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1、浅析档案工作的现代化管理:G270.7:A :档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势,是21世纪档案事业持续发展、不断创新的必然趋势和历史性任务。 关键词:档案管理现代化 随着信息化浪潮涌现,信息化从理论方式技术手段,都深刻地影响着档案管理现代化的发展进程,不断赋予档案管理现代化以全新的内涵。我们要正视这种发展与变化,准确地反握新时期档案管理现代化的新趋势、新要求,以档案资源信息化推动档案管理现代化。 近年来,虽然档案工作得到较快的发展,档案管理现代化水平有一定的提高,但在档案管理方法和手段方面与世界
2、先进水平相比,还有一定的差距,不能更好地满足新形势对档案工作提出的要求。因此,就采取各种措施,加快档案工作现代化的步伐。 一、档案工作现代化的必要性 实现档案工作现代化是社会主义市场经济对档案工作的要求。在建设社会主义市场经济的过程中,要从总体上提高现代化水平,必须摸清国际国内的动态,了解过去和现状,以及今后的发展趋势,才能确定今后努力的目标和方向。而要做到这一点,就要求档案部门能迅速、准确地提供现代化所需的档案材料。面传统的管理方法则无法满足这种需要,春有采用现代化手段,才能在较短时间内,迅速查阅到利用者
3、所需要的档案材料,及时提供利用。所以,实现档案工作现代化,是适应我国实现现代化,赶超世界先进水平的必然要求。 实现档案管理工作现代化是档案事业发展的需要。随着档案事业的不断发展,档案的种类和数量急剧增长,给保管和利用带来一系列问题。同时,利用者也对档案工作提出了更高的要求,他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料,并迅速传递到每一个需要利用的地方。手工管理的落后状态,无法解决档案工作面临的种种难题,不可避免地会影响档案事业的发展。因此改革落后的档案管理手段已成为十分紧迫的任务。面科学技术的发展,特别是
4、电子计算机及通讯技术的广泛应用,能为实现档案工作现代化提供可靠的物质基础。 二、档案管理工作现代化的主要内容 新时期档案管理现代化是一个相对的、运态的、发展的概念范畴,在不同时期都被赋予不同的核心内容。新时期档案管理现代化是在信息时代背景下产生的档案理论与实践,以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理现代化理论和工作体系正逐渐形成和发展。 (一)档案工作技术现代化 它是指档案的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的科学技术装备起来,实现工作手段的现代化。它涉及广泛运用电讯设备、电子计算机技
5、术、印刷技术、复制技术、缩微技术、声像技术。比如:广泛使用计算机进行档案的检索、编目、库房管理、阅览管理、各种统计工作,并把电子计算机与现代化的缩微技术、通讯技术有机结合起来,将会有效地实现档案管理自动化。 (二)档案工作组织与管理现代化 档案事业的建设和档案工作的组织与管理,经系统论、信息论、控制论等现代化的科学理论为指导,运用管理科学的原理,遵循档案工作的客观规律,研究和处理工作的各种问题,可以做到管理方法科学化、管理机构高效化,管理工作现代化,档案工作标准化,使档案管理与组织工作更趋于完善。档案管理手段包括理
6、论手段和技术手段,即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果,管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现,是档案管理现代化理论的基础之一。首先是档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法,形成行之有效的档案科学管理理论,这些理论与档案工作实际相结合,不断地指导档案管理实践,在实践中加以总结和发展,最终形成档案管理现代化的理论体系。其次是先进的技术手段应用。要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中,实现档案管理的专业化、自动化。 (三)档案干部知
7、识化 由于设备的现代化和管理的科学化,需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍。他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神,还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能,能够进行技术操作和管理,在档案专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识,这样才能适应档案工作现代化的需要。 (四)档案资源信息化 在信息时代,信息化已成为各行各业现代化的与主导,以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践,是将档案资源和档案各项管理过程,通过信息和系统加工和计算
8、机X络和传输,实现档案资源的合理配置与有序、有效开开利用,实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑,是新时期档案管理现代化的核心内容,其主要包括:一是档案信息资源建设,即通过数字化、X络化技术手段,建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库;二是档案基础平台建设,包括档案X络建设和
