浅谈新时期档案管理工作

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1、浅谈新时期档案管理工作：G27文献标识：A：1009-4202（2011）04-359-02　　摘要档案是人类社会进步、发展、延续的真实历史记录，其涵盖了政府、社会组织、企事业和公民在社会活动中所产生的各种有保存价值的信息资料。当今知识经济新时代，档案工必须认清形势、结合实际、开拓创新、勇于实践。档案管理通过与计算机、X络等现代信息技术的结合，促进档案管理现代化，提高档案服务利用效率。　　关键词档案管理意义问题措施　　　　一、做好档案管理工作的实际意义　　档案是国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。档案工作是维护党和国家历史

2、真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。档案事业主要由档案行政管理机构、档案室（团体、学校、工厂、企业、事业单位等统一保管和管理档案的内部机构）、档案馆等机构组成，档案管理就是通过对各级档案部门的监管，进一步健全档案管理制度，促进档案开放与运用，发挥档案功能。　　档案管理工作是一个单位管理工作的重要组成部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，也是一个单位健康发展的需要。科学规范的管理档案，同时也是衡量一个单位管理水平的重要尺度。档案记载着单位的发展史，对研究本单位的工作成绩和科学发展提供第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。做好档案管理工作，一方

3、面便于单位高层人员及时了解单位整体状况，适时调整策略提供准确依据，并为决策提供支持性证据；另一方面有利于有关各方面准确认识单位的工作成果，为单位与各有关方面进行有意合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，应该不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，不断提高档案管理效率。　　二、新时期档案管理工作所面临的主要问题　　随着科技的进步，信息化已不可避免地进入了档案管理的领域，因此，新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。由于计算机技术的快速发展，目前档案管理工作已经从传统的档案管理逐渐过渡到现代化管理，节省了大量时间、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在

4、实际工作中，现代化档案管理也面临着诸多问题。　　1．档案载体的转变　　在管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文档，电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。保存电子文档资料显然要比保存纸质文档要方便，但纸质文档“原始记录”的真实性作用也是电子文档所不可取代的。　　2．档案的分类变化　　档案的传统分类方案将被打破，取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目，便于查找提高了效率。传统分类方案对于数量较少、问题较单一的档案分类还是有实用性的，如何分类应根据需要恰当运用。　　

5、3．档案接收和保管方式上转变　　在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。新时期档案工作人员必须掌握现代信息技术，熟练使用电子信息系统。　　4．电子档案工作面临的问题　　（1）电子档案原件的真实性问题　　在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发。电子文件很容易被删改，改后不留任何痕迹，很难确定该份材料的真实性和权威性。　　（2）电子档案保存的长久性问题　　很多单位将会

6、实现无纸化办公，这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦X络突然瘫痪或被毁，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。　　（3）电子档案内容的保密性问题　　用X络的任何终端设备都能索取到存储在X络某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个X络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。　　三、提高新时期档案管理水平的具体措施　　我国新时期的档案工作面临着从传统向现代信息化的重大转变，而如何加速实现档案管理的信息化，提高档案的利用水平，成为档案工不断探讨和研究的问题。新时期档案管理的核心是

7、管理手段和保护技术的现代化，要加快档案管理现代化、信息化的建设，我认为应从以下几个方面着手：　　1．加强领导、提高认识　　加快档案现代化、信息化建设必须提高档案管理人员运用现代化技术的能力，更新各级档案人员的知识结构，同时加大投入、增配软、硬件设施。把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。　　2．要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作