现代企业办公文员胜任力调查研究

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1、现代企业办公文员胜任力调查研究[摘要]办公文员是现代企业重要的人力资源。但当前对该群体的研究有待深入。本文将结合调研数据，从办公文员的概念界定，现代企业办公文员胜任力的构成，当前办公文员胜任力建设中存在的主要问题以及如何提高这一群体的岗位胜任力等方面进行分析和探讨。　　[关键词]现代企业；办公文员；胜任力doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.10.032　　[]F272.92[]A[]1673-0194（2013）10-0061-04　　办公文员是现代企业普遍设置的职位，是企业有效运转的重要元素，发挥着极为重要的基础性作用。但当前对办公文员群体的关注和研究存在

2、诸多欠缺。自2010年以来，笔者采取文献资料法、问卷调查法、访谈法等方式，就现代企业办公文员胜任力的有关问题进行专题调研。调研对象包括企业行业专家、部门经理或主管、办公文员等，共涉及50余家企业、学校和行业协会的100多人。调研内容为办公文员的概念界定，现代企业办公文员胜任力的构成，当前办公文员胜任力建设中存在的主要问题以及如何提高现代企业办公文员的胜任力等。　　1概念的界定　　厘清概念是理论探讨和实践工作的逻辑起点，所谓“必也正名乎”。“文员”一职由来已久，远可溯及商周时期，且与“秘书”联系甚密。新中国成立后，在政府机关和军队中帮助上司处理文书、事务的工作人员被称作“秘书”和“文书（文员

3、）”。当然，此处的“秘书”与“文书（文员）”除任职单位不同以外，工作内容也存在着区别。文员属于比较单纯的技术性、事务性操作人员，主要从事记录、打字、文书制作、接待、收发、接打等工作。秘书则除文书、事务工作之外，同时担任辅助领导实施管理的任务，如组织会议、参与计划、撰写报告、调查研究等，即“既要参与政务，又要管理事务”。秘书的身份、地位、级别、待遇总体上要高于文员。到20世纪80年代以后，“秘书”和“文员”通常被统称为“秘书人员”。　　西方国家与此类似。美国企业将打字员、接待员、录音员、复印员、文书制作管理员等办公室内单纯技术性操作人员称为“文员（clerk）”；而将“兼顾文书、事务、初级管

4、理”的人员称为“秘书（secretary）”。英国政府机关的秘书被分为行政级、执行级、文书级、助理文书级等4个级别。前两级为高级秘书，可担任行政长官，后两级为中、初级文秘工作人员。在英联邦国家和地区规定，高中毕业生经过约1年的专业培训，通过打字、速记、办公室事务、人际关系等5门基础课程考试，即可担任“文员”，而只有经过相关权威机关的系统培训，取得17门专业课程的及格证书，并有5年以上文员工作经历的人员，才能担任正式秘书。　　根据《现代汉语词典》等工具书的解释，文员是指在企业、事业单位办公室中从事文字工作的职员。这种看法比较传统，也更加接近文员的原始含义。文员即文书工作人员，主要负责操作和运

5、行单位的文件信息系统。但结合当前企业办公文员实际工作内容来看，上述观点是值得商榷的。随着经济和文化的快速发展，社会人力资源总体水平的不断提高，以及文员个人职业生涯发展的客观需要，现代企业对文员的专业知识和职业能力提出更高的要求，工作范围和职责也不再局限于文书和文字工作。企业将文员定位为基层行政办公职员，自然也就要求文员应是宽口径的人才，要承担更多的工作职责。调研结果显示，现代企业对文员岗位工作内容的要求平均达到10项以上，涉及面非常宽泛，而且基本上都会标明诸如“完成上级交办的其他工作任务”之类的条款，要求办公文员不仅要具有过硬的文字工作能力，而且能够承担办公室事务管理、会议组织与管理、协调

6、与沟通、商务活动与应酬、行政管理等工作，甚至要求具备人力资源管理、财税金融以及法律法规等方面的知识，并对计算机和英语水平提出相应的要求。当然，不同公司对不同层次文员和不同类型文员的要求也不尽相同。一般来说，规模较大的企业岗位设置精细，分工的专业化程度高，对办公文员的单项能力要求也就更高。而中小型企业则更看重办公文员的综合素质和综合技能。　　从以上分析可知，现代文员在工作内容上较比以前更加丰富，也更为接近前文所述的秘书工作，且已有部分内容超出秘书工作的范畴，集语言文字、行政管理、秘书、经济等工作于一体，综合性和通用性强。由此得出，现代办公文员是指在组织运行中[摘要]办公文员是现代企业重要的人

7、力资源。但当前对该群体的研究有待深入。本文将结合调研数据，从办公文员的概念界定，现代企业办公文员胜任力的构成，当前办公文员胜任力建设中存在的主要问题以及如何提高这一群体的岗位胜任力等方面进行分析和探讨。　　[关键词]现代企业；办公文员；胜任力doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.10.032　　[]F272.92[]A[]1673-0194（2013）10-0061-04　　办公文员是现代企