档案管理规定(2014313)

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1、密级：普通河北中兴汽车制造有限公司企业标准Qs/ZXXZ.XX公司档案管理规定（第A版）批准审核编制彦赵2013-*-*发布2013-*-*实施河北中兴汽车制造有限公司发布文件会签及文件修改记录表文件会签表会签部门会签人/曰期会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期文件修订记录表序号修订页次条款修改内容概述修改人修改日期12、归档文件类别增加行政类、财务类、人力资源类、配套类、法律事务类、宣传类、商标类、IT类、影像视频类档案文件分类赵彦2014.4.124.1.8电子文件的管理增加公司电脑上的文件的保密管理规定赵彦2014.4.134.2档案密级增加绝密、机密、秘密、普通档

2、案具体划分标准赵彦2014.4.144.4.2规范查、借阅普通、秘密、机密、绝密档案审批流程赵彦2014.4.154.7.1及附表F增加《档案销毁清单》赵彦2014.4.164.7.2规范档案销毁流程赵彦2014.4.1文件发放范围收文部门：公司各部门公司档案管理规定文件编号：Qs/ZXXZ.02制订部门：总经理办公室版号/修改状态：A/01适用范围凡是公司在开发、经营和管理活动屮形成的、己经办理完毕的、具有参考保存价值的各种文字、阁纸、表格、声像、磁盘、光盘等不同形式和载体的文件材料，均应按规定归档。2归档文件类别2.1行政类以公司名义发文的行政性公文；上级政府、业务主管部

3、门下发的重要文件；外来文件；公司名义上报的屮请、报告及上级机关的批复文件；公司年度工作总结、计划，经营规划；董事会文件；公司股权类文件；公司设立、变更等涉及的章程、决议、合同、协议及上级部门的批复；公司行政印章、证照使用记录及需保存的用印文件。竞品公司竞品产品的资料。2.2产品、技术类a与产品相关的文件材料；技术标准，技术情报；产品设计协议书、任务书、设计方案、评审验证、确认记录、实验报告、产品鉴定书、产品照片、说明书和底阁、蓝图等；产品制造工艺流程、工装、操作规程、工艺工装阁纸、工时和材料定额等；技术改造文件和图纸；名、优、特产品及获奖产品的有关文件;产品管理过程屮（项目开

4、发、技术改造）形成的文件。b经审定发表的学术论文、著作，各种有参考价值的总结报告、研究成果、专利等。2.3财务类会计凭证，会计帐簿，会计报表，财务报告、审计报告等。2.4人力资源类员工人事档案，鉴定、考核、考察材料，学历、职称材料，奖惩材料，劳动合同，劳动合同签订、解除相关文件，员工保险文件，职称评定、绩效考核文件，员工培训文件，员工工资，员工通过公司申报的社会职务等相关文件。2.5设备类a购进设备仪器的全套随机文件及开箱记录、安装调试、检查维修记录以及改装、报废的文件。b自制设备仪器的设计图纸、计算书、测定数据、性能鉴定材料、使用说明书及检查维修记录等。c设备台帐。d能源管

5、理文件。2.6生产类a生产计划及其实施记录，生产管理文件。b工业卫生和环境保护方而形成的文件。c员工职业病档案，安全生产操作规程、事故报告及改进意见。2.7质量类a质量管理文件。质量记录、质检报告、质量事故分析、获奖证书等。b标准管理、计量管理等方而形成的文件。2.8物流管理类a移库转移仓单、商品车运输结算单等。b领料单。2.9营销类a销售订单、发运单及经销商特殊报告单。b广宣样报、光盘；媒体刊例、折扣证明；重大活动或事件影像资料。c阶段性政策审批报告。公司档案管理规定文件编号:Qs/ZXXZ.02制订部门：总经理办公室版号/修改状态：A/0d各类培训档案。e中兴信贷协议、三

6、方协议、销售协议等。f渠道审验资料、渠道档案与协议。2.10配套类a供应商资料、商务合同资料。b价格审批资料。c模具资料。D竞品价格信息。2.11工程类基本建设及技改工程资料。2.12合同类各职能部门业务范围内产生的合同文件（此类文件管理详见QS/ZXCW.08《合同管理办法》）。2.13法律事务类公司法律诉讼文件。2.14宣传类公司剪报、广告；公司出版物、汇编资料；产品相关资料（公司产品、项目介绍）；与公司、项目有关的报导。2.15商标类商标注册申请资料，注册证，异议或争议过程资料，著名商标、驰名商称及申请资料。2.16IT类开发相关资料，系统开发及改进申请书；用户管控资料

7、，用户权限管控表，开发项n管控表，数据库备份文件，应用系统备份资料，企业邮箱备份资料等。2.17影像视频类公司重大活动影像与视频及源文件。2.18其他各部门在日常工作中形成的具有保存价值的文件。3职贵3.1实行总经理办公室统一领导，各部门（系统、部、分公司）分级保管、分级查阅的原则。3.2总经理办公室没立专（兼）职公司档案管理员，负贵公司档案总体管理工作，监晋并指导各部门（系统、部、分公司）的档案管理工作，主动收集各部门产生的具有重要保存价值需公司统一管理的档案归档。3.3各部门均应指定专（兼）职档案管