用友u8费用管理与费用计提解决方案

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1、用友U8费用管理与费用计提解决方案1费用管理1.1系统流程费用,是企业控本降耗,提高企业经济效益的重要控制指标。在制药行业,费用控制比成本控制具有更重要的意义,因为费用大约占到销售收入的50%左右,而成本只占销售收入一般不足10%。根据会计学重要性原则,显然在制药行业费用控制远比成本控制重要得多。费用控制只是费用管理的一个方面,费用管理的重点不在控制,更在于费用的有效投放。提高费用的投入产出效果是费用管理的重中之重。《费用管理》管理的费用范围包括销售费用和管理费用。《费用管理》为用户提供费用预算的编制,费用报销的支付,费用报销的预算控制,费用的投入

2、产出效果分析等功能。流程说明:Ø编制费用预算,费用预算可以手工录入,也可以从excel表中导入,还可根据纯销或回款直接计提生成费用预算。费用预算在审批后下发执行。Ø由业务员提出费用申请,费用申请受费用预算控制,即只能在预算内提出费用申请。一般而言,市场费用才需要走申请流程,象日常费用报销多简化处理,直接填费用报销单。Ø经审批后的费用申请单,可以参照生成费用报销单。费用报销单也可以手工填制。费用报销单可以支付现金,也可以冲抵先前的借款。费用报销单经权责人审批后传给会计部门编制会计凭证,传入用友总账模块。Ø从费用费用申请到费用报销各环节,都可以设置审批

3、流多级审批。可以按报销金额大小设定审批人,可以按超预算金额大小设定审批人,可以按预算项目、费用管理类、客户、部门、报销人等多角度设置审批人。1.2预算管理子系统预算项目:预算编制和预算控制的明细项目。可以灵活定义预算项目,可以为不同的预算项目指定不同的预算控制口径(按部门+人员+客户+项目多种组合)。比如把预算项目定义为招待费(按人员控制)、差旅费(按部门控制)。费用预算单:按照预算项目和预算口径定义费用预算的专用单据。可以手工录入费用预算单;也可以在excel表中先行编制费用预算再导入到费用预算单中;在纯销实现时,按规则在纯销单中计提可用费用,自

4、动生成费用预算单;在回款时,按规则在回款提成单中计提可用费用,自动生成费用预算单。支持预算调整,可以调增,也可以调减。预算控制:可以定义费用管理类与预算项目的对应关系。可以是多个费用管理类对应同一个预算项目。比如可以把预算项目定义为办事处日常费用,费用管理类的办公费、差旅费、水电费等都对应于办事处日常费用这个预算项目。费用报销时,只要录入费用管理类,系统就可以自动匹配带入默认的预算项目。默认的预算项目可以修改,用于调剂余缺。根据选项,当月的预算结余或预算透支可以转入下月。预算控制力度分为超预算时提醒,超预算时强制终止,不控制等选项。绝大多数企业,都

5、是超预算时不容许保存单据,但也有少数用户要求超预算走审批流审批使用,U8费用管理软件同时支持这两种模式。预算超支可以走审批流进行审批。等待审批的信息可以通过短信、邮件、U8平台消息通知审批人,提请审批。审批时可以输入审批意见。审批意见可以通过短信、邮件、U8平台消息反馈给提交人,提请按审批意见修改。1.3借款管理子系统借款单:是处理备用金借款、市场开发借款、市场活动借款等员工各种借款的专用单据。可以多角度记录借款用途,包括借款用于的费用管理类、费用会计类、客户、存货、项目(如某项市场活动,进院开发)、客户联系人(如某医生、医院库房主管)等。还款单:

6、用于记录借款归还的专用单据。可以直接选择借款单还款,支持多次还款,支持一个员工替另一个员工还款。可以在费用报销时选择借款结算生成还款单。可以根据活动申请单、医院开发申请单向业务员借款。借款明细表,详细反映员工借款和还款情况。1.4费用报销子系统费用申请单:是业务代表提交费用的使用申请,以及费用申请的多级审批的专用单据。应用场景:业务代表要在某个药店(或超市)举办市场宣传活动,先提出费用使用申请,申请金额2000元,按照申请金额的大小由相应的权责人(办事处经理、大区经理、销售付总、总经理)审批后,申请可以付诸实行。费用申请提出时占用预算额度,根据选项

7、,超预算时单据不能保存,或超预算时可以走审批流申请审批。费用报销单:是用于记录营销活动或企业管理活动发生的各项费用的专用单据。费用报销的结算对象可以是业务员也可以是客户。比如报销的差旅费、招待费等结算对象是业务员,报销的市场支持费用结算对象是客户(比如药店、超市)。费用管理模块为费用提供两种分类方法:一是费用管理类,只用于内部管理,不对外,二是费用会计类,用于编制会计凭证。用户可将费用管理类分作如:学术推广费、临床试验费、商业咨询费、市场开发费等;将费用会计类分作如差旅费、会务费、业务招待费等。费用管理类与会计类经纬结合,既真实记录灰色支出,又有效

8、抹平灰色支出痕迹,将灰色支出有效隔绝于外部审计视线之外。比如:临床费是一种敏感的费用,但在药品销售中却又必不可少。临床费付

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