全面质量管理体系在企业档案管理工作中的应用

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1、全面质量管理体系在企业档案管理工作中的应用：随着新世纪信息化时代的不断发展，应用X络技术、数据库和多媒体技术等信息技术已经成为现代社会的标志和人类信息交流的主要工具。X络化给传统档案的管理带来了深深的影响，它在改变传统管理方式的同时，也对管理的质量提出了更高的要求，通过对传统环境下档案质量管理的研究发现事后检查式的质量管理方式已不能适应时代的要求，各研究者纷纷将流行于企业中的全面质量管理理论引入档案的质量管理中来，而在瞬息万变的X络时代，也给档案的全面质量管理提出了新要求。　　关键词：档案全面质量管理档案工作人员　　　　档案为经济建设服务，这是勿庸置疑的。但是为经济建设服务本身的内涵是十分丰

2、富的，它包括很多方面。我们不能一提到为经济建设服务，就狭隘地与获得多少经济效益划等号。因为保存档案的目的不是为了谋求利益，获得利润，而是为了造福于人类，为人类社会的生存和持续发展创造某种基本的条件，所以它的效益最终大多表现为社会效益。档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用。我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。　　一、档案全面质量管理的含义和特点　　全面质量管理的理论是六十年代初期形成的一门新兴的专门科学。它引起了世界各国的瞩目，起源于美国，我国自1978年推行了全面质量管理以来，在理论和实践上都有一定的发展，并取得了丰硕的成果。国家标准

3、中质量管理的定义是“确定质量方针、目标和职责。并在质量体系中通过诸如质量策划、质量控制、质量保证和质量改进使其实施的全部管理职能的所有活动。”这个定义在全面质量管理概念的理解汲取了现代数学方法、自动控制、系统工程、可靠性理论、工程心理学、价值分析等科学的成果，其主要标志是把管理、行政管理和统计方法有机的结合起来，建立起一整套质量工作体系，保证能经济地生产出满足用户要求的产品。其根本原则是：质量不能靠检查出来，而应该把质量建立在设计过程、生产过程、使用过程的基础上，并从这个目的出发，开展保证质量的各项活动。质量检查的职能相应地扩展为质量管理的职能，同时，由于全面质量管理体系涉及到市场调查、新品

4、开发、生产检验、销售服务等各个环节，质量的信息又通过质量部门反馈到设计生产部门，作为改进质量的依据，我们应该在推行全面质量管理和贯彻实施ISO9000系列标准的实践中，进一步探索、总结和提高，为形成有中国特色的全面质量管理而努力。　　所谓档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。它具有以下几个特点：　　1、全体人员参加。档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各处（室）所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员

5、等等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性，也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。　　2、全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。　　3、科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。　　二、全面质量管理在档案工作中的持续发展　　从以上观点来看，档案管理与全面质量管理并不矛盾，他们有着共同的理论基础：质量管理，目的是为了自觉而

6、系统地应用全面质量管理的思想和方法，来丰富档案的管理理论，加强档案工作的自身建设。这就意味着档案管理是全面质量管理在实践上的体现，贯彻档案管理标准的过程，则更是一个具体的持续发展过程。　　1、责任管理　　建立健全档案工作的各项规章制度，制定档案管理工作的标准规范，并且以程序图、系统图、X络图等形式，把它们形象化、直观化。在严格各项规章制度和岗位责任制的同时，加强思想教育，提高职业道德水平，把档案工作首先建立在遵循客观规律和发挥人的积极作用的基础之上。　　2、质量管理　　档案工作的形成、积累、收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用各个环节是一个有机的整体，哪个环节的工作没有做好都会影响到全局的

7、工作管理。因此，必须树立质量第一的思想，把档案质量贯穿在档案工作的始终，同时把文件材料的形成归档过程看成是一个无限循环的过程。不断将影响归档质量的信息反馈到新工作的开始中去。　　3、计划管理　　一方面在档案工作纳入技术管理制度、纳入技术人员职责范围的同时，必须纳入工作计划，才能使开展档案工作得到保证。　　另一方面还必须实行PDCA的工作程序，将计划、实施、检查、处理看作一个循环，并且使这个循环每转动一次，档案