浅谈新时期对人口计生档案管理工作的认识

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1、浅谈新时期对人口计生档案管理工作的认识随着人口和计划生育工作向法制化、规范化、制度化发展对人口计生档案管理工作也提出了更严、更高、更新的要求。探索新形势下人口计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口和计生档案管理水平，更好的开展新时期人口和计生工作，促进经济社会快速发展，有着积极的作用。一、进一步提高人口与计划生育档案管理工作重要性的认识人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础

2、。要提高人口与计生档案管理水平，就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识，只有认识到位了，思想重视了，才能把档案工作做好。（一）人口计生档案可为领导决策提供有力依据人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计生工作目标，可为人口计划生育决策捉供依据。（二）人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务利用人口计生档案资料，可以查阅育龄妇女相关信息，可为育龄妇女提供服务。（三）人口计生档案可为流动人口提供优质服务有效利用人口计生档

3、案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，又可防止两地工作不便，出现工作疏漏。（四）人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录簿收集整理,形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求，不断改进工作方式、方法，为群

4、众提供更加优质的服务，解决群众的实际困难，不断提高群众的满意度。（五）人口计生档案可为农民致富奔小康服务利用人口计生档案信息，开辟一些公开服务形式，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息，帮助农民致富奔小康。二、充分认识人口和计生档案管理工作中存在的问题(一)存在认识上的偏差在实际工作中，管理人员仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓等错误认识。(二)管理制度不健全，手段落后对建立计生

5、档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。(三)档案立卷不规范主要问题集中反映在以下三个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内口录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。三、充分认识人口和计生档案的规范化、标准化和现代化建设管理(-)实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高

6、计生档案管理基础工作水平(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。(2)要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。(3)要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。(4)要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。(-)加快数据准备，推进计

7、生档案现代化管理进程在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，宜接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。(1)分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要冃的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案

8、卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。(1)分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理就既节约了吋间，乂提高了效率。(2)用关键词替代主题词，简化查找时间