excel2010教程

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阳谷电教培训系列教程培训教程Excel2010基础操作阳谷县电教站2015年7月 目录1基本操作51.1启动Excel201051.2认识Excel2010工作环境61.2.1选项卡61.2.2功能区71.2.3快速访问工具栏91.2.4单元格与单元格地址101.2.5标签111.2.6显示比例121.3新建工作簿121.4保存工作簿131.5打开工作簿151.6退出工作簿162Excel2010工作表基本操作162.1新建工作表162.2重命名工作表182.3删除工作表183应用案例一：课程表的制作193.1选择单元格193.1.1选择单个单元格193.1.2选择多个连续单元格203.2合并单元格203.3文本输入213.4数据的高效录入223.4.1序列文本的输入223.4.2相同文本的录入233.4.3规律数字的录入233.5编辑工作表中的数据243.5.1复制数据243.5.2移动数据253.5.3修改数据263.5.4清除数据263.6设置文本方向273.7符号的输入27 3.8文本格式设置283.9设置对齐方式283.10工作表中的行和列操作293.10.1选定行和列293.10.2调整行高和列宽293.11设置边框与底纹313.12套用单元格样式334应用案例二：成绩表的制作344.1表头制作344.2数字录入344.2.1文本型数字录入344.2.2限定成绩范围354.3插入行或列374.3.1插入行374.3.2插入列384.4删除行或列394.5对调单元格数据404.6公式的简单运算414.6.1公式的表示法414.6.2公式的输入与编辑414.6.3自动更新结果424.6.4自动填充公式424.7“自动求和”快速输入函数434.8不输入公式得知计算结果434.9数据排序444.9.1简单排序444.9.2多关键字排序454.10数据筛选464.11利用“条件格式”分析数据484.11.1使用条件格式突出显示数据项484.11.2删除条件格式494.12冻结窗口514.13隐藏与显示行和列524.13.1隐藏行与显示行524.13.2隐藏列与显示列544.14套用表格样式545应用案例三：学生信息统计表的制作56 5.1表头制作565.2数据有效性575.2.1固定数据的选择输入575.2.2对数据范围的限定585.3设置单元格格式595.4在单元格中输入多行资料606Excel易用宝616.1易用宝安装626.2聚光灯646.3数据类型转换646.3.1文本型数字转为数值数值转文本型数字656.3.2公式转数值666.4删除空白行或列666.5删除重复值676.6设置上下标686.7计算器696.8合并工作簿707文件管理727.1保护工作表727.2保护工作簿728打印工作表738.1打印预览及打印设置738.2打印文件77 Excel2010基础操作1基本操作1.1启动Excel2010MicrosoftExcel是一套功能完整、操作简易的电子计算表软件，提供丰富的函数及强大的图表、报表制作功能，能有助于有效率地建立与管理资料。法一：执行“开始/所有程序/Microsoftoffice/MicrosoftExcel2010”命令启动Excel。法二：鼠标左键双击快捷方式来启动Excel2010 1.2认识Excel2010工作环境启动Excel后，可以看到如下界面：快速访问工具栏功能区选项卡工作表标签显示比例工具编辑区域1.2.1选项卡 Excel中所有的功能操作分门别类为8大选项卡，包括文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅和视图。各选项卡中收录相关的功能群组，方便使用者切换、选用。例如开始选项卡就是基本的操作功能，像是字型、对齐方式等设定，只要切换到该选项卡即可看到其中包含的内容。单击选项卡即可切换1.2.2功能区“开始”选项卡工具按钮功能区放置了编辑工作表时需要使用的工具按钮。