word教程—编辑长文档

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1、第6章编辑长文档229编辑长文档重点与难点在Word2002中使用样式创建主控文档和子文档并用它们进行工作在文档中使用交叉引用用书签来标记文档中的一个项目或一个位置添加和修改题注使用大纲视图组织和查看文档使用Word2002的自动编写摘要功能在文档中创建索引和目录Word2002中文版增强了编辑和管理长文档的功能，这些新功能使Word2002中文版更加符合用户需要，能更好地提高工作效率。6.1样式在一篇文档排版时往往需要对正文和每一级标题设置不同的字体、字号、行距、缩进、对齐等格式。如果用纯手工设置将导致大量的重复劳动，虽然在第四章中我们学习了使用复制字符格式和段落格式的方法可以

2、部分地避免这个问题，但是效率还是比较低，但Word提供的样式和模板很好地解决了这个问题。样式就是指一组已经命名的字符格式或段落格式。通过使用样式就可以批处理地给文本设定格式。使用样式与直接设定格式相比有如下几个优点：l使用样式可以提高效率，一个样式可以包括一组格式。l使用样式可以保证格式的一致性，指定为同一样式的文本即具有完全相同的格式。l使用样式可以方便修改，修改了样式就可以指定为这一样式的所有文本都作出修改。样式可以分为字符样式和段落样式。字符样式指用样式名称来标识字符格式的组合，字符样式只作用于段落中选定的字符，如果我们要突出段落中的部分字符，那么可以定义和使用字符样式。段

3、落样式指用某一个样式名称保存的一套字符格式，一旦创建了某个段落样式，就可以为文档中的一个或几个段落应用该样式。单击【格式】工具栏中【样式】列表框右边向下的箭头，出现如图6.1所示的样式下拉列表。这里用一个加粗、带下划线的字母标识的是一个字符样式；用段落标记符号标识的是一个段落样式。第6章第6章编辑长文档229图6.1样式下拉列表样式还可以分为内置样式和自定义样式。其中内置样式是Word中自带的通用的样式。自定义样式则是用户根据自己定义的特殊的样式。样式包罗了一系列的格式特征，包括：字体、段落格式、制表位、语言、边框和底纹、项目符号和编号等。6.1.1使用【样式和格式】任务窗格Wo

4、rd新增的【样式和格式】任务窗格提供了可以更方便地使用样式的用户界面。选择【格式】菜单中的【样式和格式】命令，或单击【格式】工具栏中的【样式和格式】按钮（如图6.2）。使用【样式和格式】任务窗格可以完成对于样式的查看、新建、修改、删除等操作。其中各区域功能如下：l【所选文字的格式】区内列出了当前选定的文字的样式。l【全选】按钮可以选中所有与当前选定内容格式相同的文本。l【新样式】按钮可以新建自定义样式，具体使用方法将在6.2节中介绍。l【请选择要应用的格式】区内显示一系列的样式，其中高亮显示的为当前选中文字的样式，使用每一条样式右端的三角按钮可以选择全选、修改、删除、更新等操作。

5、l【显示】可以定制【请选择要应用的格式】区内显示的内容。第6章第6章编辑长文档229图6.2【样式和格式】任务窗格6.1.2使用内置样式Word内部定义了多种标准样式，如：标题1至标题9、正文、页眉、页脚、索引等。对于特定的对象Word会自动应用内置样式，例如：使用页眉或页脚时，Word自动应用“页眉”样式于输入的文本中。使用【样式和格式】任务窗格的【显示】下拉框，选择【所有样式】，在【请选择要应用的格式】区内可以看到所有的Word内置样式。内置样式可以应用于任何模板和文档中，使用方法为：（1）若使用段落样式，将光标置于段落的任意位置。若使用字符样式，选定所有要应用样式的文本。（

6、2）在【样式和格式】任务窗格中【请选择要应用的格式】区内找到所需样式，在该条目上单击鼠标左键，完成操作。也可以使用【格式】工具栏的【样式】下拉框，在其中选择所需样式，并单击选择。6.1.3查看样式要查看文档中的段落使用的样式，可以采用两种方法。一是使用【样式和格式】任务窗格，另一种是使用【样式区】，下面分别介绍。使用【样式和格式】任务窗格的方法很方便，打开【样式和格式】任务窗格后，将光标置于需要查看样式的段落中任何位置，在【所选文字的格式】区中显示的就是当前文本的样式。使用【样式区】可以同时查看所有段落的样式。使用方法是：（1）选择【工具】菜单中的【选项】命令，弹出【选项】对话框

7、（如图6.3）。（2）其中选择【视图】选项卡，并在【样式区宽度】栏内输入宽度大小，例如：5厘米。（3）选择【视图】菜单中的【普通】命令切换到普通视图，或选择【大纲】命令切换到大纲视图。（4）在Word的文本编辑区左侧会出现样式区，其中标注了所有段落采用的样式（如图6.4）。第6章第6章编辑长文档229图6.3【选项】对话框图6.4【样本区】示例在编辑文档时除了可以使用Word内置的样式外，还可以灵活地自定义自己的样式，甚至可以把自己定义的样式加入到模板中，在其它文档中应用。自定义