对高校档案利用情况的调查与思考

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1、对高校档案利用情况的调查与思考摘要：对高校档案利用情况进行调查分析，利用率总体呈上升趋势，阶段性特点亦很显著；不同目的的档案利用水平各不相同，呈现以学校中心工作和高等教育发展为导向的特征。档案利用工作要进一步强化超前服务意识，加大档案的开放和开发力度，科学整合档案资源，加强利用研究，完善档案统计年报表，统筹兼顾，提高档案利用的整体水平。　　关键词：高校；档案利用；数据统计；分析　　山东科技大学档案馆是2010年4月在原校综合档案室的基础上成立的，隶属学校党委校长办公室。截止到2011年12月底，共收藏淮南矿业学院、泰安煤矿学校、山东矿业学院、山东

2、煤炭教育学院、山东科技大学、山东省财政学校、泰山科技学院7个档案全宗档案94042卷。管理党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会、声像、实物、干部人事等13个档案门类，具有纸质、照片、录像带、录音带、磁盘、光盘等载体形式的档案。目前已建成门类较为齐全、馆藏较为丰富、管理较为规范的“省特级档案馆”。　　档案利用作为档案工作的立身之本，日益受到重视。笔者以山东科技大学档案馆7个全宗档案为调查对象，对1998年～2011年十四年间的档案利用情况进行调查分析，以期探索利用工作规律，找出存在的问题，采取相应的对策，进一步提升档案工作水平

3、。　　1相关数据的调查与分析　　1.1档案利用率调查。档案利用率，通常是档案界用以衡量档案利用工作成绩的标尺。利用率是个量化概念，指被利用档案的卷、件等的绝对数量占馆藏总量的百分比；或在某一时段利用者在特定人群范围内所占的比率，简言之，就是用数量来评价档案被利用的程度，通过利用人次和利用卷次两个指标来衡量。山东科技大学档案馆1998年～2011年档案利用情况如下表所示。　　统计结果显示，1998年～2011年十四年间，档案馆共接待查档利用14397人次，平均每年1028人次；提供档案资料59781卷次，平均每年4270卷次，平均每年所调用的档案数

4、量不到馆藏总量的10%。2005年、2006年、2007年和2011年档案利用卷次节节攀高，利用人次也有不同程度的增长。总体上看，档案利用水平呈逐年上升趋势，但利用率的高低与馆藏量的大小并不成正比关系[1]，利用人次与利用卷次之间也无特定关系。　　1.2档案利用目的调查。档案统计年报表根据档案利用目的又分为以下几类：编史修志、工作查考、学术研究、经济建设、宣传教育和其他。1998年～2011年，山东科技大学档案馆提供利用档案资料卷次分类统计如下表所示。　　经统计得知，编史修志利用档案9836卷次，占利用总量的16.5%；工作查考利用档案32324

5、卷次，占利用总量的54.1%；学术研究利用档案394卷次，占利用总量的0.66%；经济建设利用档案1206卷次，占利用总量的2.02%；宣传教育利用档案522卷次，占利用总量的0.87%；其他类利用档案15499卷次，占利用总量的25.9%。十四年间，工作查考利用一直稳居利用榜首，尤以2005年、2006年、2007年和2011年为最。编史修志利用特点显著，利用的高峰与低谷转换突兀。十四年间，分别于2005年、2006年和2011年凸现三次利用高峰，致使这三年利用量统计数据总体偏高，呈现出较强的阶段性和时效性；经济建设类与编史修志类有相似之处，也

6、具有较强的时效性，但波动幅度稍弱。其他类主要是对个人档案利用的统计，2009年前，学生学籍档案是该项的主体，利用量逐年稳步提升；2009年后，干部人事档案的利用计入此类，导致这一年其他类的数据有显著增长。以学术研究、宣传教育为目的的利用一直维持在较低水平。两者的年平均利用量在30卷左右，而且，分别有两年出现了利用的空白点。　　1.3调查情况分析。统计数据表明，一定时期以来，高校档案就利用主体而言，主要是学校党政管理人员，目的多是“工作查考”，着重围绕学校中心工作展开，而师生等个体利用者较少，突出表现了传统档案利用工作的特点，这种状况延至2006年

7、出现重要转折，广大师生及校友对档案信息的需求，逐渐成为档案利用工作的重要取向之一。　　1998年～1999年，山东科技大学的前身山东矿业学院积极争取省市领导的支持，拟建设省属综合性重点大学。为组织申报和专家论证，调用了大量的依据性档案材料，致使这两年的利用率略高于2000年和2001年。2001年，学校在青岛建设新校区，济南、泰安两校校区改造，使得前后几年时间内，对财会类和基建类等档案的摘要：对高校档案利用情况进行调查分析，利用率总体呈上升趋势，阶段性特点亦很显著；不同目的的档案利用水平各不相同，呈现以学校中心工作和高等教育发展为导向的特征。档案

8、利用工作要进一步强化超前服务意识，加大档案的开放和开发力度，科学整合档案资源，加强利用研究，完善档案统计年报表，统筹兼顾，提高档案利用的