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1、谈电算化会计信息系统的内部控制【关键字】电算化;会计信息系统;内部控制【】通过对电算化会计信息系统内部控制的特点的分析,初步探讨了其主要内容和可能存在的问题,并对如何加强和完善电算化会计信息系统的内部控制提出了建议。内部控制一般包括内部管理控制和内部会计控制,电算化会计信息系统的内部控制则是内部会计控制的特殊形式,也是内部会计控制深层次的发展。随着计算机技术、X络技术、通讯技术和数据库技术等高新技术的飞速发展和在各个领域(包括会计领域)的广泛应用,会计工作经历了从手工会计到会计电算化再到X络会计的发展过程,会计处理的流程也随之发生了变化;
2、会计数据处理的工具也从算盘发展到计算机单机和计算机X络,会计账簿、企业财务报告从传统的纸介质形式向电子账簿、X络财务报告形式转变,构成了电算化会计信息系统。在电算化会计信息系统环境下,这些变革无疑也给内部会计控制带来了新的问题和挑战。本文通过对电算化会计信息系统内部控制的特点的分析,初步探讨了其主要内容和可能存在的问题,并对如何加强和完善电算化会计信息系统的内部控制提出了建议。 一、与手工会计系统相比,电算化会计信息系统内部控制的特点内部会计控制是处理会计业务时所形成的自我调节和自我约束的有机体,包括了一系列既相互联系又相互制约的制度和
3、手续。它是会计活动健康有序运行的重要保证,也是开展审计工作的基本条件和重要内容。“中华人民共和国会计法”规定各单位必须建立健全内部会计控制制度,《会计法》关于内部会计控制制度的主要内容包括:职责明确、相互制约、严格程序、如实记录、定期检查等[1]。经过多年的研讨、实践、积累,手工会计系统的内部控制已形成了一整套行之有效的方法和制度,然而,随着现代信息技术在财会领域的广泛应用,使得原有的会计内部控制制度和方法在各方面都受到了挑战。本文认为,与手工会计系统的内部控制相比,电算化会计信息系统的内部控制有以下几方面的特点:1.内部控制的措施和方式
4、发生了变化。主要体现在2个方面:一是原手工会计系统下的一些内部控制措施在实施电算化后没有必要存在。例如,制作科目汇总表、凭证汇总表,试算平衡的操作,以及总账、明细账核对等。由于计算机自动计算汇总一般不会出错,除非在计算机病毒的影响、非法操作和数据受损等情况下才会出现试算不平衡等现象,因此以上措施没有必要存在。二是原手工会计系统下的一些内部控制措施,在电算化后转移到了计算机内部。例如,记账凭证里金额的借贷平衡、各账户的发生额平衡、账户的余额平衡检查等,也就没有必要存在了。一般来讲,电算化会计信息系统的内部控制措施分为以组织措施为主的一般控制
5、和以计算机系统程序控制为主的应用控制,并且组织控制是应用控制的基础和保障;而控制的方式由人工控制转变为计算机控制为主,并与人工控制相结合。2.内部控制制度有了新的内容。由于计算机技术、X络技术等现代信息技术的引入,一方面使一些会计工作的形式发生变化,另一方面也给会计工作增加了一些新的工作内容;同时使内部会计控制的范围更广,包含了手工会计系统所没有的一些内部控制,因而电算化会计信息系统下的内部控制制度也必须要有新的内容。例如,计算机硬件及软件分析、程序设计、计算机维护人员及计算机操作人员的内部控制规章;计算机病毒防治,计算机系统内及磁盘内会
6、计信息的安全保护,X络系统的安全控制规章;计算机操作管理员、系统管理员、系统维护员岗位责任制度;软件使用权限的控制、修改程序的控制、数据备份的控制、科目代码的控制、结账时间的控制和设备的接触控制等系统的权限控制制度等。3.内部控制的重点发生了转移。手工会计信息系统内部控制的重点是会计凭证保管、整理、归档的控制,记账程序的控制,会计人员岗位责任的控制,账证、账表和账实核对等的控制;电算化会计信息系统内部控制的重点将由传统的财务部门转移到电子数据处理部门,内部控制放在原始数据输入计算机的控制、会计信息输出的控制、人机交互处理的控制、计算机系统
7、之间连接的控制、系统的安全控制等方面,控制的要求也更加严格。 二、电算化会计信息系统内部控制的主要内容 电算化会计信息系统的内部控制可以划分为:一般控制和应用控制两大类。它们都是用来预防、发现、纠正系统所发生的错误、舞弊和故障,使系统能正常运行;是提供可靠和及时的信息保证。与手工会计系统相比,它们也是计算机应用于会计信息系统所产生的特殊控制。(一)电算化会计信息系统的一般控制电算化会计信息系统的一般控制是面向整个系统的控制,其对象涉及人员、设备和程序等。电算化会计信息系统一般控制影响到计算机应用的成败,是应用控制的基础,它为数据处理提
8、供了良好的环境。电算化会计信息系统一般控制主要包括系统的组织控制、操作控制、系统安全控制、系统开发控制和系统维护控制等相互配合的系统运行环境方面的控制。1.组织控制。组织控制的目的主要是减少电
