如何写好一个文件

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1、徐杰2014-5-3如何写好一个文件一、文件的主题二、文件的框架三、文件的正文目录一、文件的主题二、文件的框架三、文件的正文目录（一）确定合适的主题文件的数量不是越少越好，也不是越多越好（一）确定合适的主题同类型的内容可归纳在一个文件员工日常管理规定办公用品管理制度电脑办公须知出门条管理制度出勤考勤管理制度公共安全管理制度环境卫生管理制度员工纪律管理制度……（一）确定合适的主题同类型内容，若是针对不同的受众对象，可拆分文件财务管理规定应付账款管理规定承运商结算管理规定日常报销管理规定采购付款管理规定应收帐款管理规定报表管理规定预算管理规定（一）确定合适的主题分公司目前

2、状态文件缺失，不统一初步制定了不够完善的文件总部根据不同分公司功能确定文件目录制定统一的基础管理文件分公司制定业务相关文件提出特殊的管理要求总部修订基础管理文件逐步制定统一的业务相关文件形成可快速复制的标准文件体系建议（二）确定适宜的文件名规范用语：制度、汇编、程序、规定、规范、要求、指导书、流程，特定文件（岗位职责、员工手册等）青岛普天物流有限公司规章精选2物流公司提货须知电动叉车使用注意事项关于系统发货单位录入标准公告服务质量提升方案2终端客户的回访项目客服及主管绩效考核表接待流程及标准（二）确定适宜的文件名不宜过长、主语不清，应切题、通顺、避免歧义，不可出现助词

3、，用词尽可能准确、恰当短驳车队交班办公室管理规定仓储部各岗位每日工作要求烟台仓储部人员岗位职责管理规范核价流程BYD项目组织架构图和岗位职责青岛规章制度西安所有人员绩效考核终端客户的回访一、文件的主题二、文件的框架三、文件的正文目录统一格式、字体、字体大小封面、目次、修订情况、发放范围等1.目的及适用范围2.术语和定义3.职责4.正文5.相关文件6.记录7.附录记录样张当没有内容时，保留该章节，写“无”记录出自于文件要求，样张应附在文件后面所有要素缺一不可，顺序和序号应固定目的及适用范围《客服管理制度》→《客服管理规定》原：改：1.目的及适用范围本文件规定了公司客服人

4、员的行为规范、工作要求，及奖惩条例，以完善客户服务体系，充分体现客户为中心的理念。本文件适用于公司本部及所有分公司客服人员。术语和定义《环境卫生管理制度》→《环境卫生管理规定》2.术语和定义2.1.5S指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，包括：整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)、素养(SHITSUKE)，又被称为“五常法则”。2.2.可疑物料指物料标签遗失，标签不清晰，或XXXXXXX的待处理物料。国家标准、行业术语公司内部约定熟成的术语职责《车辆管理制度》3.职责3.1.行政部负责公务用

5、车及私车公用的管理；3.2.运作部车辆管理员负责运输车辆的管理；3.3.仓储部设备管理员负责叉车的管理；3.4.行政部安全员负责各类车辆安全的归口管理。谁（部门/岗位）负责做什么职责要求相关文件在文件里，被描述到的其他文件应用书名号《》来表示然后在“相关文件”条款里罗列出文件名称及编号《绩效考核管理制度》5.相关文件《人事制度》PTWL-XX-XXXXX记录在文件的正文里，涉及到需使用记录的步骤，应将记录名称完整、准确地描述出来，并用双引号“”表示然后在“记录”条款里罗列出记录名称、编号、保存人、保存时间、保存方式6.记录编号记录名称保存人保存时间保存方式PTWL-X

6、X-XX-01法律法规清单行政专员长期电子文档PTWL-XX-XX-02环境因素辨识评价措施表行政专员2年电子文档PTWL-XX-XX-03危险源辨识评价措施表安全员2年电子文档PTWL-XX-XX-04员工违规登记确认表行政专员2年书面文档附录7.附录附录AXXXX流程图附录BXXXX表填写说明附录CXXXX代码表附录DXXXX操作错误图示规范性附录即要求，其效力等同于标准的正文资料性附录仅作推荐性参考每个附录都应重起一页记录样张不是附录一、文件的主题二、文件的框架三、文件的正文目录逻辑性分类，先写框架标题4财务报账规定及流程4.1小车4.1.14.1.24.2短驳

7、车……4.3长途运输车……4.4一般采购4.1报账审批权限4.1.14.1.24.2时间要求……4.3审批流程……4.4特殊情况语言组织完整、通顺谁在什么情况下在什么时间、地点做什么怎么去做做到什么程度X避免大段的文字济南分公司（三）签收回单操作流程1.起站回单：每开一票订单，在起站回单签收里产生一票回单信息，客服在收取到回单后，在起站回单管理中做签收，未收到回单严禁在系统中签收（如实际车辆还在途中，被签收后，到站分公司无法做车辆到站、货物的配送中转等情况），系统会有起站签收时间、签收人信息，便于异常情况查询。合理利用表格、图示等直观方式表达正确使用