文秘管理20121030

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1、文秘管理的特点：服务性、复杂性、政策性、时间性。文秘管理的内容：行政事务管理（规章管理、办公环境管理、会议管理、信息管理、内部监察、企业股份管理）；办公事务管理（日常办公事务管理、公关事务管理、办公物品管理、文书资料管理、财产管理、生活福利管理、安全卫生管理）。文秘管理的作用：保障、助手、纽带、垂范作用。文秘管理的基本原则：从实际出发，按客观规律办事的原则；分工协作，统一指挥的原则；依法管理的原则；注重效率的原则；公私分离的原则；技能转移的原则；弹性原则。办公环境管理：对一定组织机构的文秘部门所处环境的管

2、理，包括自然和人文环境的管理。办公环境布置和管理的总体要求：整洁；安静；光度适度，空气清新，温度适宜；色调柔和，环境美化。协调沟通的原则：从属、依法、公正无私、平等协商、统筹兼顾、随机应变原则。协调沟通的方式：个别、信息、会议、计划协调沟通、文件协调。会议的六要素：与会者、主持人、议题、名称、召开时间和会期、会议地点。会议管理的基本要求：会议目标、议题、程序以及决议的通过等应遵循国家的法律法规，有严格的规定和程序；应合理确定会议目标、与会人员；减少会议数量，缩小会议规模，简化会议程序，缩短会议时间，降低会

3、议成本。会议催办形式：发文、电话、人员催办。发问程序：草拟，审核，签发，复核，缮印，用印，登记，分发；收文程序：签收，登记，审核，拟办，批发，承办，催办。传统办公物品的发放和管理的原则：优先保证重点部门的需要；计划开支；精简节约。车辆服务管理的原则：执行政策；统筹兼顾，保证重点；勤俭节约，清真廉洁原则。行政公文：国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的主要工具。公文文种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 公文

4、的特点：法定性、规范性、程序性、时效性。完整的公文格式：秘密等级和保密期限；紧急程度；发文机关标识；发文字号；签发人；标题。公告：特点：庄严性、公开性、知照性通告：分类：法规性和知照性。特点：使用权限比较宽泛；发布范围相对较窄；发布形式灵活。通知：分类：批转、转发、传达、任免通知。特点：用途广泛；具体法定权威；有专指的受文对象。通知与公告、通告的联系和区别：都是告知性。公告和通告的受文对象是社会公众，公布的事项具有普遍意义；通知的受文对象是机关，告晓的事项只局限于管辖内的受文单位和人员。通报：分类：表彰、

5、批评、传达通报。特点：告晓性和及时性；真实性和典型性；政策性和教育性。报告：分类：汇报工作、反映情况、答复问题报告。特点：上行文；陈述性；求沟通。请示和报告的联系和区别：同是上行文，都是陈述性公文。区别：行文目的不同。请示一定要求上级批复；报告是下情上达。行文时机不同：请示是事前；报告是事后。行文内容不同：请示主要写请示、批准的事项，报告侧重汇报工作、反映情况。决定：分类：决策性、奖惩性、变更性决定。特点：决策性；指挥性；制约性。意见：特点：行文方向的灵活性；行文单位的广泛性；指示性和参考性；时限性和连续

6、性。函：分类：商洽函、询问函、请求批答函。特点：纯平行文种；简便轻捷；用途广泛。会议纪要：分类：情况型、决议型、消息型会议纪要。特点:内容的纪实性；表达的要略性；体式的特定性。接待的步骤：了解来宾的基本情况，如人数、身份、来意等；制定较为详细的接待计划；按照规格预订宾馆及餐饮；根据预定日期、时间派车接待客人；将客人迎接至预订的宾馆安顿妥当后，与对方文秘人员商定日程；将商定的日程汇报上司，接着安排上方会见事宜，并准备好所需资料；安排参观访问；客人访问结束后，要提前代办订票事宜，并将来宾送到车站、码头、机场；

7、接待结束后，认真进行小结汇报上司。记者招待会：（1）日期和时间的确定；（2）注意事项：请帖应及早发出，写明招待会的目的；准备好充足的座位；准备签名册，让到场的记者签名；工作人员和来访的记者都要带上标有姓名和单位的标牌；检查仪器设备；招待会后可以举办酒会或茶会；将相关资料复印多份分发给每位记者；招待会要按时举行；招待会不宜同时接待其他嘉宾；应备有新闻发布稿派发给记者。会议计划：明确会议的目标和任务，确定会议与会者、主持人、议题、名称、召开时间和会期、会议地点；确定会议应该做什么，；决定会议的工作人员和服务人

8、员，必要时成立筹备组、临时文秘处等。传真机的应用的注意事项：普通电话线不能传送保密文件；通知对方开通线路，做好接受准备；检查原稿质量；适用于传送短文件，一般不超过3000字；感谢信、祝贺信、吊唁信或给一个尊敬的、有潜力的客户的信件不适宜用传真；应放于清洁阴凉的地方。