最佳执行指引自我清单

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1、《最佳執行指引》自我評估清單機構名稱：___________________________第二組指引（機構請於每年十月底前呈交本清單予社會福利署）財務管理整筆撥款儲備的管理1.最合適的儲備水平（第二組）原則i.機構應按其大小規模及實際需要，自行發展一套規劃及評估機制以釐訂合適的儲備水平，並透過合適年期的推算以便作出有效監察。ii.機構在估計所需積蓄的儲備金額時要謹慎，但不宜過於保守或過於進取。準則及程序（第二組）Ö：已推行×：未能推行¡：籌備中機構對推行指引的意見i.機構應備有文件，簡述其規劃、評估及釐訂整筆撥款儲備水平的機制，內容包括：(a)有關儲備水平規劃及評估應定期進

2、行；(b)用以規劃及評估儲備水平的參考資料及工具，例如：薪酬架構、員工離職率、員工年齡分佈、機構預計收入與支出的增減、機構對受津助員工的合約承諾，以及長遠的財政平衡等因素，以規劃機構的發展及推算儲備水平，有關規劃及推算應於機構董事會作討論並記錄在案。ii.機構總幹事應定期向機構董事會報告儲備狀況。機構管治及問責管理策略2.溝通（第二組）原則i.5機構應於董事會、管理層、員工及服務使用者之間設立有效的溝通渠道，以確保機構能就整筆撥款津助有關的事宜收集員工及服務使用者的意見。準則及程序（第二組）Ö：已推行×：未能推行¡：籌備中機構對推行指引的意見i.機構應設立有效的溝通渠道，例如

3、：會議、單位探訪、電郵、問卷、意見收集箱等，以收集員工及服務使用者的意見。ii.機構應備有文件，列出機構董事會與管理層收集員工及服務使用者意見的常設溝通渠道。機構應提供適當渠道讓員工及服務使用者閱覽上述資料。3.董事會任期（第二組）原則i.機構董事會的成員組成若不受相關法例或會章所限，機構便應就董事會成員訂立更替機制，以確保董事會能持續發展。準則及程序（第二組）Ö：已推行×：未能推行¡：籌備中機構對推行指引的意見i.機構在沒有相關法例或會章所限的情況下，應就董事會成員，尤其是主席及主要職位（如秘書、司庫等），制訂更替機制。機構並應備有文件說明有關更替機制並讓公眾知悉，包括：服

4、務任期、連任次數等。4.董事會職能（第二組）原則i.就整筆撥款津助有關的事宜，機構應透過各種有效而合宜的安排，以加强董事會對機構及機構轄下各項社署津助服務的認識，從而加强其領導職能。準則及程序（第二組）Ö：已推行×：未能推行¡：籌備中機構對推行指引的意見i.機構應每年最少一次向董事會及其相關委員會提供5已更新的服務資料，包括機構轄下各項社署津助服務的目的、各服務單位的受津助員工及服務使用者人數等資料。i.機構應安排董事會及其相關委員會與受津助員工及服務使用者會面，以熟悉機構轄下各項社署津助服務的運作。在整筆撥款津助制度下，董事會的職責以及機構在社署津助服務的重要管理事項的決策

5、5.界定董事會的職能及責任（第二組）原則i.董事會及其相關委員會的職能、責任及成員名單應清楚界定並記錄在案。ii.機構應妥善區分董事會成員與高級管理層之間的職權範圍。準則及程序（第二組）Ö：已推行×：未能推行¡：籌備中機構對推行指引的意見i.機構應備有文件及機構管治架構圖，說明董事會、其相關委員會及高級管理層的架構及成員名單，以及其職能和責任，並區分董事會成員與高級管理層之間的職能和責任。ii.機構應提供適當渠道讓員工及服務使用者閱覽上述資料。6.社署津助服務的重要管理事項的決策（第二組）原則i.機構應就一些影響員工及服務使用者的重要事宜，徵詢他們的意見。ii.根據《整筆撥款

6、手冊》5.6段，一般而言，在機構出現會影響員工的變化時，機構的董事會應先徵詢員工的意見，其中包括：(a)更改現有職員編制；(b)更改薪酬組合或工作條件；及(c)重整及理順提供服務的模式，因應需要而更改人力調配的安排。iii.根據《整筆撥款手冊》5.8段，機構應考慮在切實可行的範圍內，盡量讓服務使用者參與服務重整、更改現有服務提供模式及監察服務表現標準。機構可透過多種渠道，例如服務使用者聯絡組、討論會或意見調查來收集服務使用者的意見。5準則及程序（第二組）Ö：已推行×：未能推行¡：籌備中機構對推行指引的意見i.機構應自行擬備文件及政策，說明機構在作出與整筆撥款津助有關的重要決策

7、時，如何收集及回應員工及／或服務使用者的意見，例如：會議、單位探訪、電郵、問卷、通訊、報告板、意見收集箱等。[上述重要決策的例子：(a)更改現有職員編制、人手比例等；(b)更改薪酬組合或工作條件；(c)重整及理順提供服務的模式，因應需要而更改人力調配的安排；(d)服務重整；(e)更改現有服務提供模式；及(f)監察服務表現標準。]7.社署津助服務的重要管理事項的決策結果(第二組)原則i.機構應適時向員工及服務使用者發佈與整筆撥款津助有關的重要決策結果。準則及程序（第二組）Ö：已推行×：未能推行¡：籌備中機