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1、议加强工程档案资料管理的措施 【】本文从工程档案资料管理的重要作用入手，针对目前建设工程的档案管理存在的不足进行讨论，寻找出工程档案管理中常见的问题和应对措施，以提高工程档案管理水平。 【关键词】工程档案管理；收集整理；编制归档；应对措施 1、加强政策宣传 要做好工程档案的管理工作,离不开各单位、各部门的支持和协作。我们在建筑工程档案资料的收集过程中,注重运用行政、经济等手段,多方式、多渠道、多层次地宣传《档案法》等法律法规,积极主动开展工作,使广大工作人员真正认识到做好工程档案工作的
2、重要意义。 2、完善工作机制 首先应加强组织领导。坚持工程项目建设与工程档案管理两手抓,健全管理X络。项目建设单位要将设计、施工、监理等各参建单位都纳入管理X络,建立档案领导小组和档案工作小组,以综合档案室为纽带,开展工程档案的监督管理和具体业务工作。理顺档案管理机构与各档案生成单位和部门的关系,明确职责。一是部门职责。规定基建部门(工程项目部)负责项目档案的收集、整理、汇总、归档工作。 勘察、设计单位负责各阶段设计文件、竣工图的移交归档工作。施工单位负责完成职责范围或合同规定的工程文件和设
3、备开箱文件的收集、整理、移交、归档工作;负责向设计单位提供竣工草图及全部变更设计文件作为设计单位编制竣工图的依据。监理单位负责收集、整理监理文件材料,向建设单位的移交归档;负责编制《设计变更汇总表》,审核施工单位的竣工文件、竣工图等，并审核其完整、准确性。二是专、兼职档案员职责。兼职档案员负责工程管理部门工程材料的收集、整理，定期移交档案室;专职档案员负责各部门、单位的业务指导和质量把关,负责档案管理、资料编研、提供利用;项目负责人负责对档案文件材料内容的审核。 完善制度建设。建立健全工程档案收
4、集工作制度,将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去。每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序,并将其列入工作质量的考核,使工程档案收集真正成为一项日常性工作,保证工程档案工作有章可循,有法可依,达到规范化管理的目标要求。 推进信息化建设。一方面,加快做好历史纸质档案的数字化整理工作;另一方面,严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准,统一系统数据库的建设,统一档案信息的归档存储格式,确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。
5、 3、强化过程控制 前期介入。坚持从档案材料形成的源头抓起,做到前端控制。工程项目立项后,建设单位档案管理部门对项目管理部门进行档案交底,交底内容为项目前期和竣工验收文件材料的收集、整理、归档的范围及要求;工程项目开工后,建设单位项目管理和档案管理部门对设计、施工、监理等参建单位进行档案交底,档案交底的内容主要是建设过程中文件材料的形成、积累、整理、归档的要求。各参建单位要以建一流工程、创一流档案为目标,认真分解档案工作目标任务。要根据规程规范要求,做好技术文件材料的形成、积累,并注重形成质量,
6、技术文件材料的形成与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核,保证其真实可靠。 中期控制。工程开工后,档案管理部门要加强现场的检查和指导力度,全程参与,确保工程档案各个管理环节始终受控在控。档案管理部门要检查项目管理部门和各参建单位的工程技术文件的收集、整理情况,对不符合归档要求的文件提出意见,督促整改完成,形成闭环。在业务指导上,档案专职人员应勤跑工地,跟踪了解项目信息,随时检查指导。 后期检查。重大建设项目可采取阶段性归档。项目管理部门和各参建单位在阶段性工作完成后,要按照《科学技术
7、档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)对本单位(部门)涉及到的项目文件进行整理、立卷,编写移交目录清单。档案管理部门应加强督查,归档文件应完整、准确、系统,应真实记录和反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。检查验收发现不符合规范要求的,坚决退回整改。在档案接收方面,要充分利用行政程序把关,建立工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制,保证工程档案的规范化、标准化,保证不出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。参与工程建设的施工、安装、监理、调试等
8、单位应在竣工验收后一个月内,向项目管理部门移交。设计单位在调研、初步设计、施工图设计、竣工图编制等阶段性工作完成后即归档,竣工图归档时间不得超过竣工验收后两个半月。竣工验收后两个半月内项目管理部门将项目的全部档案向本单位档案部门整体移交归档,在移交纸质档案的同时,还应移交相应的电子文件、工程重要活动的音像材料。归档范围包括建设项目前期文件、招投标文件、施工文件、监理文件及竣工验收文件。项目管理和档案管理部门对各参建单位提交的竣工资料进行验收,保证归档文件的完整、准确。确认符合归档条
