佛塑erp-ps项目业务指导书--文档信息维护

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1、佛塑ERP-PS项目业务指导书DMS-项目文档管理部分项目文档信息记录维护一、DMS文档信息记录维护3文档信息记录基本数据维护31.1.1创建文档信息记录的屏幕31.1.2维护信息记录的文档数据51.1.3上载文档信息记录的文件内容61.1.4文档信息记录间的层次关系维护81.1.5文档信息记录的结构关系维护91.1.6文档信息记录对象链接维护131.1.7文档信息记录的分类数据维护14二、文档特性和分类维护16文档分类特性数据维护16分类数据维护19一、DMS文档信息记录维护文档信息记录基本数据维护业务描述•各业务部门对项目文档进行管理吋，在系统内创建DMS文档执行

2、此项操作。•从项目开始直至验收使用过程的所有文档，都可以通过此业务流程维护项目文档，项目文档信息记录基本数据包括项目文档的编号、文本描述、文档使用部门、创建人、权限组、文档A包含的项目文件、各文档间的层次关系、结构关系、分类特性、对象链接。所有这些信息数据在文档信息记录中都需要分别维护。处理凭据•根据项目组审核通过的《文档维护申请表》内界，作为录入系统数据的來源。操作部门及角色操作部门角色项目主数据维护员项目文档管理员系统操作1.1.1创建文档信息记录的屏幕系统菜单路径后勤一核心功能一文档管理一文档一创建事务代码CV01N项i文档编码定义：XXXXXXXOOXXOOO

3、XXX文档的编码共17位，编码段说明如下所示：项目文档编码XXXXXXX00XX000XXX编码定义文档前七位，表示项目编码，便于根据进度维护文档项目文档创建的年度后两位不同项目文档的归档范围不同项H归档范围文档的归档分类项目文档的流水号值范围七位字符或荞数字两位数字M位字符/数字三位数字三位数字一、DMS文档信息记录维护文档信息记录基本数据维护业务描述•各业务部门对项目文档进行管理吋，在系统内创建DMS文档执行此项操作。•从项目开始直至验收使用过程的所有文档，都可以通过此业务流程维护项目文档，项目文档信息记录基本数据包括项目文档的编号、文本描述、文档使用部门、创建人

4、、权限组、文档A包含的项目文件、各文档间的层次关系、结构关系、分类特性、对象链接。所有这些信息数据在文档信息记录中都需要分别维护。处理凭据•根据项目组审核通过的《文档维护申请表》内界，作为录入系统数据的來源。操作部门及角色操作部门角色项目主数据维护员项目文档管理员系统操作1.1.1创建文档信息记录的屏幕系统菜单路径后勤一核心功能一文档管理一文档一创建事务代码CV01N项i文档编码定义：XXXXXXXOOXXOOOXXX文档的编码共17位，编码段说明如下所示：项目文档编码XXXXXXX00XX000XXX编码定义文档前七位，表示项目编码，便于根据进度维护文档项目文档创建

5、的年度后两位不同项目文档的归档范围不同项H归档范围文档的归档分类项目文档的流水号值范围七位字符或荞数字两位数字M位字符/数字三位数字三位数字SAP文档(s)摘g(i)碎到袒)附加(以坏塊(幻初始(2)系炫(X)稅助Qj)aO©eQG-d^••-in囡㉜®創建凭证:初始屏赛需输入字段及其含义字段名称字段说明备注凭证根据文档编码规则输入与文档类型相匹配的文档编码。项目模板文档使用内部编号，由自动生成；项0文档使用17位外部编号。必输文档类型输入文档类型，划分与项目大类的分类内容一致，使用三位编码。详细规则参见《项目文档分类定以及编码》必输凭证部分输入组成文档内容的不同部分

6、，首次创建时输入‘000’必输凭证版本输入文档的版本内容，首次创建时输入‘00’必输模板创建新项0文档吋，可参照相同文档类型的模板拷災。选择输入注意:•文档部分使用三位数字作为保存归档资料的又一个管理单元;属于项目应用过程产生和使用的文档都可以通过原有的文档版本复制产生新文档；属于模板类的文档,只有‘00’作为唯一的版本编号，以保证模板文档的唯一性，参照文档模板创建项目文档时，不允许对原有模板文档的版本编号进行修改。1.1.2维护信息记录的文档数据文格(g)做8(g)的J(g)附加杯坡(Y)初始⑼系统(x)稱助Qj)wp3□喊©颂a(D6V(1)(300)fepgct

7、evOVR需输入字段及其含义字段名称字段说明备注描述输入文档的长、短文本内容描述必输文档状态根据系统的标准工作流，对不同时期的文档没置对应的文档执行状态，巾系统提供输入文档状态参考网络必输用户系统默认为创建DMS文档的系统用户，川'手工修改为文档管理人员必输实验室/办公室输入文档创建、管理或者使用的部门必输权限组对每各文档单独授权吋输入权限组内容，缺省吋，系统默认为非授权文档选择输入注意:•文档信息记录中的文档数据只是作为上载到文档信息记录中项目文件的管理数据来描述，但它是业务过程屮查找实际项目文件的关键字段。1.1.3上载文档信息记录的文件内容文格