excel在预算单位会计实务中的日常应用

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1、Excel在预算单位会计实务中的日常应用随着以电子计算机为主体的信息技术的发展，Excel其在会计工作中得到越来越广泛的应用，简化了很多繁复的会计工作过程。下面，通过预算单位在实务中常见的几例对Excel的应用说明这一问题。一、在零余额对账中的应用国库集中支付制度全面推行以来，因为无余额、风险低及系统内自带的电子对账功能，而使大家忽视了其与账务系统对账的重要性，容易造成付款时银行账户串户、付款出现重复、付款到公务卡被退票导致公务卡未及时还款而背负银行透支利息、支票过期而财务不能及时知晓等风险。很多人虽然意识到这个问题，有对账意识，可是又觉得无从下手。

2、将Excel作为中介，与账务系统（以用友为例）、财政集中支付系统（以内蒙古自治区集中支付系统为例）综合运用可以很好的解决这个问题。具体讲，可以分成几个步骤：1.以月为一个对账期间，首先，以出纳身份登录总账系统，点击“出纳管理”-“银行日记账”，出现“银行日记账查询条件”界面（如图1）。“科目”项选择“零余额账户用款额度”，点击“按月查”，选择所要查询的月份，确认后界面会显示所要查询的零余额账户的银行日记账，点击输出后，出现另存为窗口，将文件类型选择为*.xls，保存为Excel文件。2.打开内蒙古自治区财政厅国库业务管理系统，进入集中支付，点击国库业

3、务管理系统查询报表，打开支出查询报表，点击授权支付凭证明细查询，出现如下界面（如图2），选择所要查询月份的首尾日期后，点击“导出Excel”，生成集中支付系统的支付明细表。图1图23.将2个文件输出为*.xls文件后，分别打开进行整理，将不需要的选项以列为单位整列删除，保留日期、凭证号、发生额等简要事项，为方便对账，节省每笔金额全篇查找的时间，利用Excel软件的排序功能，首先确定金额项为数字属性，将2个表格分别全篇选择，点击“排序和筛选”按钮，选择自定义排序，出现“排序”界面。选择主要关键字为“金额”列，次序选择“升序”，点击确定。形成2个金额从小

4、到大排列的Excel表格文件。4.比较2个表格文件的金额列，在空白列插入函数，用IF条件函数设置公式，比较金额数字是否相等，相等即意味着此笔数据对账相符。找出不相等的，分别查找原因。二、Excel在日常制单过程中对需要转换大小写情况的应用财务单据很多都要书写大写金额，用友等软件中制单可以自动生成大写金额，但是很多作为附件的自制票据上（以差旅费报销单为例）却无法自动生成大写金额，需财务人员计算出合计金额后手工录入，这就容易产生录错、漏录、大小写不符等问题。用Excel软件自制报销单，同时编制公式由小写合计数自动生成大写金额，很好的解决了这一问题。图3（

5、1）用Excel编制差旅费报销单表样（如图3）差旅费报销单是出差人员到财务部门报销时的一种单据汇总凭证，与报销单据一同作为记账凭证的附件。用Excel电子版差旅费报销单代替手工填写的报销单，在合计报销金额处设置公式，使合计数自动生成，减轻了财务报销人员的负担，减少了出错率。（2）设置公式A小写金额处设置求和公式，通过求和公式将车船票金额、住宿费金额、补助费金额与其他单据金额合计数计入小写金额处。公式为：L9==SUM（D15，F15，H15，J15，L15，N15，T15）。其中：L9为报销金额（小写）后单元格，D15为火车票金额，F15为汽车票金额

6、，H15为飞机票金额，J15为宿费金额，L15为伙食费金额，N15为市内交通费金额，T15为其他单据金额。B用嵌套函数设置小写金额转大写金额转换公式。函数如下：=IF（（L9-INT（L9））=0，TEXT（L9，[DBNUM2]）元整，IF（INT（L9*10）-L9*10=0，TEXT（INT（L9），[DBNUM2]）元TEXT（（INT（L9*10）-INT（L9）*10），[DBNUM2]）角整，TEXT（INT（L9），[DBNUM2]）元IF（INT（L9*10）-INT（L9）*10=0，零，TEXT（INT（L9*10）-INT（L

7、9）*10，[DBNUM2]）角）TEXT（RIGHT（L9，1），[DBNUM2]）分））这个公式中用了IF（）、TEXT（）、INT（）、RIGHT（）四个函数，其中IF（）为条件函数，可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测，函数IF可以嵌套七层；TEXT（）函数在这里的几次使用都是运用了高级应用。这个嵌套函数所包含的INT函数为取整函数，其作用是将任意实数向下取整为最接近的整数，比如A1=13.24，则公式”INT（A1）“返回值13；TEXT函数的作用是就将数值转换成按指定数字格式表示的文本；嵌套函数中的【dbnum2】作用是数字转中文大写

8、。Right（）函数的功能是从字符串右端取指定个数字符。整个嵌套函数的含义是：如果L9单元格的金额是一个自然