大庆油田设备档案管理.doc

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1、大庆油田设备档案管理什么是设备档案设备档案是指设备在购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等设备管理全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等形式的文件材料。它是企业档案的重要组成部分，也是设备管理工作的重要组成部分。设备档案工作必须纳入设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、齐全。设备档案管理的特点一、动态性。设备档案管理是一个不断变化和发展的过程。在设备转移或报废之前，设备档案随着设备本身的变化而变化，它始终处在一种不确定状态中。例如：一台设备在使用过程中，必

2、然要形成使用、检修纪录、更新、改造图纸等。只要这台设备还在使用过程中，它就要不断地产生新的文件材料，直到设备的使用期结束，才会停止设备档案的管理。二、综合性。在一个企业内，设备管理工作涉及到许多部门，例如设备的购置合同、计划及开箱验收单是企业设备管理部门形成的，而维修纪录、改造图纸又是由使用部门或设计部门产生的，设备管理实行综合性管理，这也就决定了设备档案管理的综合性。同时设备本身的多样性也要求设备档案的管理必须是综合管理。特点一、综合管理。设备档案管理的主要任务是对设备进行综合管理，它涉及到企业内的各个部门。但以往领导重视不够，将设备

3、档案随意挂在某个部门兼管，机构不健全，人员配备不足，使得责任不明。一旦出现问题，各部门之间相互推诿。只有实行综合性管理，才能有效地保持设备档案的齐全、完整、准确。大庆油田档案馆合理设置档案管理机构，配备档案管理人员，做到责权分明。领导重视与支持档案工作，将设备档案工作作为单位基础管理的重要组成部分列入议事日程，关心并解决档案工作中出现的诸如档案机构设置、人员培训、设施配置、经费投入，并做好与各部门之间的协调工作。二、过程管理。设备管理是一个不断变化发展的过程，这种动态性特点，要求设备档案管理人员进行全过程跟踪管理，但是以往的设备档案管理

4、却往往只是以一种静态的方式进行管理，只收集开箱验收设备时的随机文件，其他过程产生的文件一概不管，设备档案管理人员对业务的不熟悉，管理人员之间交接的不清，造成了设备档案与设备脱节、无连续性论文联盟。针对以上问题，大庆油田按照设备管理的工作流程，坚持对设备档案实行全过程管理，从一台设备的购置、安装到转移、报废，不忽视和放松任何一个环节。遵循从设备选购到拫废的四个阶段来进行文件的收集，确保文件收集齐全、准确。第一，设备的规划、选购阶段。这一阶段形成的设备文件材料主要有：新增设备购置申请单、论证报告、设备造型报告、订货合同、到货通知单、提货单、

5、报关单、发票和运单。第二，设备开箱及安装调试阶段。该阶段形成的设备文件材料有：设备验收单、装箱单、说明书、使用手册、安装调试记录、商检证书、设备原理图、线路图、维修保养说明书。第三，设备使用、维护、检修阶段。该阶段形成的设备文件材料有：设备使用记录、维修记录、技术改造纪录等。第四，设备报废处理阶段。该阶段形成的设备材料有：设备报废申请表、设备报废鉴定与审批材料、设备报废处理移交单等。三、规范化、制度化、标准化管理。以往设备档案管理人员对设备档案管理知识和方法欠缺，使得企业的设备档案长期处于无标准、缺失规范的状态。档案管理人员按照个人习惯

6、记录档案，不同的档案保管在不同的部门，档案的借阅与归还中造成档案的破损、丢失，特别是变更设备管理人员时，或应对复杂的设备管理工作时，难以处理。同时对于曰后的档案保存与查找留下了难题。近几年大庆油田完善了设备档案的收集归档、安全保管、开发利用、借阅保密、鉴定销毁等各项管理制度，通过制度制约和规范各个部门和有关人员的行动。例如，为了确保设备档案收集齐全完整，制定并认真实施了《归档范围确认制与备案审批制》。确认制，即在分析研究各归档部门的职能、业务流程和归档的历史情况的基础上，由档案部门编写设备仪器档案的归档范围初稿。归档范围初稿形成后，提交

7、归档部门的负责人确认，最后形成该部门设备档案的归档范备案审批制，即下级档案部门将已确认的归档范围报上级档案部门，上级档案部门不仅审查其确认的过程，还要就同类单位的归档范围进行对比分析，确认无误后进行审批备案，并交由下级档案部门执行，同时也作为上级对下级监督检查的依据。《归档范围确认制与备案审批制》的实施，改变了“你交什么我就收什么”的被动局面，使归档部门应该交什么，档案部门应该收什么，都做到了心中有数，并形成了双向制约机制，从而确保了应该归档的文件材料及相应的电子文件全部归档。设备仪器档案管理只有逐步实现规范化和标准化，才能使管理工作走

8、上正轨，促成档案的高质量，并有效地综合开发利用，最大限度的发挥档案的作用。在今后的工作中，我们要努力实现设备档案工作逐步向科学管理的方向转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，为企业的科技进