开启Excel时预设会显示“开始”选项卡下的工具按钮，当按下其他的选项卡，便会改变显示的按钮。此处为字体组在功能区中按下 按钮，还可以开启专属的【工作窗格】来做更细部的设定。例如我们想要美化字体的设定，就可以单击“字体”区右下角的按钮，开启工作窗格来设定。单击此按钮隐藏与显示“功能区”：如果觉得功能区占用太大的版面位置，可以将“功能区”隐藏起来。隐藏“功能区”的方法如下：目前“功能区”是完整显示 再单击此钮即可显示功能区将“功能区”隐藏起来将“功能区”隐藏起来后，要再次使用“功能区”时，只要单击任一个选项卡即可开启；当鼠标移到其他地方再按一下左键时，“功能区”又会自动隐藏了。1.2.3快速访问工具栏单击此按钮展开“自定义快速访问工具栏”“快速访问工具栏”顾名思义就是将常用的工具摆放于此，帮助快速完成工作。预设的“快速访问工具栏”只有3个常用的工具，分别是“保存”、“撤销”及“恢复”，如果想将自己常用的工具也加此区，请按下进行设定。这里列出常用的功能，如果正好是您需要的功能，只要选取功能命令即可 例如：加入“新建”按钮，以后要建立新文件就方便多了1.2.4单元格与单元格地址工作表内的方格称为“单元格”，我们所输入的资料便是排放在一个个的单元格中。在工作表的上面有每一栏的“列标题”A、B、C、…,左边则有各列的行标题1、2、3、…，将列标和行号组合起来，就是单元格的“地址”，在编辑栏左侧的名称框内会显示当前单元格的地址D5单元格列标题这是1行行标题B1单元格这是1列 1.2.5标签工作簿是Excel使用的文件架构，我们可以将它想象成是一个工作夹，在这个工作夹里面有许多工作纸，这些工作纸就是工作表：工作夹工作表每一本新的工作簿预设会有3张空白工作表，每一张工作表则会有一个标签（如Sheet1、Sheet2…),我们就是利用标签来区分不同的工作表。一个工作簿中可以有数张工作表，目前显示在屏幕上的工作表称为作用工作表，也就是现在的编辑对象。若想要编辑其它工作表，只要按下该工作表的标签即可将它切换成作用工作表。1.2.6显示比例放大或缩小文件的显示比例，并不会放大或缩小字型，也不会影响文件打印出来的结果，只是方便我们在屏幕上检视而已。视窗右下角是“显示比例”区，显示当前工作表的比例，按下可放大工作表的显示比例，每按一次放大10%,例如90%、100%、110%...; 反之按下钮会缩小显示比例，每按一次则会缩小10%,例如110%、100%、90%...或者您也可以直接拉曳中间的滑动杆。1.3新建工作簿建立工作簿的动作，通常可借由启动Excel一并完成，因为启动Excel时，就会顺带开启一份空白的工作簿。也可以按下“文件”选项卡——>“新建”按钮——>空白工作簿——>创建按钮，来建立新的工作簿。开启的新工作簿，Excel会依次以工作簿1、工作簿2…来命名，要重新替工作簿命名，可在存储文件时变更。 1.4保存工作簿现在来学习最重要的存盘工作。结束工作前，一定要确实做好存盘的工作，不然辛苦的编辑可就白费了。要储存文件，请按下快速访问工具栏的保存按钮，如果是第一次存盘，会开启另存为窗口。当你修改了工作簿的内容，而再次按下保存文件按钮时，就会将修改后的工作簿直接储存。若想要保留原来的文件，又要储存新的修改内容，请选择另存为，以另一个文档名来保存。 这里要特别提醒您，在储存时预设会将存档类型设定为Excel工作簿，扩展名是*.xlsx的格式，不过此格式的文件无法在Excel2000/2003等版本打开，若是需要在这些Excel版本打开工作簿，那么建议你将存档类型设定为Excel97-2003工作簿：不过，将文件存成Excel97-2003工作簿的*.xls格式后，若文件中使用了2007/2010的新功能，在储存时会显示如下窗口，此交谈窗的内容，会随您使用的新功能而显示不同的处理方式。此例说明了储存后图形将无法编辑。若单击继续按钮储存，日后打开时可能发生图表无法编辑，或内容不完整等问题，所以建议您一定要为文件先储存一份Excel工作簿(*.xlsx)格式，再另存一份Excel97-2003工作簿(*.xls)格式。 1.5打开工作簿要打开之前储存的文件，请切换至“文件”选项卡再选择“打开”命令。