对现代新型企业档案管理体制与模式研究

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1、对现代新型企业档案管理体制与模式研究佛山市顺德IX碧桂园物业发展有限公司广东省佛山市顺德IX528312【摘要】企业档案管理是企业生产建设中全部信息资源有效整合的重要工作环节，企业档案将企业经营中产生的信息有效记录，己经成为了企业中的潜在价值，在企业实际建设中有重要性作用。在新时期，企业档案管理体制与模式也在不断变革，企业应做好档案管理体制与模式的创新，提高档案管理水平。【关键词】新型企业；档案管理；体制；模式引言企业档案管理在信息传播速率日益加快的今天成为企业管理的重要组成部分，注重对企业档案管理模式的创新升级

2、是实现企业经营发展的重要保障,转变传统档案管理模式，实现企业管理形式创新，促进企业内部深化改革，辅助企业创造更多的经济利益。企业如果想要竞争激烈的市场中占有一席之地，就需要对企业经营建设中的全部信息资源进行科学化管理，保证档案管理工作与企业经营建设步伐一致，增强企业对于经营风险的抵抗能力。1现代新型企业当前档案管理模式现代企业档案管理模式主要包括:档案分散管理模式、档案集中管理模式和信息一体化管理模式三种模式。档案分散管理模式是指企业的档案管理分散下在企业的各个部门手中，企业的档案管理没有明确的固定管理模式，企业

3、的信息资源和档案管理以部门为划分原则，例如:财务档案管理在会计部门，人员档案管理在企业的人力资源部等等。这种管理模式能够保障企业档案管理按照不同的部门进行分化管理，档案信息明确，但由于企业档案管理分布在企业的不同,因此企业对内部档案的总体管理性不明确，档案应用时程序繁杂，需要多个部门同事配合才能完成，降低了企业的运行效率。档案集中管理模式是指企业将所有档案进行企业集中管理，这种管理模式实现企业整体档案的运行和管理，但由于企业各个部门之间的内容发杂，信息种类多样，经常出现企业信息档案管理资料混杂，各部门档案管理无头

4、绪，也为却也的档案管理造成了麻烦。信息一体化管理模式，这种企业档案信息管理模式中将互联网与传统档案管理的手段相融合，形成企业内部人力资源信息，数据信息以及财务信息管理的综合掌控，即实现了企业内部各部部门资料管理合理有序，依据各部门的特点进行划分，又能够使企业内部信息资源掌控的整体需求，信息一体化管理模式是现代企业档案管理的主要模式。2现代新型企业档案管理体制与模式优化措施2.1服务方式由被动服务向主动服务转变档案作用的发挥主要依靠档案馆对档案资源的开发利用和服务。档案管理人员要面向利用者，想利用者之所想、急利用者

5、之所急。要改变“闭门整档，看门守摊”的被动服务方式，要主动了解利用者的需求。在档案信息资源幵发利用方面，要充分考虑利用者的需求，设立网上査档等内容。在做好日常查询利用档案工作的同吋，还要积极主动做好档案信息的编研工作，有针对性地开发档案信息资源，把档案信息及吋提供给利用者。2.2信息化档案管理模式在信息化社会的发展背景下，信息化是现代企业档案管理模式的必然发展方向，因此，全面改革企业的档案管理模式、强化信息化档案管理模式构建十分必要。首先，促进企业档案管理模式改革是国家电力事业发展的客观需要。企业的文书档案中包含

6、着大量的企业建设信息、大型会议信息和相关政策、行政命令信息，对于我国电力事业的发展具有重要的指导意义，因此，促进企业档案管理向着信息化的方向发展，可以使档案更加完整，从而为我国电力事业发展提供更加有效的指导价值。其次，促进企业档案管理模式改革是企业快速发展的现实需求。文书档案中所包含的企业年终总结、企业会议记录、企业发展报告、企业建设目标具冇重要的商业价值，促进档案管理的信息化发展，冇利于深度发掘档案的相关价值，从而为企业发展注入更多的动力。另外，利用现代化信息技术建立内部信息共享平台，冇利于各项行政通知、管理文

7、件、年度计划、企业内部邮件、企业新闻等档案信息得到快速共享，员工可以根据自己的需求进行个性化搜索和查看，符合现代化职能办公的需求。2.3数字化档案管理模式近些年来，电子档案相关技术快速发展，在档案管理过程中具有不可忽视的管理优势，因此，促进企业的档案管理向着数字化的方向发展十分必要。一方面，数学化档案管理模式冇利于档案的快速检索和利用。在档案数字化的基础上，充分利用计算机信息技术设定相应的搜索程序，利用现代化多媒体设备就可以方便、快速检索各种档案信息，有利于提高企业的工作效率。另一方面，在档案管理过程中，充分利用

8、0A办公系统，利用数字化档案管理流程代替传统的纸质档案管理流程，不仅可以使管理流程更加规范化，还可以减少人为不可控因素对档案管理工作的影响，确保档案信息的完整性。2.4知识背景下企业档案管理模式社会经济格局已经由原先的工业化建设转变为信息化建设，这就需要企业在建设中能够将信息资源合理利用，让先进的信息资源成为企业经济建设中的主要动力。知识管理企业档案管理模式是彰显企业文化