案事业是政府基础设施整体规划和服务人民群众的重要资源信息载体，国家、地方政府和电力企业应加大电力行业档案事业资金投入。档案工作经费应做到年初有预算安排，尤苏是档案维护、档案防护、档案抢

5、救、档案信息化平台建设等方面，应给予充足的资金保证，要建立专项的预算项目。要按《档案馆建设标准》、《标准化档案室建设实施细则》等规范要求，建设好规范化、功能完善化的综合档案室，配置专用档案枳，做好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等安全防护配套措施。应在国网公司统-协调下，强化单位间档案管理工作的协作交流，建立统一、标准、全面的电力行业档案现代化管理软件和数据库，实现统一标准、统一规划、统-设计和统•-操作规范。通过添加密集架、电脑、扫描仪、复印机、监视器、消毒火菌机等现代化设备，促进档案现代化管理平台建设，进一步提高电力行业档案管理现代化、信

6、息化、公开化、人性化服务水平。应通过反复整改完善建设，实现档案库房、借阅室、办公室三室分开，冋吋，组建完善的运行管理队伍，通过定期和不定期相结合，对档案库房安全设施的运行工况进行详细检查，确保配电、温湿度装置、消防、监控等设备处于良好运行工况，提高档案管理工作质量水平。2.2合理利用计算机技术软件通过建立统一标准的电力档案管理系统软件，结合现代信息网络技术使传统纸质版静态档案管理工作向现代电子版动态管理工作转变，实现管理标准系统化、操作电脑规范化、传递信息网络实时准确化和资源共享电子节能重复利用化。在室藏档案资源信息数字化处理过程中，要求档案管

7、理人员或专业的数字处理人员严格按照电子档案制作技术要求和规程标准来制作与管理档案。电力工程图纸、设计报告等纸质文件进行扫描吋，应严格按照《电力工程档案管理》各项技术指标要求进行档案分类、编码和扫描存档操作。同吋，还要加强数字处理过程中档案的安全保密工作。2.3加强信息化档案管理队伍建设计算机以其高速运算与极强数据处理能力，给电力行业档案管理工作带来了强有力的科学管理手段与先进的检索方法，提高了档案管理效率和质量水平。标准化档案管理软件平台，对档案管理人员的知识技能提出了更高的要求，要求管理人员不仅要具备图书、情报、档案学等专业档案管理知识，冋吋

8、还应具备现代网络通信信息技术应用能力和电子文档信息加工处理能力等。要改变常规“重藏轻用”的管理理念，通过专业知识技能培训、专题讲座、业余进修、交流学4