若要想打开最近编辑过的工作簿文件，则可单击“文件”选项卡的“最近所用文件”命令，其中会列出最近编辑过的文件，若有想要打开的文件，单击文件名就可以。下次忘记文件名、储存位置时，可以到这里看看，或许需要的文件就列在其中1.6退出工作簿Excel的工作环境介绍的差不多了，若想离开Excel，只要单击主视窗右上角的“关闭”按钮，或是单击“文件”选项卡，选择“退出”命令，就可以结束Excel了。 2Excel2010工作表基本操作当资料量多的时候，善用工作表可以帮助你有效率地完成工作。2.1新建工作表一个工作簿预设有3张工作表，若不够用时可以自行插入新的工作表。法一：按下此钮插入工作表插入的新工作表 法二：右击工作表标签——>“插入”命令——>”常用”选项卡“工作表”图标——>确定目前使用中的工作表，标签会呈白色，如果想要编辑其他工作表，只要按下工作表的标签，即可切换工作表。2.2重命名工作表当工作表数量多时，应更改为有意义的名称，以利辨识。 法一：双击sheet1标签，使其呈可编辑状态，输入”销售数量”再按下键，工作表就重新命名了。法二：右击工作表标签——>重命名——>Enter键2.3删除工作表对于不再需要的工作表，可在工作表的标签上单击鼠标右键执行『删除』命令将它删除。若工作表中含有内容，还会出现提示窗请你确认是否要删除，避免误删了重要的工作表。 3应用案例一：课程表的制作3.1选择单元格3.1.1选择单个单元格在单元格内单击鼠标左键，可选取该单元格，并在名称框内显示单元格地址。3.1.2选择多个连续单元格 若要一次选取多个相邻的单元格，将鼠标指在欲选取范围的第一个单元格，然后按住鼠标左键拉曳到欲选取范围的最后一个单元格，最后再放开左键。先点选A1单元格按住鼠标左键不放，拉曳至G1单元格注意：Ø如果要选取多个不连续的单元格，只需按住Ctrl键不放，然后依次单击要选择的单元格即可。Ø若要选取工作表中的所有单元格时，只要按下左上角的“全选按钮”即可。若要取消选取范围，只要在工作表内按下任一个单元格即可。3.2合并单元格选择要合并的单元格区域——>“开始”选项卡——>“对齐方式”组“合并后居中” 3.3文本输入现在我们要在单元格输入文本。首先选取要放入文本的单元格。状态栏显示就绪，表示可以开始输入文本输入资料时，编辑栏会出现取消钮或输入钮在输入文本时，环境会发生一些变化，请看下图说明：输入的文本会同时显示在编辑栏及单元格中状态由就绪变成输入输入完按下Enter键或是编辑栏的输入钮确认，Excel便会将文本存入单元格并回到就绪模式。3.4数据的高效录入3.4.1序列文本的输入当输入一、二、三或星期一、星期二、星期三等文本序列 时，可通过自动填充实现高效录入。例如在C2：G2范围内填充“星期一至星期五”先在C2单元格输入”星期一”3个字，并维持单元格的选取状态，然后将指针移至粗框线的右下角，此时指标会呈+选取某个单元格或范围时，其周围会被粗框线围住，右下角的小方块为填充控点将指标移到填充控点上，按住左键不放向下拉至单元格G2即可。自动填充选项钮在刚才的操作中，数据自动填满B2：B6单元格后，B6单元格旁出现了一个自动填充选项钮，按下此钮可显示下拉选单，可选择自动填充的方式。3.4.2相同文本的录入在单元格内继续输入其他文本内容，当你要将相同的内容连续填入数个单元格，更有效率的方法是利用自动填充功能来达成。例如在C9：G9范围内填满“自习”先在C9单元格输入“自习”2 个字，并维持单元格的选取状态，然后将指针移至粗框线的右下角，此时指标会呈+。将指标移到填充控点上，按住左键不放向右拉至单元格G9，“自习”2个字就会填满C9：G9范围了。为连续单元格填入相同的数据3.4.3规律数字的录入在B3：B6单元格中，建立1、2、3、4的等差数列，请如下操作：法一：在B3单元格输入1，然后将指针移至粗框线的右下角，此时指标会呈+，按住Ctrl键的同时，按住鼠标左键不放向下拉至单元格B6即可。注意：此处如果不按Ctrl键直接拖动鼠标，将会复制单元格内容，全部填入数字1法二：在B3、B4单元格分别输入1、2，并选取B3：B4范围做为来源单元格，也就是要有两个初始值（如1、2），这样Excel才能判断等差数列的间距值是多少。