关于信息时代的电子档案管理应用探讨

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1、关于信息时代的电子档案管理应用探讨【摘要】现阶段，随着科学技术的发展，计算机的使用逐渐普及化，不同行业都开始使用计算机技术，用于企业运营管理以及对电子档案进行管理。企业中的电子档案管理已经成为企业管理的重要内容。所以，在企业实际管理中，企业管理者就一定要对企业本身真实状况构建完善、合理的档案管理制度，进而提升企业在信息时代背景下的综合竞争力，保证企业能够健康长远的发展。文章通过对电子档案管理进行分析，探讨信息时代背景下，电子档案管理在企业中的实际应用，同时也为其他企业能够进行有效的电子档案管理提供参考。【关键词】信息时代电子档案档案管理随着信息时代

2、的到来，电子信息技术在迅速的发展，现如今，企业的档案管理逐渐从文书管理模式转变成电子信息管理模式，档案管理也开始适应现代先进科学技术。多数企业已经开始把企业的资料和档案结合计算机技术进行管理，不仅提升了档案管理工作的效率，减少了工作量，并且使档案查询也变的便捷。但是电子档案管理在实际应用上还有一定问题，等待解决。1电子档案的优点1.1提升档案管理工作效率信息时代背景下，采用计算机技术对企业档案进行有效管理，使企业档案具有信息化和电子化等特点，明显减轻了相关管理工作的工作量，使档案管理变的更加便捷，从而使企业档案管理工作更加系统化。以往企业都是使用文

3、书模式对其进行档案管理工作，工作人员经常会因为档案的检索和归档问题而犯愁，因为所有的档案规整、检索都由人工来完成，档案立卷，编档都是通过人工书写的方式来完成，工作效率长时间得不到提升，档案出现的错误也不容易被发现，而电子档案的运用就省去了人工处理档案的麻烦，工作人员只要使用几个关键字或者是词，就可以快速的找到想要的文件，既方便又快捷［1］。1.2有利于档案信息的查缺补漏电子档案使用计算机技术对档案进行录入存档，这样就可以避免因为档案不齐全，对纸质档案进行拆装的问题，并且可以随时对不完整的档案进行补充，对档案的查缺补漏非常方便。计算机技术的应用，不仅

4、减轻了档案管理人员的工作量，也有效的提升企业档案管理工作效率，不会出现因为人手不够，而出现的档案积压的现象出现。1.3使企业档案的保密性提升以往企业档案受到档案存储介质的影响，档案管理人员只能提供整卷的档案，通常情况下，档案借阅人都只会使用到档案中间的一部分，所以，档案借阅者就会看到企业整卷的信息，这种情况就导致了企业档案信息，可能会发生泄漏现象。电子档案就可以解决这一问题，通过档案检索，就可以从档案中提取借阅者所需要的部分，并将这部分信息制作成文件，再提供给借阅者，还可以有效的避免企业档案信息发生泄漏。传统的档案管理都是由人工进行归纳、建档的，一

5、般情况下，档案管理人员都会具有自身主观性，按照自己的主观意志对档案进行管理，这样就使档案管理没有统一的管理体系，不仅不方便档案借阅人使用，还直接导致了企业的档案质量较低。电子档案的应用就解决了以上这些问题，提升企业档案管理的质量，并且在补充完善档案信息上，节约大量时间，从而提升档案管理质量。1.4提升档案管理的工作质量档案管理工作的根本目的就是方便阅读和利用，想要提供可靠的档案信息，就要具有高质量、高水平的档案卷宗作为基础。由于传统档案管理都是由人工来进行书写，随意性很大，不能做到档案立卷的统一，这就导致档案管理水平得不到提升，也给阅读和使用人员造

6、成困扰。使用计算机技术对档案进行记录，不仅可以提升书写速度，还减少了相关人员的工作量，档案人员就可以有大部分时间进行档案的补充和二次编写，既提升了工作效率，又充分发挥了电子档案的时效性。2电子档案管理应用中的问题2.1电子档案管理普及率较低现阶段，计算机的使用得到了很大程度的普及和推广，但是在大部分企业中，电子档案只是在企业会议、办公、企业与部门、部门与部门之间的沟通上使用，相对运用的频率较低，在企业档案管理方面使用的也相对较少［3］。部分企业虽然使用了电子档案管理软件，但是从没进行深入应用，多数只是用于档案目录管理上。2.2没有给予电子档案管理充

7、分的重视多数企业中的档案管理人员，对已经整理好的文件，图片打印完成以后就容易忘记电子档案的保存，而对档案的备份就更少了。时间一长，企业电脑中的信息可能被删除或者是被其他信息覆盖、修改，电脑的自身故障导致的资料丢失，都会造成档案信息失去管理的价值。因为，档案工作人员没有给予电子档案充分重视，致使电子档案管理如同虚设。2.3电子档案自身问题企业的电子档案存储方式通常会使用光盘、磁带、移动硬盘，这种方式通过计算机技术把档案信息刻录到光盘上，方法既复杂又不稳定，并且光盘和磁带等在发生破损时，会导致档案信息的直接丢失、或者是信息不完善等现象，致使档案信息失去

8、本身价值［4］。由于企业对存储电子档案的介质没有统一的存放标准，档案管理人员可能会随意带出，并且电子档案还有一定开放性，这