关于提升高校院系行政管理水平的一点思考

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1、关于提升高校院系行政管理水平的一点思考摘要：提高高校基层院系行政管理水平，必须首先加强院系行政领导能力的建设，同时，要进一步优化行政岗位设置和人员素质，全面加强行政管理工作的制度建设及科学合理的管理服务评价标准，是提高院系管理服务水平的关键。关键词：行政管理服务；能力建设；队伍结构；管理制度改革开放30多年来，高等教育管理体制、管理模式、管理理论等方面的改革不断深入。高等学校为了进一步适应办学规模的不断扩大，提高教学质量、科研能力和管理水平，先后进行了一系列校内管理体制的改革。例如将高校原有的“系”合并为“学院”，实行了学校与学院的两级管理模式，将学校管理的重心下移至院系，使

2、院系成为了高校管理工作的前沿。因此，提升院系行政管理能力和服务水平、提高工作效率等等对高校行政管理工作的可持续发展都具有极其重要意义。本文拟就个人在日常工作中的所见所闻谈些粗浅的看法。一、院系行政管理服务工作中存在的不足高校院系的行政办公室是一个直接为教学、科研服务，为教师、学生服务的基层行政管理、服务机构。其管理服务工作涉及方方面面、上上下下。在日常行政管理服务的工作中，虽然我们尽了很大努力，完成了各项工作任务，取得了一定的成绩，但距离社会发展对高等教育管理改革的要求和学校对院系行政管理工作的要求还存在一定的差1、缺乏对行政管理工作的管理意识和方式的创新思维。对院系行政系统

3、管理工作思路不清、按部就班、没有创新，没有突破；在日常工作中往往见小不见大，忽略站在高点上的全局意识，对工作中存在的问题往往强调客观因素多，主动分析主观原因少；在深化院系行政管理工作改革面临较好机遇时，往往表现为优柔寡断、瞻前顾后、缺少担当。2、人员结构变化与岗位分工调整不协调。由于高校改革中的院系合并，致使部分原本工作人员较多的老院系行政、后勤人员进一步汇集。为了维持稳定、和谐的大局，各院系又千方百计安排富余人员，其中包括争取增加行政编制、供养闲人等方式，这就形成了有尚在编的部分行政人员的工作量严重不足，出现了“一岗多人”“因人设岗”和“因人设事”等现象。时至今日，随着行政

4、队伍的自然减员和新人的招聘选拔，院系行政队伍的人员结构正在逐步完成由老龄化向年轻化、由低学历向高学历的转变。这在客观上使院系行政人员队伍得到了初步优化。但是，原有行政人员的工作范围和职责并未随之进行全面的梳理与调整、合并，反而继续因袭原有的不合理的人员设置，把自然减员后应该优化、合并、重组的岗位继续招聘新人接替，继续保持和延续了人员分工不合理和工作量分配上严重的不均衡现象。3、工作能力与岗位职责不协调。高校院系的行政办公室是一个直接为教学、科研服务，为教师、学生服务的基层行政管理、服务机构。院系行政系统各办公室面对的服务对象和岗位职责虽然各有不同，但对各办公室工作人员的基本素

5、质和工作能力的要求应当按岗位职责的要求选定。对各办公室主任岗位应当要有一定的学历、能力要求。有些办公室工作人员由于学历、能力、工作经验无法达到岗位职责的要求，为了完成某些由于该岗位工作人员能力不及而无法完成的工作时，院系还要为该岗位的行政工作人员聘请本院系的研究生为其做“助理”，协助完成该岗位的行政人员不能胜任的某些工作。4、考核激励机制还不完善。在管理服务的评价方面，缺乏对院系部分行政岗位工作的较为全面的了解和客观评价，对每个人所从事的工作量及对工作的完成情况（质与量）缺乏全面、科学的考核与评估，仅有每年年终在一定范围内对行政人员进行的“测评”。这种“测评”虽有一定程度的参

6、考意义，但由于缺少刚性考核指标，也不乏某些评价带有太多的个人感情色彩，致使“会哭的孩子吃奶多而挫伤了大部分踏踏实实工作的行政人员的积极性。5、缺少完整的、操作性强并行之有效的行政管理制度及工作流程。目前，大部分办公室无管理制度可循，仅个别办公室虽有部分管理制度，但多年来也未能及时修订。在行政管理工作中，不是靠制度管理，而是采取较为随意的管理方式，就连最基本的日常工作考勤都没有统一的明文规定的考勤管理规则。另外，行政各办公室的各项业务工作都有一定的办事程序，大部分老师、学生对此并不十分了解，致使他们在办事过程中增加了时间与精力成本的支出。二、解决行政管理工作存在的问题，提升行政

7、管理服务水平以上这些问题和不足有历史原因，也有现实原因。既有来自领导层面的，也有来自普通行政管理人员的。如何进一步提高院系的行政管理、服务水平，笔者认为：1、加强行政领导能力的建设。首先要进一步提高对院系行政管理工作重要性的认识，要身在其位善谋其政，理清思路；要主动进取、锐意改革；要善于协调院系行政系统各办公室之间和工作人员之间的分歧与矛盾，加强各办公室之间和工作人员之间具有实质意义和一定水平的沟通与交流，切忌简单的形式模仿；要正视行政管理服务工作中存在的问题，敢于承担领导责任，敢于抓工作中的主要矛盾，