提高现代企业文秘人才素养的思考

《提高现代企业文秘人才素养的思考》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、提高现代企业文秘人才素养的思考：F272.9文献标识：A：1009-4202（2011）02-190-01　　摘要随着科技的发展，时代的进步，对现代企业文秘人才的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求，秘书人才逐渐向“复合型”方向发展，其知识体系日趋复杂和全面。本文结合现代企业文秘工作的特点和要求，对提高现代企业文秘人才素养的途径进行了分析，提出了建议。　　关键词企业文秘素养提高方法　　　　企业文秘工作是辅助领导办文办事的综合性工作，处于协调各业务部门、连接高层和基层的枢纽地位。按照工作职责来分，企业文秘人才主要分为：以接、发传真、收发信件等服务为主要工作的

2、初级文秘；能够写一般信函、起草报告和准备会议等的中级文秘；能起草重要的合同文本、具有一定法律、税务知识水平的高级文秘。本文所探讨的文秘人才对象主要是针对中高级以上的文秘人才。　　一、新时期对现代企业文秘人才素养的要求　　1．组织协调能力　　文秘人员的一个重要职责就是做好“上传下达，下情上报”，既要将企业高层的意图和决策传递到基层业务部门，又要将业务部门的执行情况和效果，反馈至高层决策部门，要求文秘人员既要准确把握和理解高层的意图和思想，能及时传达最新信息，另一方面，也要熟悉了解基层业务部门的情况，能及时掌握企业基层的动态，并能将最准确的信息反馈给领导。　　2

3、．日常事务处理能力　　文秘工作人员，对日常工作一定要做到精益求精，严密慎重，具体来说，文件收存传阅必须做到“准确、及时、保密、安全”。在发文管理中看，要对行文格式，程序和校对等各个环节都要严谨，差错最好为零，以提高文件质量。　　3．创新应变能力　　一个优秀的文秘人员一方面应该正确理解企业领导的意图，另一方面，应该协助领导大开思路，激活思想，补充盲区，帮助领导打开思路，激活思想。要做到这些，文秘人员必需增强创新意识，学会独立思考，打破常规，将自我意识融入到角色的扮演中。在角色中体现自我。在规范的角色位置上塑造自我。　　4．新技术应用能力　　现代化办公设备的应用

4、，X络技术的广泛运用，一方面减轻了文秘工作人员的工作负荷，另一方面，也对文秘工作人员的工作技能提出了更高的要求，必须要具有熟练使用现代化办公设备的能力，具有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力，能熟练运用互联X对所在企业的业务、对外联络等。　　5．公关品牌意识　　企业文秘人员一般会涉及到较多的对外联络工作，因此其一言一行也影响着企业的形象。企业文秘人员必须掌握基本的公关理论知识和实务知识，懂得塑造自身良好形象、知名度、美誉度，提高与客户的沟通协调能力，对内，也要具备良好的精神风貌和心理承受能力，做好与各相关业务部门的沟通协调工作。　　二、现代企业文

5、秘能力素养存在的主要问题分析　　1．素质技巧化　　一些企业或者培训机构，为追求短期的经济效益，缩短了文秘人才的培养周期，用很短的时间学习了工作所需的技能。但是经过这种技能培训出来的文秘工作人员，在实际工作中仅仅是能应对领导要求，被动地处理一些事务性工作。　　2．万金油型　　这种问题尤其是容易出现在一些中文专业毕业的文秘工作人员身上。他们因为专业的原因，具备一定的文字功底和口才表达能力，但是，随着社会分工的细化，企业经营规模的扩大，他们对专业认知的浅尝则止往往会影响到工作的效率。　　3．缺乏主观能动性　　文秘人员在工作中基本上就是领导吩咐干什么，领导让干什么，

6、自己就干什么，从不加入自己的主动思考，完全是机械式执行，这导致在一些工作安排中缺乏必要的沟通，在与基层工作人员的沟通中，容易出现一些信息不对称的现象。　　三、提高现代企业文秘人才素养的对策　　1．加强决策和沟通能力培训　　加强文秘人员获取有关资料、妥善处理各类信息、准确做出管理决策、有效进行协调和控制的工作能力，它要求文秘人员具有对多方面业务的整体运作能力，要求文秘人员以管理者的身份，在规定条件下，模拟真实工作程序，对各类公文材料进行处理，形成公文处理报告，借以评估其计划、组织、预测、决策和沟通能力。　　2．加强团队训练　　通过拓展训练，可以让文秘人员进行沟

7、通、协凋、适应且能完成任务实现目标。主要包括建立团队、团队项目等环节，通过团队训练，文秘人员将培训的收获迁移到工作中去，感受到团体协作的力量，激发自己的潜能、培养团队精神与合作默契，在工作中形成团队意识，为各部门之间的相互沟通与协调构建了良好的基础。　　3．加强心理培训　　对文秘人员的职业性格和应该具备的心理素质，如：正直、善良、热忱、温和、豁达、坚毅、缜密、内敛等进行强化，消除其在工作中容易出现的心理紧张、挫折感、不公平感，被误解、责备而产生的不良心态。具体方法有：心理暗示法，多种形式的暗示对文秘员工的心理与行为施加影响。促使其心理与行为朝着目标方向发展；

8、游戏训练法，采用游戏的方式，松弛文秘人员的神经，给他