商务礼仪之发邮件

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1、商务礼仪——发邮件关于主题一、关于主题添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。主题要提纲挈领。一定不要空白标题，这是最失礼的标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题一、关于主题最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”，也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是

2、“收着！”一、关于主题一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理一定不要空白标题，这是最失礼的可适当用使用大写字母或特殊字符（如“!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。回复邮件时应根据内容更改标题不要RE一大串一、关于主题最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。关于称呼与问候二、关于称呼与问候1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌

3、，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。二、关于称呼与问候不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。称呼是第一行顶格写二、关于称呼与问候2、Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是

4、称呼换行空两格写。结尾常写BestRegards，中文写“祝您顺利”之类，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。关于正文三、关于正文1、Email正文要简明扼要，行文通顺若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份。姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。点名身份应当简洁扼要，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。三、关于

5、正文Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。三、关于正文2、注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观三、关于正文3、E

6、mail正文多用1234之类的列表，以清晰明确如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论三、关于正文4、一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。三、关于正文5、尽可能避免拼写错误和错别字这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文，最好把拼写检查功能打开;如果是中文，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅

7、读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误三、关于正文6、合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。三、关于正文7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴三、关于正文8、不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻BusinessEmail不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在

8、某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)关于附件四、关于附件如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时四、关于附件附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件如果附件是特殊格式文