来源储存格将指针移到填充控点上，按住鼠标左键不放，向下拉曳至B 6单元格，当建立到你要的数字后请放开滑鼠，等差数列就建立好了。建立数列后，自动填满选项钮又再度出现了，而且下拉选单中的第1个项目略有不同:以复制数据的方式来填满，B3：B6范围会变成1、2、1、23.5编辑工作表中的数据3.5.1复制数据当工作表中要重复使用相同的数据时，可将单元格的内容复制到目标位置，节省一一输入的时间。法一：利用工具按钮复制资料选中源单元格——>“开始”选项卡——>“剪贴板”组“复制”按钮——>目标单元格——>”粘贴”按钮法二：利用鼠标拉曳复制数据 将鼠标指针移至选定单元格边框处，指针呈双向十字箭头状时，按住Ctrl键的同时，按住鼠标左键拖动，在箭头的右上角会出现一个“+”号，将当前单元格拖动到目标单元格处，当目标单元格边框变成虚线时释放即可，这就可以完成对单元格的复制操作。法三：快捷键Ctrl+C复制数据Ctrl+V粘贴数据数据复制到目标区域后，源数据的虚线框仍然存在，可以继续进行复制。若复制工作已完成，请按下键来取消虚线框。3.5.2移动数据移动数据，就是将数据移到另一个单元格放置，当数据放错单元格，或要调整位置时，皆可用搬移的方式来修正。法一：利用鼠标拉曳移动数据将鼠标指针移至选定单元格边框处，指针呈双向十字箭头状时，按住鼠标左键并将当前单元格拖动到目标单元格处，当目标单元格边框变成虚线时释放即可。法二：利用工具按钮移动数据首先选取源数据，然后按下剪贴板组的剪切按钮，选取粘贴区域，然后按下剪贴板组的粘贴按钮，将源数据移动到选取区域法三：快捷键Ctrl+X剪切数据Ctrl+V粘贴数据 3.5.3修改数据法一：双击要修改的单元格——>选中错误文本——>输入文本——>Enter键法二：选中要修改的单元格，在工作表的编辑栏中直接修改数据即可3.5.4清除数据法一：先选取单元格，按下Delete键清除单元格的内容法二：先选取单元格，然后单击鼠标右键选择“清除内容”法三：选中单元格，“开始”选项卡——>“编辑”组“清除”按钮3.6设置文本方向参照示例，继续合并其他单元格，输入文本后，设置文本的方向。选中单元格——>“开始”选项卡——>“对齐方式”组 3.7符号的输入选中单元格——>插入选项卡——>符号组“符号”按钮——>插入 3.8文本格式设置选取单元格或是单元格区域、整行、整列，再切换到“开始”选项卡，单击字体组的工具按钮即可进行设定。3.9设置对齐方式要调整单元格数据的对齐方式，最快的方法是选取单元格，然后切换到开始选项卡，按下对齐方式组的工具按钮来设定。设置垂直对齐方式设置水平对齐方式 3.10工作表中的行和列操作3.10.1选定行和列Ø选定整行/列单击行号或列号，即可选取整行或整列Ø选定连续的行/列按住鼠标左键并在行/列号上拖动Ø选定不连续的行/列按住Ctrl键并依次单击需要选定的行/列号单击此处，选取整个B列单击此处，选取整个第2行3.10.2调整行高和列宽Ø调整行高法一： 将光标移至相应行号的下边框，按住鼠标并拖动，高度合适时释放鼠标即可。法二：选定行——>“开始”选项卡——>“单元格”组“格式”按钮——>行高法三：选定行后，单击鼠标右键，选择行高命令Ø调整列宽法一：将光标移至相应列的右边框，按住鼠标并拖动，宽度合适时释放鼠标即可。 法二：选定列——>“开始”选项卡——>“单元格”组“格式”按钮——>列宽法三：选定列后，单击鼠标右键，选择列宽命令3.11设置边框与底纹选中单元格区域——>单击鼠标右键——>“设置单元格格式”命令——>“边框填充”选项卡 注意：先选颜色样式，再选内外边框 3.12套用单元格样式选择此按钮选择需要套用单元格样式的单元格——>“开始”选项卡——>“样式”组“单元格样式”按钮——>在库中选择样式即可选择合适的样式 请老师们依据本章所讲内容，为自己的班级设计一个漂亮的课程表！4应用案例二：成绩表的制作4.1表头制作选中A1：G1单元格区域，合并居中单元格，输入文本内容“高三九班期末考试成绩表”，设置文本格式“黑体，24号，加粗”，设置底纹填充颜色，设置行高。4.2数字录入4.2.1文本型数字录入数值型数字直接输入单元格内即可，默认对齐方式为右对齐。 