浅谈档案利用在档案管理中的体现

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1、浅谈档案利用在档案管理中的体现档案的收集和整理、鉴定、保管等各项基础工作都要体现和贯穿这一思想，加强档案的提供利用工作，是档案部门的重要的工作任务。　　　　一　档案利用在档案收集工作中的体现　　　　收集工作是档案管理工作的基础，收集工作做的如何直接影响着档案的利用工作。大力丰富室藏是做好档案利用工作的前提和基础。这就要求我们档案工要在传统的接收方式的基础上，多方面地收集各种门类和载体的档案，以此来增加信息存贮量，更好地满足社会各方面对档案信息利用的需求，使档案成为数量充足、质量优化、层次分明、结构合理的档案信息中心。如：我们在收集农场制发的文件中，单份文件必须有正稿和底

2、稿。重要会议文件应该有历次修改稿底稿。如：农场职代会文件《农场、分公司工作底稿》，底稿可以按修改形成的时间顺序依次排列为一稿、二稿、三稿等；场呈文件有请示，还应有批复；每年农场春季工作会议、重点工作推进会议，材料的归档都做到了齐全完整。近几年，我们注重收集农场在“农业提质、工业提速、抓城提档，民生提效”四项工程中，农业生产，工业建设、新农村建设以及民生工程方面形成的各类材料，以及机关各部门的年底工作总结、大事记，为今后农场史志编写奠定了良好的基础。同时，加强具有农场特色的名人档案、名优产品档案、声像档案的收集工作，形成具有农场特色的室藏体系，为开展档案利用工作奠定良好的

3、基础。　　　　二　档案利用在档案整理、鉴定工作中的体现　　　　整理工作是档案管理工作的又一个重要环节，它是实现档案管理具体目标由无序变为有序的核心环节。在整理工作中，要充分考虑到利用工作的重要性和便利性，档案人员必须要熟练地掌握和运用档案的分类方法和分类原则，鉴定准确，统计全面，做到仔细认真、精益求精，以便保证今后档案利用工作中的查全率、查准率。如果说收集工作是收集建造楼房的砖瓦，那么整理工作就是要把收集到的“砖瓦”如何排列建成“楼房”，利用工作当然就是积极利用建成的“楼房”，去充分发挥楼房的作用。　　档案利用要占农场的建设要求相适应。一是档案利用范围上，包括社会政治活

4、动、经济、科学技术活动以及文化教育等多方面的要求。如：2010年农场在文化中心改造、学校宿舍楼改造等方面，借阅了大量的档案资料，档案利用工作在农场经济建设的主战场上扮演了重要的角色。农场在制定《2011年－2015年十二五规划方案》中，就要参照《农场十一五规划》中的数据，进行了进一步完善。二是在档案利用时间上说，有现实的，也有未来子孙后代的需求。如：农场在历年形成的党委会议记录、党政班子会议记录以及场长办公会议记录，就有一定的利用价值，农场一些重大的事项如：干部人事任免、重大决策、重大项目、大额资金都要上党委会进行研究决定，然后在进行贯彻实施。那么过了若干年以后，或者机

5、关的某些部门合并或撤销了，以后要总结历史经验教训、要追溯历史、查证历史、研究经济等需要查考他们。三是在档案的利用用途上，起到了参考凭证作用。如：编史修志就是对档案的一次全面、系统、综合利用。　　　　三　档案利用在档案保管工作中的体现　　　　(一)采用以“件”为保管单位的立卷方法，计算机检索档案更加快捷。实行新的文书立卷方法后，档案部门的工作重心由原来的重整理立卷、轻检索利用，转变为重检索利用，轻整理立卷上来。近几年，我们采取按部门划分立卷单位，采用以“件”为保管单位划分保管期限的立卷方法，大大减轻了档案人员的工作量，使文件、材料归档及时，避免了文件受到损坏，有利于档案的

6、保密。充分利用计算机强化档案的检索功能，实现档案的“粗加工、精检索”，使档案的原件与机内保存的档案在内容上形成一一对应的关系，从根本上提高了档案的查准率、查全率。(二)根据档案利用需要，确定档案编研方式。近几年，农场档案部门根据农场档案利用的需求，除编制《统计台帐》、《总目录》、《分类目录》、《案卷目录》、《档案室指南》五种档案检索工具外，还编写了专题指南、专题目录、大事记、组织沿革、农场简介等等。2010年，农场综合档案室完成了1989－008年归档文件的目录录入以及2003－2007年文书档案加载原文工作。计划在2011年底前将全部文书档案永久的目录全部实现电子文件

7、目录。查找，主动、迅速、准确、有效地为利用者提供最佳服务。　　档案的提供利用，是档案管理工作的立足点和最终归宿。近几年来，农场综合档案室共提供利用档案14260卷(件)，提供利用者9580人次。在《八五四农场志》(1996－2003年)编纂工作中，为机关各部门的提供利用档案1756卷次。我们根据农场档案利用的需要，先后编制了《档案提供利用实例效果汇编》、《2002－2010年干部任免职情况汇编》、《各类人员奖励》等。并在此基础上分析研究，通过小效益看到大作用，通过直接效益发现间接效益，最大程度地发挥档案价值，提高工作效益。