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1、会议记录的审计在审计实务中,除了财务数据和业务数据是审计的主要对象外,其他一些文字材料作为审计证据,同样具有使用价值,同样能为审计人找到切入点。被审计单位的会议记录就是其中一种证据类型。 一、会议记录可能提供的信息 被审计单位多数重大经济决策事项都要通过党组(委)会和领导班子成员会议集体研究决定,因此审阅其会议记录(纪要),了解决策事项,查阅收发文本,跟踪其出台政策措施,捕捉有用信息,挖掘审计线索,是查诊被审计单位重大经济决策得失的重要辅助方法。会议记录可能提供如下对审计有用的信息: (一)重大投资决策的会议记录 如对某县长经济责
2、任审计,审计人员重点抽查其常务会议纪要,查看其决策过程是否民主,决策事项是否科学可行,有没有相关的专家对此决策报告分析评价其可行性调研情况和结果,决策结果如何?结果发现有部分重大投资决策项目没有进行科学分析论证,最后导致重复投资和投资损失浪费。 (二)资金筹集与分配的会议记录 如对某市本级财政预算执行情况的审计,审计人员审阅有关财税会议记录,查看其资金筹集是否合法,是否有本地筹集对象的财力许可:资金分配是否按需分配,有没有“撤胡椒面”、好处大家得和不经过分析论证,完全凭个人主观想法或权力与人情分配的情况。结果发现其中之一问题是该市财政
3、年终追加市执法局预算指标只是根据市委书记的一个电话而讨论如何安排,没有任何其他预算支出的依据。 (三)资金使用与管理的会议记录 查看资金使用和管理是不是按照有关法律法规的规定去执行,改变资金用途是不是经过集体讨论,并报请上级有关部门的审批同意;资金管理是不是从资金安全和节约成本方面考虑,是否存在人为因素而改变资金管理方式。如某县城市低保资金,按规定应存放在县农业银行,按月直接发放到低保人银行卡上,减少中间环节。但该县财政按照县长的意见,将款项存放在农村信用社,并由社区将款项现金发放给低保人,造成业务经办人员取款后滞留挪用低保资金,危及
4、低保资金运行安全。 (四)发放奖金福利,部门岗位人事调整等,这些都会形成相关的会议记录,都可以作为审计线索。比如重要岗位的人事调整,就要考虑他的调整依据是否合理,是否有利于工作,还是为了实现有目的的个人控制等。发放资金福利是否符合廉政规定,超过廉政限额或阳光福利标准的部分是如何解决其资金来源,又是如何出账的。 二、如何鉴别虚假会议记录 会议记录有两种,一种是存档的单位记录,主要由办公室主任或文秘人员记录;一种是非存档的私人记录,主要散见于与会人员的记录,而这种记录有可能在私人专门的会议记录小本上,也有可能在公务员考核手册上,甚至还有
5、可能是随手拿过来的活页纸上。由于单位记录事先就准备要存档备查,所以记录格式比较正规,记录内容也相对符合会议主持人的口味,细枝末节通常会省略,对主持人主持会议的意图有时也会故意隐瞒不记。而私人记录则不讲究这些,有的只记录自己关心的或对自己有用的内容,而有的则事无巨细,统统包纳,所以这些记录比归档的单位记录更真实、更全面、更有价值,但这些证据受审计取证手段的限制很难得到。 下面简要介绍单位虚假会议记录的鉴别方法: (一)完全虚假的会议记录 完全虚假的会议记录主要为应付检查而临时补记的,这里面隐藏着大量的违反财经法纪信息。这种会议记录有两
6、个方法可以鉴别: 一是查看会议记录笔迹,有的会议记录整本是一个人的笔迹,有的也会故意给人是多人记录、多次记录的假象,但笔迹绝对是新的,而且整本缺少折痕,非常干净。 二是查看会议记录本,为应付检查而临时补记,其使用的记录本有可能是最近购买的,纸质材料与当时使用的记录本有区别。如对某县移民建镇资金使用管理情况审计时,审计人员查出某单位用新近在文具店购买的会议记录本记录两年前就已经发生的事。(二)部分虚假的会议记录 部分虚假的会议记录表现为添加会议内容,这些内容本身在会议时没有讨论,或虽然讨论,但没有通过。事后发现这么做与实际执行结果发生
7、差异,甚至严重违背会议精神或有关法律法规,为了弥补这一“过失”,被审计单位就会添加会议记录内容。 部分虚假会议记录的鉴别,一方面要通过笔迹鉴别,因为后补的内容通常与当时记录的笔迹不会相同,即使是同一个人记的,也因为心情环境、身体状况,甚至天气变化而影响笔迹;另一方面是看记录的行文格式,正常记录的内容都是从上而下,自左而右排列的,中间即使有空档,也在句末段尾。而添加的内容必须插入句中,且字体可能会小一点,甚至是歪斜着排列,与整个记录文字风格明显不同。 (三)与事实不符的会议记录 与事实不符的会议记录一般表现为记录内容含混不清,有多处涂
8、抹、修改的痕迹。这种情况虽然不多见,但在审计实务中的确有发现,主要原因是会议记录人当时开小差,没听清楚,或者是理解错了发言人的意思,而胡乱记录上去的。 此外,中间缺页的会议记录,审计人员更有
