探究人口与计划生育档案规范化管理途径

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1、探究人口与计划生育档案规范化管理途径人口和计划生育工作在我国已经有三十多年的历史，随着近年来人口和计划生育工作的逐步完善，以及社会经济的快速发展，相关的管理模式也在逐步发展完善。但是，随着人口和计划生育工作模式的转变，人口和计划生育档案管理过程中存在的问题也逐渐凸显出来，并对该项工作的进一步发展产生了较多的限制。一、人口与计划生育档案管理工作的重要性(一）人口和计划生育档案管理，能够在群众与工作人员之间实现信息的互通，从而为各项工作的开展提供方便。人口和计划生育工作人员经过信息的记录、采集和整理，能够对涉及人民群众的节育措施、政策法规、生活补贴、生育指标、生

2、育措施、优惠政策以及计划生育等方面的问题与意见进行整理归纳，并建立工作档案，从而在解答人民群众问题时，提供可靠的依据。(二）人口和计划生育档案管理还能够为领导决策提供支持。人口和计划生育档案能够从数据上说明我国计划生育工作的执行情况，从而保证上级管理部门在制定相关政策时，有可靠的参考。在决定计划生育政策时，相关管理部门需要查阅各项历史资料，分析当前的具体情况，通过对比分析，提出针对性的工作和问题解决方案，从而保证计划生育工作的顺利进行。(三）为流动人口提供服务。计划生育档案的建立和管理，能够对人口流动方向和数量进行准确地把握，并及时了解流动人口的婚育状况，客

3、观记录不同地区计划生育执行效果和人口流动情况。通过人口和计划生育档案制度的建立，能够实现平台上信息的共享与交流，有助于不同区域社会抚养费征收的公正化与公开化，防止不同地区信息封闭导致工作漏洞。二、人口与计划生育档案管理工作常见问题(一)科学性较差。目前我国计划生育档案多为纸质归档，没有电子备份，且为室藏形式，长时间处于封闭式管理中，数量较大，内容较为庞杂，其主要目的仅为保管，因而科学性较差。同时，缺乏相关的管理制度，缺乏计生档案的统一管理要求，相关管理制度缺乏规范性和合理性，档案立卷不规范，监督流于形式，内容弄虚作假，检查督促工作也是走马观花〃流于形式，并未

4、起到应有的作用。(二）管理人员不固定，综合素质较低，对于人口和计划生育工作了解不足。一方面，在实际的人口和计划生育工作过程中，有些工作人员没有充分认识到人口和计划生育工作的重要意义，对于档案管理工作群在认识不足的问题，这就容易造成档案资料归档不及时或是收集不全等问题。另一方面，计划生育管理部门没有针对工作人员的职务和职称，对其工作职责进行清晰划分，大部分计生干部都是挂职或兼职，人员变动和调换较为频繁，最终导致档案资料散失、交接不完全、清理不彻底，以及影像资料不统一、不完整的问题。同时，大部分单位的人口和计划生育档案管理人员都是女性、带病、体弱、年老等人员担任

5、，且整体文化素质水平较低，缺乏实际的操作能力，不了解档案管理的规范性要求，在工作过程中流于形式、敷衍了事。三、人口和计划生育档案规范化管理的对策(一）投入信息化、数字化管理设备，实现计生档案的科学管理。计算机数据处理和分析技术对于人口与计划生育档案管理工作的推进具有重要意义，是一种较为有效、科学的档案管理技术。所以，计生档案管理部门需要根据其利用率高度、开放程度、重要程度和价值大小等，对各类档案进行排序，优先整理加工那些开放程度较高、利用率较高的档案资料，并根据不同的档案类别对其进行分层录入，从而提高计生档案管理的效率，最大限度节约实现，实现计生档案管理的现

6、代化水平。(二）提高计生管理效率，实现工作程序的规范化和标准化。按照标准化、规范化的工作方式和程序，对计生档案资料进行保管、录入、鉴定、归纳、整理和收集，严格执行各项档案管理的规范和要求，对档案资料进行全面检查，及时发现档案管理工作中存在的问题，并进行原因分析，对档案资料进行重新整合，从而提高其工作的有效性和规范性，同时，规范提名，提高检索查准率，统一分类号，保证检索查全率。(三）增强档案管理人员综合素质，保证档案管理水平。计生档案须由具备专业知识的人员进行管理，这就要求档案管理人员具备相关技术技巧和理论基础，并在实际的计生档案管理过程中将各项工作技能落到实

7、处。计生档案管理水平提高的基础就在于工作人员综合素质的提升。人口与计划生育主管部门需要关注工作人员的素质提高以及专业人才的培养，从档案管理人员自身角度出发，其只有不断增强自身的信息处理加工和计算机操作能力，了解档案管理专业技能和知识，才具备上岗的资格。王靖广东省肇庆市高要区人民医院