要输入身份证号，考号，学籍号等文本型数字，可以在英文输入状态下先输入“单引号”然后再输入数据！输入英文单引号开始输入的数值自动变为了文本类型！前面有个绿色的小点，说明已经变为了文本4.2.2限定成绩范围要输入大量数据，但怎么能减少录入数据的错误呢，小编今天就教你一个非常实用的小技巧。设置数据有效性——防止数据录入出错，例如英语成绩在0-105以内。选中要输入数据的单元格区域E3：E7。单击“数据”选项卡——>“数据工具”组“数据有效性”按钮。在有效性条件中，允许选择小数，数据选择介于，最小值0，最大值105。 选择出错警告，在错误信息中输入“请输入0到105的数据”。在你要输入的数据区域，如果你输入的数据不在0到105以内，会弹出报错信息。继续录入其他单元格的数值和文本内容。 4.3插入行或列4.3.1插入行法一：选中需要插入整行位置的下一行——>“开始”选项卡——>“单元格”组“插入”按钮——>插入工作表行法二：选中需要插入整行位置的下一行，单击鼠标右键，选择“插入”命令在“孙倩”的上方插入了一行： 4.3.2插入列法一：选中需要插入整列位置的右侧一列——>“开始”选项卡——>“单元格”组“插入”按钮——>插入工作表列在考号列左侧插入新的序号列在A3单元格输入1，然后将指针移至粗框线的右下角，此时指标会呈+，按住Ctrl键的同时，按住鼠标左键不放向下拖动即可完成序号自动填充。法二： 选中需要插入整列位置的右侧一列，单击鼠标右键，选择“插入”命令在总分列左侧插入新的一列，录入数据如下：4.4删除行或列法一：选中要删除的行列——>“开始”选项卡——>“单元格”组“删除”按钮——>删除工作表行列 法二：在要删除的行列上单击鼠标右键，选择【删除】命令即可4.5对调单元格数据若粘贴区域已存有数据，为了避免原有的数据被覆盖掉，可使用”插入剪切单元格”的方式完成操作。假设“李达”和“孙倩”这两组数据的位置要对调。选取欲移动的范围A6:F6，然后剪下数据。接着选取粘贴区域A5，然后选择“插入剪切的单元格”。数据已经插入A5:F5,而原来的数据往下移。 4.6公式的简单运算当我们需要将工作表中的数字数据做加、减、乘、除…等运算时，可以把计算的动作交给Excel的公式去做，省去自行运算的工夫，而且当数据有变动时，公式计算的结果还会立即更新。4.6.1公式的表示法Excel的公式和一般数学公式差不多，数学公式的表示法为：意思是Excel会将Al单元格的值+A2单元格的值，然后把结果显示在A3单元格中。若将这个公式改用Excel表示，则变成要在A3单元格中输入：4.6.2公式的输入与编辑输入公式必须以等号“=”起首，例如=Al+A2，这样Excel才知道我们输入的是公式，而不是一般的文字数据。选中单元格——>输入公式——>单击编辑栏上的输入按钮或键完成操作，公式计算的结果马上显示在单元格中。 编辑栏显示公式单元格显示公式计算的结果4.6.3自动更新结果公式的计算结果会随着单元格内容的变动而自动更新。以上例来说，假设当公式建好以后，才发现成绩打错了，修改数据后，单元格中的计算结果立即更新。4.6.4自动填充公式选中G3单元格，将指针移至粗框线的右下角，此时指针会呈+，按住鼠标左键不放向下拉至单元格G8即可完成总分的计算。 4.7“自动求和”快速输入函数在开始选项卡编辑区有一个自动求和按钮，可以让我们快速输入函数。提供数种常用的函数供我们使用，只要按下旁边的下拉钮，即可进行计算。自动选取函数参数，也可以重新选取其他范围选中单元格G3——>选择求和函数——>选择求和的数据单元格区域——>按Enter键完成操作自动填充函数，完成其他单元格的总分计算。4.8不输入公式得知计算结果 这一节要介绍一个超实用的自动计算功能，让你不需输入任何公式或函数的情况下，也能快速得到运算结果，其可计算的项目包括求和、平均值、最大值、最小值等常用的类别。如下图所示，只要选取C3：F3单元格，马上就会在状态栏看到计算结果：自动计算功能不仅会计算总和、平均值，还可以计算最大值、最小值、计数等。