巧设空间促交流—哈佛商业评论

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1、.巧设空间促交流哈佛商业评论12年4月号　过去，员工闲聊常会受到管理层的限制乃至禁止。在许多老板眼里，饮水机旁的聊天只是大家不安心工作的一种表现。现在我们已经知道，工作当中大家偶尔碰到一起相互交谈，有利于合作和创新，许多公司还刻意设计相应的办公布局和文化氛围，但事与愿违，结果令人失望。　　请看北欧航空公司（SAS）的例子。1987年，该公司重新设计了总部的平面布局，用一条“中央大街”贯穿所有的功能区，包括咖啡厅、购物区、医务室、健身房等设施，以及几个多功能室，里面摆放着舒适的桌椅、咖啡机、传真机、复印机和其他办公用品。新设计意在促进员工之间的非正式交流，管理层也适时地向大家吹风

2、，希望员工们在这个新空间里能有更多机会碰头和邂逅。　　此举效果如何？收效甚微。一项针对员工交流的研究表明，在这些交流当中，发生在“中央大街”和咖啡厅里的仅占9%，发生在其他各个公共区的加起来也只有27%。尽管公司有良好的意愿，在设计新的空间布局上花费了很多心思，但是结果不尽如人意，员工之间的交流仍有三分之二是发生在各自的办公室里。问题究竟出在哪儿？　　其实，常识并不能很好地指导我们设计有利于员工交流的空间布局。例如，近来十分流行用开放式布局取代私人办公室，据说这样做可以鼓励社群意识和员工协作。相关学者开展了十多项研究来分析这种空间改造对员工行为的影响。有一些证据表明，取消办公室

3、的隔间、拉近人与人之间的距离，的确能增加人们的随意交流。但是也有几乎同样多的证据表明，开放式空间降低了私密性，因此这种办公布局非但不能促进反而会抑制员工的非正式交流。一些研究显示，身处开放式办公场所的员工，由于深知彼此的交谈可能被旁人听到或打断，因此谈话往往比原来更简短，讨论内容也更肤浅。　　以上两种发现都各有道理。不只是开放式办公格局，事实上任何一种办公布局的设计，都有可能增进或阻碍员工间的非正式交流，这取决于各种实体因素和社会暗示因素之间复杂的相互作用。过去12年中，我们就办公布局对员工交流的影响进行过九项研究，所涉及的组织遍及美国、欧洲和亚洲等全球各个地区。我们也曾纵览有

4、关该主题的大量文献，还采访了数十位经理人，了解他们办公室的设计改造情况。归纳起来，我们的研究揭示，办公空间能否促进员工交流，主要取决于以下三个维度的平衡：邻近性（proximity）、私密性（privacy）和许可权（permission）。用设计术语来说这就是所谓的“功能可见性”（affordance），它既包括实体功能，也包括社会功能。（关于“功能可见性”概念的更多内容，参见副栏“空间设计传递的信号”）　　最能促进交流的空间，应该一方面要移除障碍、让人们相聚，另一方面又要有足够的私密性，让人不必担心被偷听或受到打扰；此外，这种空间还应凸显出人们拥有自由聚集、畅所欲言的权利。

5、我们发现，以上要求无论在实体空间还是在虚拟空间里都适用，尽管虚拟空间的表现形式可能会有很大不同。无论在哪种环境下，若是把握不好平衡，都会让原本想促进协作的善意举动变成令人沮丧的败笔，造成意想不到的后果。关于北欧航空的那次失败尝试，虽然至今没有人正式研究过其原因，但是我们看到，它显然没有把握好平衡，任何一家公司若有意重新设计办公布局，都应以此为鉴。　　邻近性的含义　　人们通常认为，邻近性完全取决于物理空间因素，比如，员工彼此的距离有多远，他们与休息室之间相隔多远，等等。不错，距离的确很重要。在这方面，麻省理工学院（MIT）组织心理学教授托马斯·艾伦（ThomasAllen）有一个

6、很著名的发现：员工之间的交流频率随着他们办公室之间相隔距离的增加而呈指数级下降。这是他在观察研究了某研发中心后得出的结论。人们通常把这种效应称为“艾伦曲线”（theAllencurve）。他发现，即使在同一幢大楼内，身处不同楼层的研究人员之间也几乎从未有过非正式交流。　　不过，影响非正式交流的，并不仅仅是物理空间因素。所谓“邻近性”，取决于人们的通行模式，而这种模式的形成，同样有赖于社会和心理因素。事实上，物理空间的中心往往不如功能中心重要——比如，靠近出入口、洗手间、楼梯、电梯、复印机、咖啡机、饮水机等。艾伦认为，要促进思想的传播和分享，研发中心领导就应当创建一些包含多种共享

7、资源的空间。空间的社会特性也是物理布局的一个重要组成部分。　　私密性的重要意义　　我们曾研究考察过一家媒体机构，它的中央共享空间位于公司入口和各个私人办公室之间，放置有咖啡机、自动售货机、打印机和复印机等设备。人人都得从这个地方经过，但是没有人在此停留。至于其原因，据许多员工吐露，是因为这里人来人往、川流不息，不可能进行私人交谈。特别是，老板本人也经常过来喝咖啡，人们不希望自己的谈话被他听到。　　为保护私密性，实体空间显然必须满足几个要求。至少，人们需要确信自己与人交谈时不会被偷听。要做到这