基于成本管理的高校数字化档案管理项目研究

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1、基于成本管理的高校数字化档案管理项目研究：针对高校数字化档案管理项目建设的要求，要从成本管理的角度对项目成本进行控制。通过对成本管理的定义和基本的方法进行阐述，结合某高校数字化档案建设项目，对其成本进行预算；针对成本预算表，就影响成本预算的因素进行分析和阐述；提出数字化档案项目建设成本控制的对策，从而为高校数字化档案管理建设提供参考。关键词：成本管理；WBS方法；檔案管理：F47文献标志码：A：1673-291X（2017）29-0177-02当前，我国已进入信息化时代，学籍档案涉及范围也越来越广泛，如出国、就业、教育、评

2、职称等各个方面。因此，加强对学生学籍档案的数字化管理成为目前信息化背景下思考的重点。但是部分高校依旧使用落后的学籍档案管理方式，这种方式已经不能适应现如今学校的工作状态。为此，为改善学籍档案管理方式，结合成本管理理论，提出一种数字化档案管理项目，目的是充分发挥数字化档案管理的优势，以提高学籍管理工作的效率。一、成本管理理论1.定义对成本管理来讲，就是保证项目在计划范围以内完成。其主要包括确定所需资源的种类及其具体的需求量、估计成本并具体分配、制定成本的预算表等。目前，成本管理理论主要包含两个内容，分别是作业成本管理和全面成

3、本管理。2.方法——WBS成本管理法目前，针对项目建设的预算有很多种成本预算的方法。本文选择WBS工作分解法进行详细介绍。WBS法的应用有一定的前提要求，包括保证需求完全划分、拟定完整的步骤、绘制WBS表。在满足前提条件后，方可进行成本预算。WBS法要求先将工作结构合理分解到可以操作的程度，比如具体的某一环节需要哪些物料等，然后再进行具体到每个WBS要素的成本预算。3.数字化档案管理项目成本预算采用上述的WBS法进行成本预算，绘制成本预算表。其主要内容包括项目阶段、时间、成本构成以及成本预算。而结合数字化档案管理项目的实际

4、，将其成本预算表设计为表1所示。二、影响学籍档案数字化项目成本控制的因素1.项目时间因素学籍档案管理系统项目开展过程中，时间难以控制，时间的延长与过度减少都会增加项目的成本，因此学校为能尽量保证在合理范围内控制时间，这就需要了解项目成本与其开展的时间之间的关系，具体关系如下图所示：由图1可知，T点（合理）所对应的是C点（合理）。通俗来说，当达到合理时间的最低点，此时成本最低。这个点也就是项目成本管理最合理的点。同时，观察可得，项目时间T延长时，项目成本也会因为人工费等各种费用的增加而增加；相反，项目时间压缩，导致工期紧张而

5、不得不抢工，必然会产生更多不必要的抢工费等其他费用，这样当然会导致成本的增加。因此，应合理控制时间，这样才可以保证项目成本最低。2.项目质量因素学籍档案管理系统的时间因素会或多或少影响项目成本，但质量因素才是真正直接影响项目成本的因素。如果一味追求过高的质量，成本投入必然会增加；相反，如果质量不合格，无法达到要求，就需重新返工或者其他弥补的措施，这样也会导致成本增加。因此，质量过高或过低都会增加项目成本。具体情况见图2。图2中通过鉴定成本、预防成本以及故障成本来综合反映成本与质量的变化。鉴定成本是指验收项目质量的费用，预防

6、成本是指前期为了预防发生项目不合格或故障的情况产生的费用，而故障成本则是为解决项目不合格的费用，比如因项目质量不合格而导致返工的返工费，维修项目的维护费等等。从图2发现，当项目质量差或不合格时，即项目质量处于改进区时，为使项目质量合格，达到适应区或至善区，往往会选择对项目进行维护甚至是返工，这样故障成本就会大大增加，综合的成本也会增加；然而，如果一味过度追求项目质量，想达到至善区，在项目技术设计上就会投入更多的人力物力，也就是前期的预防成本会大幅度提高，这样也会导致项目综合成本的增加。因此，其实只需将项目质量控制在适应区即

7、可，不必追求过高的质量要求，也不可降低质量，这样就可避免不必要的鉴定成本、预防成本或故障成本增加，从而更好地达到控制成本的效果。3.项目技术方案因素除了上述介绍的时间因素和质量因素，技术方案因素在控制成本时也是至关重要的。项目的技术方案不同，会导致项目质量不同，也会影响项目实施时间及进展。确定合适的技术方案，可以控制时间在合理范围内，同时保证项目质量达到适应区，以保证不会增加不必要的成本。若项目技术方案选择不当，则会产生各种问题，如时间增加或质量问题，这样都会导致项目成本的增加。需要注意的是，项目技术方案可以根据实际情况进

8、行改变，以追求最好实施效果。三、学籍档案数字化管理项目成本控制措施在学籍档案管理系统中，结合高校实际情况，具体使用以下措施来保证成本的合理控制。1.从技术方面采取措施采取技术措施就是通过调动技术人员积极性，选择合理先进的技术方案、技术方式等达到节约成本的目的。首先，在对技术人员的管理上，要使用合适的管理