若要变更计算的项目，可进行如下操作：4.9数据排序4.9.1简单排序选中需要进行排序的列中的任意单元格——>“数据”选项卡——>“排序和筛选”组——>升序按钮降序按钮排序按钮——>排序对话框——>主要关键字次序 总分列降序排列完毕，按总成绩自动填充名次列即可。注意：相同分数名次不并列。4.9.2多关键字排序“数据”选项卡——>“排序和筛选”组“排序”按钮——>排序对话框——>添加条件 4.10数据筛选选中任意单元格——>“数据”选项卡——>“排序和筛选”组“筛选”按钮——>字段后下三角按钮——>数字筛选 再次单击筛选按钮，即可取消筛选，显示全部记录。 4.11利用“条件格式”分析数据当工作表中的数据量一多，实在很难一眼辨识出数据高低或找出所需的项目，若我们想强调工作表中的某些资料，如：成绩达到90分以上者、未达标者…，便可利用设定条件格式功能，自动将数据套上特别的格式以利辨识。4.11.1使用条件格式突出显示数据项在设定条件格式功能中，具有许多种数据设定规则与视觉效果，选定需要设置条件格式的单元格区域——>“开始”选项卡“样式”组——>“条件格式”按钮 4.11.2删除条件格式在工作表中加入格式化条件后，可视实际状况取消不需要的格式化条件。首先选取含有格式化条件的单元格范围，按下条件格式按钮，执行『管理规则』命令，在窗口中会列出该范围已设定的所有条件规则，可让我们进行删除。 若想一次删除所有的条件，可在选取范围后，按下条件格式按钮，执行『清除规则』命令： 4.12冻结窗口当冻结窗格时，可以选择在工作表中滚动时仍可见的特定行或列。选择要冻结行的下一行要冻结列的右侧列——>“视图”选项卡——>“窗口”组“冻结窗口”——>冻结拆分窗口/冻结首行/冻结首列 注意：（要在excel2010工作表中同时冻结前几行和前几列，用户只需选中下一行和下一列的第一个单元格即可）取消冻结窗格时，按以下步骤操作即可：“视图”选项卡——>“窗口”组“冻结窗格”——>“取消冻结窗格”4.13隐藏与显示行和列当工作表的数据量很大时，可以将暂时不需要编辑的行或列隐藏，使工作表更加简洁，并节省屏幕空间，方便操作。4.13.1隐藏行与显示行右击需要隐藏的行——>在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令 隐藏行后，在工作表中隐藏行的位置会显示一条粗横线，表示已完成行的隐藏。隐藏行后，如果要将隐藏的行显示出来，则应先选中要显示的隐藏行两侧的行，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏”命令 4.13.2隐藏列与显示列右击需要隐藏的列——>在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令隐藏列后，在隐藏列的位置会显示一条粗竖线，表示已完成列的隐藏。按照相同的方法，将隐藏的列在工作表中重新显示出来即可。4.14套用表格样式选择要套用表格样式的单元格区域——>“开始”选项卡——>“样式”组“套用表格样式”按钮——>在展开的库中选择表格样式——>在“套用表格式”对话框中确认数据来源是否正确，最后取消筛选即可 最后，调整下表格的行高列宽、对齐方式和边框即可。请老师们依据本章所讲内容，设计一个本学科的考试成绩表！5应用案例三：学生信息统计表的制作5.1表头制作选中A1：F1单元格区域，合并后居中，录入文本内容，对文本进行格式化设置（字体字号字形字体颜色），调整行高及填充背景即可。 5.2数据有效性5.2.1固定数据的选择输入选定要输入数据的区域——>“数据”选项卡——>“数据工具”组“数据有效性”按钮。打开数据有效性对话框，设置有效性条件为“序列”，在“来源”里输入要限制输入的值，逗号输入时要切换到英文输入模式。当数据录入错误时，会提示出错信息 5.2.2对数据范围的限定利用数据的有效性功能可以控制数据范围等，还可以快速、准确地输入一些数据。比如录入身份证号码、手机号这些数据长，数量多的数据，操作过程中容易出错，数据有效性可以避免错误的发生。选择要限制范围的单元格区域——>“数据”选项卡——>“数据工具”组“数据有效性”按钮当数据录入错误时，会提示出错信息 5.3设置单元格格式选中单元格区域——>单击鼠标右键——>“设置单元格格式”命令——>“数字”选项卡在分类里面选择日期，然后确定！