河北省土地整治项目档案收集与管理

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1、b)河北省示范建设项目档案收集与管理培训班培训讲义河北省土地整理服务中心2013年3月b)总目录一、示范建设项目工程档案资料收集、归档的基本要求、项目立项、验收和招投标资料收集、归档的基本内容、形式和要求二、项目监理、工程施工资料收集、归档的基本内容、形式和要求三、项目工程变更、后期管护及村民监督资料收集、归档的基本内容、形式和要求b)第一部分、示范建设项目工程档案资料收集、归档的基本要求、项目立项、验收和招投标资料收集、归档的基本内容、形式和要求主讲人：郑小刚河北省土地整理服务中心b)目录第一部分档案资

2、料收集、管理整理基本要求1一、项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义1二、当前档案资料管理主要存在的问题1三、项目档案的归档2四、项目档案归档原则3五、项目档案归档文件3六、归档质量要求5七、资料组卷及编码要求5八、项目档案资料目录6第二部分项目立项、实施前准备、验收档案内容和要求10一、项目立项资料审批资料10二、项目实施前准备资料11三、项目报验资料15四、项目后期管护资料17a)为规范示范项目档案内容和规范管理，依据是河北省土地整治项目管理办法》（冀国土资发〔2013〕4号）、《土地开发整理项目

3、验收规程》（GB/T1013-2000）等。编制此次授课讲义，和一起学习沟通，有不妥之处，请大家指正。第一部分档案资料收集、管理整理基本要求土地整治信息档案管理是指对项目运行和积累的文件资料进行收集、整理、归档、保管、移交、利用等一系列工作。信息档案是项目管理工作的重要组成部分。《土地开发整理项目管理暂行办法》规定：“项目申报单位应做好项目成果有关档案管理工作，从项目申报到验收通过的有关文件和资料，要收集整理，立卷归档，妥善保管。”土地整治项目信息档案是土地整治项目验收及后评价必不可少的材料。同时，国土资

4、源信息化建设不断推进，土地整治也需要建立完善信息系统，实现土地整治规划以及项目管理的数字化、信息化，而项目管理的数字化、信息化需要以大量的项目信息档案资料为基础。一、项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义1、重要性项目资料的重要性表现在一下几个方面：（1）项目资料是项目全过程的真实写照，也是将来接受各级部门检查、审计和处理经济纠纷的重要凭证；（2）项目资料是工程质量控制的重要依据，对工程质量审查及工程质量事故的追查起查考作用；（3）项目资料对工程建设的审计及惩治腐败起查考作用；（4）对其他工程起借鉴参

5、考作用。2、重要意义全面反映项目管理的过程，及时了解工程建设情况，为工程建设管理提供必要的工程决策信息，有利于加强对工程的监督，有助于提高以后项目的工程管理水平。二、当前档案资料管理主要存在的问题1、部分文件原件不齐全a)个别行政部门、设计、监理、施工单位下发的重要文件是复印件，难以满足工程资料档案管理的质量标准要求。2、部分档案资料填写存在误差有的原始资料不能做到与工程同步进行，导致档案资料与事实产生误差，造成了各种建材的质保书和合格证不全，不能全面的反映工程的建设和质量；有的原始资料不按分类要求成册，

6、成册的缺少目录或目录不准确。3、原始签证资料格式不规范部分监理和施工单位原始资料未统一内容和格式，而是在施工过程中，不断增添内容和更换种类，资料格式不统一、不规范，不便统一装订组卷。有的资料员在资料编制过程中，一方面由于对工程进度不了解，资料的内容不能与实际的施工进度情况相符；另一方面，不熟悉施工工艺操作过程，在资料表格编制的过程中，出现该有的项目内容没有填，不该有的项目内容却填了。原始资料的文字字迹潦草，使用不规范的汉字，甚至还有错别字，修改后不加盖单位章或没有修改人的签字，给后期竣工资料编制工作带来极

7、大的困难。4、竣工资料移交不及时不能按规定及时移交工程竣工资料，造成统一管理的时间延误，甚至导致竣工资料丢失。5、档案管理混乱，无专人负责主要表现在档案收集存档时档案资料杂乱混杂，不能分门别类归档；无专人管理，或管理人员无相关管理知识，只是对资料进行简单的罗列和存放。三、项目档案的归档项目档案是指从项目前期工作、实施管理、竣工验收到交付使用及后期管护各阶段所形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，所以必须建立项目档案管理制度。项目建设过程中，项目承担单位、设计单位、施工单位、监理单位等

8、应在各自得职责范围内负责项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作，属于项目承担单位归档范围的档案资料，有关单位应按时、保质、保量移交项目承担单位，项目承担单位应对移交档案资料的单位技术负责人履行审核签字手续。a)项目资料可以按文书类、技术类、财务类和其它类进行分类；也可以按立项阶段、实施准备阶段、施工阶段、验收准备阶段、验收阶段和后续利用管护阶段等分类。项目档案资料登记应按性质和时序分别进行。项目档案归档时间，可分阶段在