行政办公材料管理办法

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1、山西联盛（集团）教育园区、农业园区工程建设总指挥部行政办公材料管理规定为了使指挥部行政物品管理做到科学、规范、合理，达到厉行节约、杜绝浪费的目的，特制定本规定。一、办公用品的采购计划制度：1、行政办公材料采购计划的提请：(1)各管理部门、各项目部负责提请的行政办公材料采购计划内容如下：a本部门专用设备、专用物品、专用印刷品采购计划；b本部门电子自动化办公设备、软件、维修配件、耗材的采购计划；c指挥部批准由本部门组织或自行组织的各类活动需求物品的采购计划；d本部门员工培训、学习资料。(2)、行政部负责提请的行政办公材料计划采购计划a文体活动需

2、求设备、物品；b健身运动需求设备、物品；c职工教育需求设备、物品。d指挥部统一配置的办公、生活设施、用品；e员工餐厅、物业管理、保安管理、人力资源管理需求设备、用品；f参与集团公司活动，管理公司举办的各类活动需求的设备、物品；g劳动保护用品、福利用品；h上述未载明的设备、物品。2、行政办公材料采购计划提请填写《山西联盛（集团）教育园区、农业园区工程建设总指挥部物资需求计划表》（表样格式见附表）。3、各部门每月25日～30日，将正常消耗行政办公材料采购计划，呈请相关领导审核签字后，由行政部统一分类汇总集中采购。4、行政办公材料采购计划的审批责

3、任及流程：部门（科室）——项目总经理——分管副总——总指挥——行政部采购二、行政物品供应商指定及合同订立：1、与财务接轨和业务相关联办公软件原则上选择“用友”公司软件，并原则选择提供财务软件的供应商；2、其它物品（政府主管部门指定除外）统一在联盛超市采购；3、联盛超市不经营的小型物品及印刷、写真、大型复印、扫描等业务，经分管行政领导批准后，可另行选择采购；4、联盛超市不经营的大型设备和材料，由公司供应部负责购买事宜。5、行政物品采购，执行集团公司《招投标管理制度》，《合同管理制度》，行政物品采购的合同签订流程，按集团公司合同管理制度中的流程

4、办理，填写合同审批单，依据合同审批单中总指挥批示签署合同。三、办公用品入库和保管1、材料会计将材料管理员入库的办公材料按照发票或供货清单及时记账；2、材料管理员要及时核对供货单位提供的供货清单和实际入库材料数量；3、入库以后由材料管理员将办公材料科学分类、摆放整齐、保证办公材料的完好状态。4、a入库单审核签字：行政部部长或副部长b入库批准单审核签字：保管、材料会计----行政部负责人——项目总经理——行政部（按月审核）——财务部（按月审核）四、行政办公材料出库审批责任及流程：1、领用行政办公材料出库签字：部门指定领料人——部门负责人——项目

5、总经理——行政部负责人2、公司举办各种活动用品，公司副总以上领导办公用品出库：行政部指定专人领用——行政部部长3、劳保福利用品：部门指定领料人（附明细）——部门部长——行政部部长4、各部门将本月所需的办公用品按照本部门当月的计划在本月5日前经相关领导审批后，及时领取；5、为了规范、方便管理、各部门对办公材料实行专人负责办理材料出库、材料计划。山西联盛（集团）教育园区、农业园区工程建设总指挥部行政部办公材料采供流程部门提出办公材料采购申请（填写办公材料计划单）项目总经理（批示）行政科科长安排专人负责采供行政部部长（执行）总指挥（批示）行政科材

6、料会计入账山西联盛（集团）教育园区、农业园区工程建设总指挥部行政部办公材料出库流程材料保管员根据部门申请办公材料制材料出库单行政部（审核）日常办公耗材部门负责人批示接待用品和形成资产的办公材料行政部行政科长审核行政部部长（审核）材料出库材料保管员记账山西联盛（集团）教育园区、农业园区工程建设总指挥部行政物品领用制度“厉行节约，严控消耗”是我们管理的宗旨和原则。为了尽快规范管理体制，使行政工作尽快走上制度化、规范化、程序化运行轨道，特制定此制度：一、行政物品领用要规范有序。各单位月初必须做好计划、说明用途，经相关领导批准后，在行政科统一开票领

7、取。任何部门及个人都不得盲目领用。二、所需物品领用，必须经所需部门部长和行政部部长核实签字后，方可领用，未批准不得领取，绝不能先领取后签批。三、计划做好后，各单位负责派专人到行政科领取，其他人不得代领（特殊情况除外）。四、订书机、计算器、笔筒、帐架、垃圾筒、钟表、烟缸、铁簸箕、脸盆、水壶、暖壶等行政办公用品，只配一次，丢失自负。五、其它日常消耗品，如纸张、胶水、墨水等各单位根据实际需要开票领取。山西联盛（集团）教育园区、农业园区工程建设总指挥部行政物品核查制度为了使公司后勤工作能有条不紊地运行，做到行政办公用品不丢失、不损坏、不外流，特制定

8、以下制度：一、各单位行政办公用品要时刻保持完好无损，各单位一把手为第一责任人，如有损坏、丢失，照价赔偿。二、各单位如有损坏、丢失的物品（办公室或现场），必须立即报行政科处理；如不