就可以把单元格的格式改为日期类型！现在在更改了格式的单元格中直接输入就可以了！ 5.4在单元格中输入多行资料法一：先选中单元格，切换到开始选项卡，在对齐方式组选择自动换行按钮。自动换行效果没有换行效果法二：若想在一个单元格内输入多行文本，可按下Alt+Enter键换行即可。在F5单元格中输入“山东省聊城市”，然后按下Alt+Enter键，将插入点移到下一行。继续输入“东昌东路188号”，然后按下Enter键。单元格的行高会自动调整 继续设置单元格对齐方式、行高列宽、填充颜色、边框后，最终效果如下所示：请老师们依据本章所讲内容，设计一个班级通讯录！6Excel易用宝Excel易用宝（英文名称ExcelEasyTools或ExcelEZTools）是由ExcelHome开发的一款Excel功能扩展工具软件，可用于Windows平台中的Excel2003/2007/2010/2013。Excel易用宝以提升Excel的操作效率为宗旨，针对Excel用户在数据处理与分析过程中的多项常用需求，开发出相应的功能模块。从而让繁琐或难以实现的操作变得简单可行，甚至能够一键完成，所有这些功能都将极大地提升Excel的便捷以及可用性！本章介绍教师实用的易用宝部分功能，其他功能暂不涉及。 6.1易用宝安装易用宝下载地址：http://yyb.excelhome.net/download/。将压缩包解压后得到易用宝插件，双击允许软件，安装易用宝软件，中间注意选择文件安装位置，如果无需修改可以直接点击下一步。打开Excel软件，可以看到易用宝插件已经安装完毕，下面是易用宝插件的界面，它为Excel的编辑使用提供了很大的方便。 6.2聚光灯使用“聚光灯”功能可以高亮显示选中单元格/区域的行和列，可以在浏览超出屏幕范围的表格数据时，准确无误地查看对应的行表头和列表头。该功能可以自定义高亮颜色来满足个性需求。易用宝——>视图——>聚光灯在【聚光灯设置】对话框中，各命令功能说明如下：Ø颜色区域：“颜色”区域的【选择颜色】按钮用来设置新的颜色，【当前颜色】色块用来显示当前选定的颜色。Ø“模式”区域：“模式”区域有两个复选框，【高亮行】和【高亮列】，两者至少选中一项。通过控制复选框的选中状态可以单独高亮行，或单独高亮列，或同时高亮行和列。6.3数据类型转换选择要进行处理的单元格（区域）——>易用宝——>单元格与区域——>转换 6.3.1文本型数字转为数值数值转文本型数字一般从各类系统中导出的Excel数据常带有绿色小三角标志，表示数据类型为文本型数字。若要手动一一将所有的文本型数字转为数值不是件轻而易举的事，现在使用【文本型数字转数值】功能就能快速的解决这个问题。注意：Ø文本型数字：在Excel中单元格左上角有一个绿色小三角标志的数字为文本型。Ø数值型数字：在未使用对齐方式，数字靠右对齐且左上角没有绿色小三角标志的数字为数值型。 6.3.2公式转数值使用本功能可以将单元格中公式的转换成数值。选择要处理单元格（区域），依次单击【单元格与区域】组的【转换】→【公式转数值】，即可完成转换。6.4删除空白行或列可以从选区、当前工作表、所选中工作表或所有工作表中删除所有空行。如果您的工作簿里有多张表有可能有空行，一个个删除这些空行会十分耗时，使用该功能可一键帮您解决空行问题。易用宝——>单元格与区域——>批量删除——>删除空白行或列，打开【删除行或列】对话框。 目标：Ø空白行：没有任何内容的行，包括只有格式的行。Ø空白列：没有任何内容的列，包括只有格式的列。范围：Ø当前工作表：指当前显示在电脑屏幕上的工作表，并保持激活状态的工作表。Ø当前工作簿：指当时显示在电脑屏幕上的工作簿，并保持至少有一个工作表处于激活状态的工作簿。6.5删除重复值统计同一品牌编号数据出现重复值，为方便下一步统计筛选，需要删除掉这些重复数值，数量少可以直接点删除，可几万条数据的时候就不是那么容易，这里就需要借助删除重复值功能易用宝——>单元格与区域——>数据对比——>删除重复值 6.6设置上下标“单元格与区域”组“设置上下标”按钮操作方法：【最后一个字符为下标】和【最后一个字符为上标】：实现的效果不同，而操作方法是类似的。•设置单元格内的最后一个字符显示为下标：首先选择要设置上下标的单元格，依次单击【单元格与区域】组的【设置上下标】→【最后一个字符为下标】。• 设置单元格内的最后一个字符显示为上标：首先选择要设置上下标的单元格，依次单击【单元格与区域】组的【设置上下标】→【最后一个字符为上标】。如设置的目标单元格为数值时会出现如下图提示，转换为文本后方可用此功能。6.7计算器虽然Excel具有强大的计算功能，但还是有不少教师在某些场合下习惯用单独的计算器来辅助计算。易用宝的计算器工具除了可以完成常用的数学计算，还增加了直接从单元格取值和对单元格赋值的功能，进一步方便了用户使用。单击【公式与计算】组的【计算器】，打开【计算器】窗口。 【取值】键可以直接将单元格中的数据进行快速输入，提高了效率和准确度。【赋值】键可以将计算器当前的显示结果快速地返回给活动单元格，同样具有准确快捷的优点。6.8合并工作簿在指定文件夹里，将各工作簿的工作表合并到一个新的工作簿中。操作方法： Step1依次单击【工作簿与工作表】组的【工作簿管理】→【合并工作簿】，打开【合并工作簿】对话框，单击【选择文件夹】右侧的按钮选取要合并工作簿所在的文件夹，这时在【可选工作簿】的内容框中显示该文件夹下的所有非隐藏工作簿。Step2在【可选工作簿】的内容框中单击转移按钮，将选定的工作簿单个或批量的转移至【待合并工作簿】中。 Step3由于工作簿中的工作表存在“空工作表”、“隐藏工作表”和“同名工作表”3种情况，用户可根据合并需求进行选择，最后单击【合并】按钮，将待合并的工作簿里的工作表合并到一个新的工作簿中。7文件管理7.1保护工作表“审阅”选项卡——>“更改”组“保护工作表”按钮7.2保护工作簿“审阅”选项卡——>“更改”组“保护工作簿” 按钮。可保护工作簿结构，以免被删除、移动、隐藏、取消隐藏、重命名工作表，并且不可插入新的工作表。选定“窗口”选项”则可以保护工作簿窗口不被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭。8打印工作表8.1打印预览及打印设置在打印工作表之前，最好可以先在屏幕上检查打印的结果，若发现有跨页资料不完整等不理想的地方，可以立即修正，以节省纸张及打印时间。“文件”选项卡——>”打印”，可以在右边窗口预览打印的结果。 打印预览工作表打印总页数及当前页次由此设定打印选项Ø选择打印机若安装一部以上的打印机，请先检查设定的打印机名称，是否就是你要使用的打印机，或是重新选择。Ø设定打印范围假如工作表的资料量大，你可以选择打印全部、只印其中需要的几页，或是只打印选取范围，以免浪费纸张。 Ø设定打印方向有时候工作表的资料列数较多、行数较少，就适合横向列印；相反的则可改用纵向打印。Ø设定页面边距为求工作表的美观，我们通常在纸张四周留一些空白，这些空白的区域就称为边界，调整边界即是控制四周空白的大小，也就是控制数据在纸上打印的范围。可以按下文件／打印右下角的显示边距按钮，直接在页面上显示边距，再拉曳控点就能调整边界位置了。Ø切换预览比例预览时只有两种比例可切换，分别是整页预览与放大预览。整页预览：将一页的资料完整地呈现在屏幕上。此时资料会被缩小，所以只能看到大致排列情形。放大预览：单击右下角的按钮，可放大比例至100%；再单击一次按钮，则又回到整页预览比例。此按钮可切换两种模式 Ø缩小比例以符合纸张尺寸有时候数据会单独多出一列，硬跑到下一页；或是只差2-3行，就能挤在同一页了。这种情况就可以试试缩小比例的方式，将数据缩小排列以符合纸张尺寸，不但数据完整、阅读起来也方便。Ø设定打印份数打印出来的工作表可能要送给多人查阅，此时可在最上方的打印区设定复本的数量。当你要印多份，可由下方选择是否要自动分页。假设要印5份，若设定为未自动分页，表示会先印出5张第1页，再印5张第2页…；设定为自动分页时，一次会印出完整的第1份（共5页），再列印第2份…，省去我们手动分页的麻烦。 8.2打印文件确定要打印的资料正确无误后，可直接单击打印按钮进行打印。